企业办公行政文件管理与存档规范

企业办公行政文件管理与存档规范一、适用范围与工作场景本规范适用于企业内部各部门（含行政部、人力资源部、财务部、业务部等）在办公过程中产生的各类行政文件，包括但不限于制度类、通知类、会议纪要类、合同类、请示报告类、证照资质类等文件的管理与存档工作。典型场景：新员工入职需归档劳动合同与培训资料；部门发起制度修订需流转审批文件；年度工作会议需记录并存档会议纪要；项目合同签署后需归档原件与补充协议；日常行政通知需分发并留存备查等。二、文件全生命周期管理流程（一）文件分类与编号文件分类：按文件性质分为“制度类”“通知类”“会议纪要类”“合同类”“请示报告类”“证照资质类”“档案类”七大类；按密级分为“公开文件”“内部文件”“秘密文件”（秘密文件需额外标注密级及保密期限）。文件编号：采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”格式，例如：“XZ-GB-2024-001”（行政部-规范类-2024年-第1号）。部门代码用部门首字母缩写（如行政部“XZ”、人力资源部“RL”），文件类型代码用类别首字缩写（如规范类“GB”、通知类“TZ”）。（二）文件收文处理接收登记：收到外部或内部文件后，由行政部统一登记《文件收文登记表》（见表1），记录文件名称、来文单位/部门、收文日期、密级、份数、收文人等信息，并赋予唯一收文编号。拟办与批办：行政部根据文件内容填写“拟办意见”（如“建议提交总经理审批”“转发至业务部处理”），标注“紧急”或“普通”等级，后附文件原件提交至部门负责人或分管领导批办。承办与催办：文件承办部门/人员根据批办意见处理文件，处理完成后在《文件收文登记表》中记录“承办结果”及“承办人”“承办日期”；对超期未办的文件，行政部需及时向承办人发出《文件催办单》。（三）文件发文处理拟稿与审核：由发起部门/人员填写《发文稿纸》（见表2），明确文件标题、主送/抄送部门、内容要点、附件等，经部门负责人*审核内容准确性后，提交至行政部审核格式规范性（如字体、字号、页边距等）。签发与编号：根据文件重要性，由分管领导或总经理签发；签发后，行政部按“文件编号规则”赋予发文编号，并加盖企业公章（对外文件）或部门章（对内文件）。印发与存档：行政部根据印发份数打印文件，登记《文件印发登记表》后分发至主送/抄送部门，同时留存1份原件（含电子版）存档。（四）文件归档整理归档范围：处理完毕的收文、发文、会议纪要、合同、证照等具有保存价值的文件均需归档。归档时间：月度文件于次月5日前完成归档，年度文件于次年1月15日前完成归档。整理要求：纸质文件：按“文件类别-年度-月份”顺序排序，去除金属夹，使用牛皮纸档案盒封装，盒面标注“类别-年度-盒号-起止文件号”（如“制度类-2024-1-001-020”）；电子文件：扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI），按“类别/年度/月份/文件编号”命名（如“制度类/2024/01/XZ-GB-2024-001.pdf”），存储至企业指定服务器加密文件夹，定期备份（每月1次）。（五）文件借阅与销毁借阅管理：因工作需要借阅文件时，借阅人需填写《文件借阅申请表》（见表3），经部门负责人审批后，到行政部办理借阅手续；借阅期限不超过5个工作日，秘密文件需经分管领导*审批，且借阅时由行政部专人陪同。销毁管理：对超过保存期限（一般为5-10年，具体按企业档案管理制度执行）的文件，由行政部编制《文件销毁清单》，经总经理*审批后，至少2人共同监销，保证信息无法恢复，并填写《文件销毁记录表》存档。三、标准化表格模板表1：文件收文登记表收文编号文件名称来文单位/部门收文日期密级份数拟办意见批办意见承办部门承办人承办日期承办结果归档日期XZ-SW-2024-001关于开展年度安全培训的通知安全部2024-03-01普通5建议转发各部门同意，请各部门落实行政部张*2024-03-02已转发2024-03-05表2：发文稿纸发文标题关于2024年清明节放假安排的通知主送部门各部门抄送部门-附件无拟稿部门行政部拟稿人李*审核人王*（部门负责人）签发人赵*（分管领导）发文编号XZ-TZ-2024-005内容要点一、放假时间：4月5日（周五）放假，共1天；二、各部门提前关闭电源、锁好门窗；三、值班人员安排见附件。印发份数10份签发日期2024-03-20表3：文件借阅申请表借阅人*部门借阅日期归还日期文件名称文件编号密级借阅事由部门负责人*审批行政部经办人刘*业务部2024-03-102024-03-152023年度销售合同XS-HT-2023-028内部项目审计需查阅同意陈*四、管理要求与风险提示责任明确：各部门负责人*为本部门文件管理第一责任人，需保证文件流转及时、归档完整；行政部负责统筹协调文件管理工作，定期检查各部门归档情况（每季度1次）。保密要求：秘密文件需单独存放，密码柜保管，严禁复印、拍照；电子文件需加密存储，禁止通过个人邮箱、等传输敏感文件。规范操作：严禁在文件上涂改、勾画（修改需使用修订模式或重新打印）；文件标题需简洁准确，避免使用模糊表述（如“某通知”“某文件”）。风险防范：定期对纸质文件进行防潮、防虫处理（每半年1次）；电子文件服务器需设置访问权限，定期杀毒；发觉文件丢失或损坏，需