企业行政公文标准化撰写格式指南

企业行政公文标准化撰写格式指南一、适用范围与典型场景本指南适用于企业内部各类行政公文的标准化撰写，涵盖跨部门沟通、工作部署、事项请示、情况汇报、制度发布等常见场景。例如：需向公司管理层汇报季度工作进展时，使用《工作报告》文种；需向各部门明确新考勤制度执行要求时，使用《通知》文种；需向兄弟单位商洽合作事项时，使用《函》文种；需向上级主管部门申请资源支持时，使用《请示》文种。二、标准化撰写流程与步骤（一）明确文种与发文目的根据沟通对象和内容需求，确定公文文种（通知、报告、请示、函、纪要等）。例如：需向下级部署工作且需执行，选“通知”；需向上级请求批准，选“请示”；需平行单位商洽事务，选“函”。同时清晰界定发文目的（如告知、请求、汇报、规范等），避免文种混用。（二）收集基础信息与素材梳理公文核心要素，包括：背景依据：政策要求、领导指示、前期工作进展等；具体事项：涉及的时间、地点、人员、数据、流程等；执行要求：责任分工、完成时限、标准规范等；附件材料：支撑数据、方案细则、名单表格等（如有）。（三）构建公文框架与内容按“标题—主送机关——附件—发文机关—成文日期”顺序撰写，结构需逻辑清晰，通常分为三部分：开头：说明发文缘由（依据、目的），如“为贯彻落实会议精神，现就事项通知”；主体：阐述具体内容，分条列项（如“一、”“二、”“（一）”“1.”层级），每条内容单一明确，避免交叉重复；结尾：提出执行要求或总结，如“请各部门于X月X日前反馈落实情况”“特此报告”。（四）规范格式排版与要素标注二号小标宋简体，居中编排，格式为“发文机关+事由+文种”（如“关于开展2024年度安全检查的通知”）；主送机关：三号仿宋体，顶格书写，后加冒号（如“各部门、各分支机构：”）；三号仿宋体，首行缩进2字符，行距固定值28磅；一级标题三号黑体，二级标题三号楷体GB2312，三级标题三号仿宋体加粗；附件：下空一行左空二字编排“附件”二字，后标冒号附件名称（如“附件：1.2024年度安全检查安排表”）；发文机关：成文日期之上，右空四字编排，字体为三号仿宋体（如“行政部”）；成文日期：阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”），右空四字，以领导签发日期为准。（五）审核校对与定稿内容审核：检查信息准确性（数据、人名、事项）、逻辑连贯性、政策合规性；格式校对：核对标题、主送机关、层级序号、附件标注、日期格式等是否符合规范；签批流程：按权限提交相关负责人审核（如部门负责人、分管领导），签批后正式印发。三、常用公文格式模板示例（一）通知类模板组成部分规范要求示例标题二号小标宋，居中关于召开2024年度行政工作总结会议的通知主送机关三号仿宋，顶格各部门、各分支机构：开头说明缘由和目的为全面总结本年度行政工作成效，分析存在问题，部署下年度重点任务，经研究决定召开年度总结会议，现将有关事项通知主体分条列项，明确事项一、会议时间：2024年12月28日（星期五）14:00-17:00二、会议地点：总部大楼三楼第一会议室三、参会人员：各部门负责人、行政部全体员工四、会议内容：（一）各部门汇报年度工作完成情况；（二）分管领导点评；（三）总经理总结讲话结尾提出要求请参会人员提前准备汇报材料（PPT格式，于12月25日前报行政部*经理），并提前15分钟入场。发文机关三号仿宋，右空四字行政部成文日期阿拉伯数字，右空四字2024年12月15日（二）报告类模板组成部分规范要求示例标题二号小标宋，居中关于2024年第三季度固定资产管理情况的报告主送机关三号仿宋，顶格公司分管领导*总：开头概述背景和总体情况根据公司《固定资产管理办法》要求，行政部于2024年9月对各部门固定资产使用情况进行了专项检查，现将有关情况报告主体分模块详述一、总体情况：截至9月底，公司固定资产总值X万元，较上季度增长X%，在用设备完好率98%。二、主要成效：（一）完善了资产台账，新增设备台；（二）规范了领用流程，减少闲置资产X万元。三、存在问题：部分部门设备维护记录不完整，办公电脑更新滞后。四、改进措施：（一）加强日常维护监督，10月底前完成记录补录；（二）制定2025年设备更新计划，报总经理办公会审议。结尾总结或提出建议下一步，行政部将持续加强资产管理，保证资产高效利用，为公司运营提供保障。发文机关三号仿宋，右空四字行政部成文日期阿拉伯数字，右空四字2024年10月10日四、撰写规范与常见问题规避（一）格式规范要点层级序号：按“一、”“（一）”“1.”“（1）”顺序使用，不得混用（如“二、”下直接跟“1.”）；数字用法：日期用“2024年5月20日”，非编号数字用汉字（如“三次会议”），精确数据用阿拉伯数字（如“增长率5.2%”）；称谓使用：对上级用“尊敬的领导”，对平级/下级用“部门”“同志”，避免使用“你们”“大家”等口语化表述；附件标注：附件名称需与提及一致，附件顺序按引用排列，不得遗漏。（二）内容撰写注意事项简洁准确：避免冗余表述，每段内容聚焦一个核心信息，数据需经核实（如“参会人员”需确认名单）；逻辑清晰：主体部分按“重要性排序”或“流程顺序”展开，如先讲“做什么”，再讲“谁来做”“何时完成”；避免歧义：涉及时间、数量、责任等内容需明确（如“X月X日前”不得写“近期”，“责任部门”需具体到部门名称）；保密要求：标注密级（如“内部文件，注意保密”）的公文，需按公司保密规定印发，严禁外传。（三）常见问题规避文种混用：如“请示”不得夹带报告内容（结尾不得用“特此报告”），“通知”不得用于请求批准；格式错误：标题居中、主送机关顶格、首行缩进等细节需严格核对，避免“标题居左”“附件未标注”等问题；审核疏漏：涉及跨部门内