简化版采购申请与审批流程模板

简化版采购申请与审批流程模板适用业务场景全流程操作指南第一步：需求发起与申请单填写发起主体：由实际需求部门（如行政部、市场部）的申请人发起，需明确采购的必要性及具体需求。填写内容：登录采购管理系统或使用纸质申请单，完整填写以下信息：申请部门、申请人、申请日期；采购物品名称、规格型号、数量、预估单价及总价（需注明是否含税）；采购用途（如“行政部日常办公用”“市场部展会物料”）；预算科目（如“办公经费”“专项活动经费”）及预算编号；紧急程度（勾选“普通”或“紧急”，紧急申请需注明原因）；附件信息（如需提供比价记录、技术参数等，需注明附件名称及数量）。核对提交：申请人需保证信息真实准确，无漏填项后提交至部门负责人审批。第二步：部门负责人初审审核重点：部门负责人需从“需求合理性”和“预算匹配性”两方面审核：核对采购需求是否为部门工作必需，是否存在重复采购或可替代方案；确认采购金额是否在部门年度预算额度内，超预算需说明理由并附预算调整申请。处理结果：审核通过：在申请单“初审意见”栏签字确认，流转至下一环节；审核不通过：注明驳回原因（如“需求不明确”“预算不足”），退回申请人修改后重新提交。第三步：复核岗（行政/财务）合规性复核复核角色：由行政部（负责采购合规性）或财务部（负责预算及金额准确性）担任复核岗，根据企业职责划分确定。复核内容：行政复核：检查采购物品是否符合企业采购目录（如是否属于统一采购品类）、规格参数是否清晰、紧急采购是否符合流程；财务复核：核对预估总价与预算科目是否一致、金额计算是否正确、付款方式是否符合财务规定。处理结果：复核通过：在“复核意见”栏签字，流转至审批岗；复核不通过：注明问题（如“规格不明确”“预算科目错误”），退回申请人或部门负责人补充完善。第四步：权限内审批人终审审批权限划分：根据采购金额设定分级审批权限（示例）：金额≤500元：由部门负责人审批（已完成初审环节，此环节可简化为“确认”）；500元＜金额≤2000元：由行政部经理终审；2000元＜金额≤5000元：由分管副总终审；金额＞5000元：需提交总经理审批（超出简化流程范围，建议启动常规采购流程）。审批动作：审批人根据复核意见及采购必要性，在“审批意见”栏签署“同意”或“不同意”，并注明姓名及日期。第五步：审批通过后执行与归档采购执行：审批通过后，申请单流转至行政采购岗（或指定采购人），由其依据申请单内容执行采购：优先选择合作供应商（如企业定点供应商），紧急采购可从合格供应商库中快速比价；采购完成后，需核对物品规格、数量与申请单一致，要求供应商提供送货单及收据。验收与签收：由申请人所在部门指定人员（如部门助理）与行政采购岗共同验收，确认无误后在送货单上签字，并将验收单与采购申请单一并留存。资料归档：每月末，由行政部将采购申请单、审批记录、送货单、验收单等资料整理成册，按“申请编号”顺序归档保存，保存期限不少于3年。采购申请单模板申请编号申请部门申请人申请日期联系方式（内部办公号，不对外公开）紧急程度□普通□紧急采购类别□办公物资□设备工具□其他______预算科目预算编号序号物品名称规格型号单位数量预估单价（元）12合计金额（大写）合计金额（小写）用途说明附件清单□比价记录□技术参数□其他______初审意见复核意见审批意见负责人签字：_________日期：______签字：_________日期：______签字：_________日期：______验收记录验收人签字：_________日期：______供应商签字：_________日期：______使用要点提示信息完整性：申请单中带“*”及“______”为必填项，规格型号需明确（如“A4纸80g500张/包”），避免模糊描述（如“一批办公用品”）。预算控制：严禁超预算采购，确需调整预算的，需提前提交《预算调整申请表》并经审批通过后再发起采购流程。时限要求：普通采购申请需在提交后3个工作日内完成审批；紧急采购（如突发维修所需物料）需在1个工作日内完成审批，审批后需同步在采购系统中标注“紧急”标识。附件规范：单次采购金额超过1000元的，需提供至少2家供应商的比价记录（含报价单）；采购专业设备需提供技术参数要求。责任追溯：申请人需对采购需求的真实性负责，审批人需对审批意见的合规性负责，采购执行人需