商务年会合同范本

商务年会合同范本甲方（主办方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（承办方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办商务年会，乙方具备承办相关活动的专业能力和经验，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办商务年会事宜达成如下协议：一、合同标的及服务内容1.年会主题及时间地点本次商务年会主题为[具体年会主题]，将于[具体日期]在[详细地址]举办，会期为[X]天。2.服务具体内容场地布置：乙方负责根据年会主题及甲方要求，对年会场地进行全面布置，包括舞台搭建、音响设备安装调试、灯光设计与布置、背景板制作与安装、桌椅摆放、装饰物品悬挂等，营造出符合年会氛围的环境。会议组织：安排年会的各项议程，包括开幕式、主题演讲环节、分组讨论、颁奖仪式等。负责邀请和接待参会嘉宾，提供会议资料的准备与发放，确保会议流程顺畅进行。餐饮服务：根据甲方确定的标准和人数，提供年会期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇。餐饮种类应丰富多样，满足不同参会人员的口味需求，并保证食品安全与卫生。住宿安排：若年会涉及参会人员住宿，乙方负责与指定酒店协调，安排合适的房间类型和数量，办理入住和退房手续，并提供必要的住宿服务，如叫醒服务、行李搬运等。活动策划与执行：策划并组织年会期间的各类娱乐活动，如文艺表演、互动游戏、抽奖活动等，以增加年会的趣味性和参与度，使参会人员在轻松愉快的氛围中交流与合作。安保与后勤保障：配备专业的安保人员，负责年会现场的安全保卫工作，确保参会人员的人身和财产安全。同时，提供后勤保障服务，如设备维护、清洁卫生、应急处理等，以应对可能出现的突发情况。二、双方权利与义务（一）甲方权利义务1.权利有权对乙方承办年会的各项工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权根据实际情况对年会的内容、形式、规模等进行调整，但应提前通知乙方，并承担因调整可能产生的额外费用。2.义务向乙方提供举办年会所需的相关资料和信息，包括参会人员名单、年会主题、议程安排要求、预算限制等，并确保所提供信息的真实性和准确性。按照本合同约定的时间和方式向乙方支付承办费用。协助乙方办理与年会相关的审批手续（如需要），提供必要的文件和证明材料。在年会举办期间，配合乙方的工作安排，组织参会人员按时参加各项活动，维护年会现场秩序。（二）乙方权利义务1.权利有权要求甲方按照合同约定支付承办费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排承办年会的具体工作，但应确保所提供的服务符合法律法规及行业规范，且满足甲方的合理期望。2.义务按照本合同约定的服务内容和标准，精心组织和安排年会的各项工作，确保年会顺利举办。制定详细的年会策划方案和应急预案，并提交甲方审核。在年会举办过程中，严格按照审核通过的方案执行，如有需要调整，应提前征得甲方同意。负责年会所需物资和设备的采购、租赁、运输、安装、调试及保管等工作，确保物资和设备的质量和安全性，并承担相应费用。与参会嘉宾、合作单位等保持良好沟通，及时反馈年会筹备和举办过程中的相关情况，协调解决出现的问题。对年会期间涉及的商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。在年会结束后，按照甲方要求提供相关总结报告和资料存档。三、费用及支付方式（一）费用总额本次商务年会承办费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。（二）费用明细1.场地布置费用：包括舞台搭建、音响灯光设备租赁、背景板制作、装饰物品采购等，共计人民币[X]元。2.会议组织费用：涵盖嘉宾邀请、会议资料准备、议程安排等，为人民币[X]元。3.餐饮服务费用：根据预估参会人数和餐饮标准计算，总计人民币[X]元。4.住宿安排费用：若有此项服务，包括酒店房间预订、住宿服务等费用为人民币[X]元。5.活动策划与执行费用：包含文艺表演、互动游戏、抽奖活动等策划与组织费用，共计人民币[X]元。6.安保与后勤保障费用：用于安保人员配备、设备维护、清洁卫生等方面的支出，为人民币[X]元。7.其他费用：如不可预见的临时费用等，预留人民币[X]元。（三）支付方式1.预付款：合同签订后[X]个工作日内，甲方向乙方支付承办费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元。2.进度款：在年会筹备工作完成[X]%且经甲方验收合格后，甲方向乙方支付承办费用的[X]%，即人民币[X]元。3.尾款：年会结束后[X]个工作日内，甲方根据年会实际执行情况进行结算，如无异议，向乙方支付剩余承办费用，即人民币[X]元。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本合同约定按时支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停年会相关工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。2.因甲方提供的信息不准确或未履行协助义务，导致乙方无法正常开展工作或年会出现延误、损失等情况，甲方应承担相应的赔偿责任。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本合同约定的服务内容和标准履行义务，或未按时完成年会承办工作，每逾期一日，应按照承办费用总额的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除合同，并要求乙方返还已支付的费用，同时乙方应按照承办费用总额的[X]%向甲方支付违约金。2.如因乙方原因导致年会出现质量问题、安全事故或其他纠纷，乙方应承担全部法律责任和经济赔偿责任，包括但不限于给甲方及参会人员造成的损失、甲方因此支付的赔偿金、诉讼费、律师费等。3.乙方违反保密义务，泄露甲方商业秘密或参会人员信息的，应向甲方支付人民币[X]元的违约金，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。五、争议解决方式本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本合同过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款1.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲