团队会议记录模板会议决策与行动计划指南

团队会议记录模板会议决策与行动计划指南一、适用会议类型与场景二、会议记录与行动规划操作流程（一）会前准备：明确提升会议效率确认会议目标与议程召集人需提前明确本次会议的核心目标（如“确定Q3项目里程碑”“解决XX模块交付延迟问题”），并梳理议程清单，标注每个环节的预计时长，保证会议聚焦主题。示例议程：①上周行动项回顾（10分钟）；②当前项目进度同步（20分钟）；③问题讨论与决策（30分钟）；④下周计划与任务分配（15分钟）。收集基础信息，准备记录工具提前收集会议基本信息：会议主题、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。使用本模板或电子文档（如Word、飞书文档）准备记录预留“讨论要点”“决策事项”“行动计划”等模块，便于会中快速填写。（二）会中记录：聚焦关键，区分讨论与决策结构化记录讨论内容按议程顺序记录发言要点，避免逐字转录，重点提炼“问题本质”“不同观点”“关键数据”。例如：“针对客户反馈的响应慢问题，张三提出增加2名客服人员，李四建议优化工单分配系统，讨论后认为需优先评估系统改造成本与周期。”对复杂问题可附“待办清单”，标注需进一步调研的事项（如“需技术部在3日内提供系统改造成本明细”）。明确标注决策事项对会议达成的共识需单独列出，标注“决策编号”（如D001、D002），明确决策内容、依据及决策人（避免用“大家一致认为”等模糊表述）。示例：“D001：自下周起，项目例会时间调整为每周三14:00-15:30，由王五负责同步会议至群内（决策依据：多数参会人员周三下午时间更充裕，决策人：项目经理）。”实时拆解行动计划每项决策需对应1个或多个行动项，行动项需包含“任务描述”“负责人”“完成时限”“交付成果”“所需支持”五要素，保证可执行、可跟踪。示例：“A001：客户反馈响应慢问题优化，负责人：李四，完成时限：9月30日前，交付成果：系统优化方案初稿，所需支持：技术部协助提供历史工单数据。”（三）会后整理：核对信息，分发跟进24小时内完成记录核对与优化记录人需在会后整理会议记录，补充遗漏信息（如未记录的决策细节），与主持人核对关键内容（尤其是决策项和行动项），保证准确无误。对模糊表述进行转化，例如“尽快完成”改为“9月28日前完成初稿”，“相关部门配合”明确为“市场部提供用户画像数据（负责人：赵六）”。分发记录并同步行动项将最终版会议记录通过团队协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人员，并各行动项负责人，保证知悉自身任务。在项目管理工具（如Teambition、Trello）中创建“行动看板”，按“负责人”或“完成时限”分类展示行动项，便于实时跟踪。（四）定期回顾：保证闭环，动态调整每次会议开始时，预留5-10分钟回顾上期行动项完成情况，标注“已完成”“进行中”“逾期未完成”，并说明未完成原因（如“资源不足”“需求变更”）。对逾期超过3日的行动项，需组织专项沟通，调整计划或协调资源，避免任务积压。三、会议记录与行动计划模板表单会议基本信息项目内容会议主题例：2023年Q3项目进度推进会会议时间2023年9月20日14:00-15:30会议地点线上会议室（腾讯会议）主持人王五记录人孙七参会人员张三、李四、赵六、周八缺席人员及原因吴九（临时出差）议程与讨论要点序号议程内容讨论要点1上周行动项回顾A001：用户调研报告已完成初稿（张三），待李四审核反馈；A002：系统BUG修复延迟，因技术部人力紧张（赵六说明）。2Q3项目里程碑调整讨论原定9月30日上线功能模块，因测试阶段发觉3个高危问题，需延期至10月15日（周八提议，全员无异议）。决策事项（D）决策编号决策内容依据决策人D001Q3项目里程碑延期至10月15日，同步调整测试计划高危问题修复需10个工作日项目经理D002增派1名开发人员支持技术部，下周三前到岗解决当前人力缺口部门总监行动计划（A）行动项编号任务描述负责人完成时限交付成果所需支持状态A001调整Q3项目里程碑计划表周八9月22日更新后的甘特图无进行中A002协调招聘1名开发人员王五9月25日候选人名单及入职时间HR部门配合筛选进行中A003完成3个高危BUG修复并上线测试赵六10月10日测试通过报告测试部协助回归测试待开始下次会议安排时间：2023年9月27日14:00-15:30议题：①调整后里程碑计划确认；②新增开发人员到岗情况跟进；③A003任务进度检查四、使用要点与常见问题规避（一）核心原则准确性优先：记录需客观反映会议内容，避免加入个人观点，决策项和行动项需经参会人员确认，避免信息偏差。责任到人：每个行动项必须明确唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”，保证任务可追溯。时限明确：完成时限需具体到日期，避免“下周”“月底”等模糊表述，便于设置提醒和跟踪。（二）常见问题与规避方法问题：记录冗长，重点不突出规避：采用“要点式”记录，对讨论内容提炼核心（如“问题：XX模块数据延迟；方案：优化数据库查询语句”），避免长篇大论。问题：决策项与行动项脱节规避：每项决策后立即拆解行动项，保证“决策-行动-成果”逻辑闭环，例如决策“优化客户响应流程”需对应“流程文档更新（负责人：李四）”“系统配置调整（负责人：赵六）”等具体行动。问题：行动