企业合同审查管理模板

企业合同审查管理模板适用场景与价值合同审查全流程操作指引第一步：合同接收与初步登记操作内容：合同接收：由行政部或法务部统一接收业务部门提交的合同文本（含电子版及纸质版），核对合同基本信息是否完整（如合同名称、双方主体、合作内容、金额、签署日期等）。初步登记：在《合同审查登记表》中记录合同编号、合同名称、提交部门、提交人、接收日期、合同类型、预计审查时限等信息，并分配唯一编号（如“HT-2024-X”），便于后续跟进。责任人：行政专员/法务助理输出成果：《合同审查登记表》（初始登记）第二步：形式审查：基础要素核验操作内容：主体信息审查：核验合同双方主体名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息是否准确、完整，确认授权代表是否具备合法签署权限（需提供授权委托书原件）。文本完整性审查：检查合同文本是否包含核心条款（如当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等），是否存在页码缺失、关键条款空白（如“其他约定”处未填写）等问题。文本规范性审查：核对合同文本是否加盖骑缝章，签字页是否清晰，电子版合同是否为最终版本（避免修订版与最终版混淆）。责任人：法务专员输出成果：形式审查意见（如“通过”或“需补充材料”，明确列出待补充事项）第三步：实质审查：核心条款与风险把控操作内容：合法性审查：核查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等相关法律法规，是否存在无效或可撤销条款（如违反法律强制性规定、恶意串通损害他人利益等）。特殊行业合同需审查是否具备行业资质或许可（如建筑施工合同需核查施工资质，食品销售合同需核查食品经营许可证）。权利义务对等性审查：检查双方权利义务是否明确、对等，避免单方面加重己方责任或减轻对方责任（如违约责任条款是否仅约束己方，或争议解决方式是否对己方明显不利）。核对履约期限、付款条件、交付标准等关键条款是否与业务需求一致，是否存在模糊表述（如“尽快”“合理范围内”等，需明确具体时限或标准）。风险条款审查：违约责任：核查违约金计算方式是否合理（不超过实际损失的30%），是否约定违约责任的可执行性。知识产权：涉及技术或品牌合作的合同，需明确知识产权归属、使用范围及侵权责任。保密条款：确认保密范围、保密期限、违约责任是否清晰，是否覆盖商业秘密敏感信息。不可抗力：是否定义不可抗力范围，是否约定不可抗力发生后的通知义务及责任减免条款。责任人：法务专员（复杂合同可联合业务部门、财务部门共同审查）输出成果：实质审查意见书（逐条列出修改建议及法律依据，标注“高风险”“中风险”“低风险”等级）第四步：风险复核与跨部门沟通操作内容：风险复核：法务经理或合规负责人对审查意见书进行复核，重点关注高风险条款及争议较大的修改建议，保证审查意见的合法性与合理性。跨部门沟通：对于涉及业务部门核心利益的条款（如价格、履约周期），法务专员需与业务部门负责人沟通，平衡法律风险与业务需求，达成修改共识。涉及财务条款（如付款方式、税务承担）的，需与财务部门核对是否符合企业财务制度及税务法规。责任人：法务经理/合规负责人、业务部门负责人、财务部门负责人输出成果：跨部门沟通记录（明确各部门意见及最终修改方向）第五步：修改反馈与定稿确认操作内容：修改反馈：法务专员根据复核意见及跨部门沟通结果，向业务部门出具《合同修改清单》，逐条说明修改内容及理由。定稿确认：业务部门根据《合同修改清单》完成合同文本修订后，法务专员再次核对修改内容是否符合要求，确认无误后出具“审查通过”意见，由业务部门与对方沟通最终定稿。责任人：法务专员、业务部门提交人输出成果：《合同修改清单》、最终版合同文本（电子版及纸质版）第六步：审批签署与用印管理操作内容：审批流程：根据合同金额及重要性，通过企业OA系统或纸质审批流程提交审批（如金额≤10万元由部门经理审批，＞10万元需总经理审批），审批人需确认合同内容与审查意见一致。用印管理：审批通过后，由行政部根据审批单在合同文本上加盖企业公章或合同专用章，保证用印清晰、与合同文本名称一致，并记录用印日期、用印人、份数等信息。责任人：审批人、行政专员输出成果：审批单、用印记录第七步：合同归档与后续跟踪操作内容：归档管理：行政部将签署完成的合同文本（含附件、审批单、审查意见书等）整理归档，电子版至企业合同管理系统，纸质版按“合同编号-名称-年份”分类存放，保存期限不少于合同履行完毕后5年。后续跟踪：法务部定期对已签署合同进行履约跟踪，重点关注付款进度、交付质量、违约情况等，发觉问题及时与业务部门沟通处理，必要时采取法律措施。责任人：行政专员、法务专员输出成果：合同档案、履约跟踪记录核心工具模板模板一：合同审查登记表合同编号合同名称合同类型（□采购□销售□服务□合作□其他）提交部门提交人联系方式接收日期预计审查完成日期实际完成日期合同对方主体对方统一社会信用代码对方法定代表人合同金额（元）履行期限争议解决方式（□诉讼□仲裁□协商）审查流程记录□接收登记（日期：____负责人：____）□形式审查（日期：____意见：____）□实质审查（日期：____意见：____）□风险复核（日期：____意见：____）□修改反馈（日期：____修改人：____）□审批签署（日期：____审批人：____）归档信息归档日期归档人模板二：合同风险清单表风险类别风险点描述审查要点风险等级（□高□中□低）处理建议主体资格风险对方不具备签约资质核查营业执照、行业许可证、授权委托书等高要求对方提供有效资质文件，否则终止合作合法性风险条款违反法律强制性规定核查条款是否符合《民法典》《公司法》等，是否存在无效情形高修改或删除违法条款，必要时咨询外部律师权利义务风险双方权利义务不对等核查违约责任、付款条件、履约标准等是否对己方明显不利中平衡双方权利义务，明确模糊条款的具体标准违约责任风险违约金过高或无法执行核算违约金是否超过实际损失30%，是否约定违约责任承担方式中调整违约金计算方式，明确违约责任履行程序知识产权风险知识产权归属不明确核查合同是否明确技术成果、商标、著作权等的归属及使用范围高增加知识产权条款，明确归属及侵权责任保密条款风险保密范围或期限不清晰核查保密信息是否具体，保密期限是否合理（如“合同终止后3年”）低明保证密信息范围、期限及违约责任关键注意事项与风险提示合规性优先：审查人员需熟悉最新法律法规及行业政策，保证合同条款合法有效，避免因法律变动导致合同风险。沟通协作：法务部门与业务部门需保持密切沟通，既要防范法律风险，也要支持业务开展，避免过度审查影响业务效率。文档留存：合同审查全流程的书面记录（如审查意见书、修改清单、审批单等）需完整保存，作为后续纠纷处理的依据。动态更新：