商务合同审查及签订流程模板

商务合同审查及签订流程模板一、本模板适用范围二、合同审查及签订全流程操作指南（一）需求发起与合同立项责任主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）操作内容：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》，明确合作对方基本信息、合作背景、合作目标、核心需求（如标的物、数量、金额、履行期限等）及预期效益。附上对方主体资格初步证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，若为首次合作需加盖对方公章）。部门负责人*对立项必要性及可行性进行初审，签字确认后提交至法务部门。输出成果：《合同立项申请表》（附件1）、对方初步资质材料。（二）合同起草责任主体：业务部门主导，法务部门指导操作内容：业务部门根据立项内容及合作谈判结果，使用企业标准合同模板（无模板时参照行业通用范本）起草合同初稿。合同内容应包含核心要素：合同主体信息、标的描述、数量与质量要求、价款及支付方式、履行期限与地点、验收标准与方法、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件、附件清单等。起草完成后，业务部门内部复核合同条款与需求的一致性，保证无遗漏或矛盾。输出成果：合同初稿（含电子版及纸质版签字版）、起草说明（对特殊条款的背景解释）。（三）内部多部门联合审查责任主体：法务部门、财务部门、业务部门、相关业务分管领导*审查流程及要点：法务部门审查（1-2个工作日）：审查合同主体资格是否合法（如对方是否具备相应资质、是否为限制民事行为能力人或无民事行为能力人、超越代理权限等）；审查合同条款的合法性、合规性（是否符合法律法规、行业规范及企业内部制度）、完整性（是否缺失核心条款）、公平性（是否存在显失公平的格式条款）；审查违约责任、争议解决方式等风险条款是否明确、合理，提出修改建议并形成《合同审查意见表》（附件2）。财务部门审查（1个工作日）：审查合同价款构成是否清晰、支付方式是否符合企业资金管理规定（如预付款比例、进度款节点、质保金约定等）；审查涉税条款是否合规（如发票类型、税率、开具时间等），评估财务风险，在《合同审查意见表》中签署意见。业务部门确认（1个工作日）：业务部门根据法务、财务部门的审查意见，与对方沟通协商修改合同条款，保证修改内容符合合作需求。对无法达成一致的条款，由业务部门分管领导协调处理，必要时提交至企业决策层审议。输出成果：修订版合同、各部门签署的《合同审查意见表》。（四）外部谈判与最终确认责任主体：业务部门、法务部门（必要时参与）、对方签约代表操作内容：业务部门牵头，与对方就合同条款（特别是审查中修改的条款）进行最终谈判，明确双方权利义务。法务部门参与重大或复杂条款的谈判，保证法律表述准确无误。谈谈达成一致后，双方在合同文本上签字盖章（若为多页合同，需加盖骑缝章），形成最终版本。输出成果：双方签字盖章的正式合同文本（一式N份，按需确定份数，如企业留存2份、对方留存1份、相关部门备案1份）。（五）合同审批与签署授权责任主体：企业法定代表人或授权审批人、行政部（盖章管理）操作内容：根据企业《合同管理办法》规定的审批权限，提交正式合同至相应审批人：一般合同：业务部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管领导；重大合同（如金额超万元、涉及核心业务等）：在上述审批基础上，提交至总经理*或董事会审议。审批通过后，由法定代表人或其授权代表在合同上签字，行政部加盖企业公章（或合同专用章），保证公章使用登记完整。输出成果：审批完成的正式合同、公章使用登记记录。（六）合同履行与归档管理责任主体：业务部门（履行主体）、法务部门（监督）、行政部（归档）操作内容：履行跟踪：业务部门按合同约定履行义务，实时跟踪对方履约情况，发觉异常（如延迟交付、质量不符等）及时书面通知对方并上报分管领导*，必要时启动违约处理程序。履约记录：业务部门建立《合同履行台账》（附件3），记录履行进度、付款凭证、验收报告等关键信息。归档管理：合同签署后10个工作日内，行政部收集合同正本、审批文件、审查意见表、履行相关资料等，整理归档，建立《合同台账》（附件4），保证档案完整、可追溯。输出成果：《合同履行台账》、合同档案（电子+纸质）。三、配套工具表格附件1：合同立项申请表项目名称合作对方名称合作类型（采购/销售等）合作背景与目标核心需求（标的、数量、金额等）对方资质材料清单□营业执照□资质证明□其他：______业务部门初审意见负责人签字：_________日期：______法务部门意见负责人签字：_________日期：______附件2：合同审查意见表合同名称合同编号审查环节（法务/财务/业务）审查意见（分条列明，如条款合法性、风险点、修改建议等）责任人签字日期最终确认意见业务部门负责人签字：_________日期：______附件3：合同履行台账合同编号合同名称对方主体履行节点（如“预付款支付”“交付验收”等）计划日期实际日期履行情况说明附件凭证（如发票、验收单）附件4：合同台账（总表）合同编号合同名称签订日期对方主体合同金额履行状态（进行中/已完成/终止）归档情况（是/否）存档位置责任部门四、关键风险提示与操作规范（一）主体资格审查风险合作前必须核实对方主体资格：对方为企业的，需查验最新营业执照（副本复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明；对方为自然人的，需查验证件号码原件及复印件。禁止与无民事行为能力人、限制民事行为能力人（未获法定代理人追认）或被吊销营业执照的企业签订合同。（二）合同条款完整性风险合同必须包含核心条款，避免因条款缺失导致权责不明：如标的物描述需具体（名称、型号、规格等），价款需明确含税价/不含税价及支付方式，违约责任需区分双方违约情形并约定违约金计算方式。涉及技术附件、图纸等资料的，需在合同中列明附件名称及份数，作为合同组成部分。（三）审批权限与流程合规风险严格按照企业《合同管理办法》履行审批流程，严禁越权审批或简化流程；重大合同需经决策层（如总经理、董事会）审议，必要时咨询外部法律顾问。合同签署人需为法定代表人或其合法授权人（需提供授权委托书，载明授权范围、权限及期限），非授权人签署的合同可能无效。（四）保密与档案管理风险合同中涉及商业秘密（如技术数据、客户信息、价格条款等）的，需明保证密范围、保密期限及违约责任，限制信息外泄。合同档案需永久或长期保存（至少保存至合同履行完毕后5年），电子档案需定期备份，防止丢失或损坏。（五）履