合同审核与签订标准化流程模板

合同审核与签订标准化流程模板一、适用范围与场景二、标准化操作流程详解（一）合同发起与资料准备发起主体：业务部门根据合作需求（如采购、销售、服务等），指定专人作为合同发起人。提交材料：《合同审批表》（需注明合同名称、合作方基本信息、合同金额、核心条款概述、需求背景等）；合同草本（由业务部门或合作方提供，需包含双方主体信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款）；合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明，首次合作需提供加盖公章的复印件）；与合同相关的附件（如技术规格书、验收标准、会议纪要等）。资料初审：部门负责人对合同需求的合理性、附件材料的完整性进行审核，确认无误后流转至下一环节。（二）业务部门初审审核重点：合同内容是否与业务需求一致（如标的物型号、服务范围、交付标准等）；合作方履约能力评估（如过往合作记录、资质证书、产能等）；商务条款合理性（如价格、付款方式、交货期/服务期限是否符合公司政策）；风险初步排查（如是否存在模糊条款、权责不对等风险）。输出结果：审核通过：在《合同审批表》中签署意见，连同合同草本流转至法务部门；审核不通过：退回业务部门修改，注明修改意见，修改后重新提交。（三）法务部门审核审核重点：主体合法性：合作方是否为依法设立并存续的法人/其他组织，法定代表人/授权代表签字是否真实有效；条款合规性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；权责明确性：双方权利义务是否清晰，违约责任是否具体、可执行，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否合法；风险提示：识别法律风险点（如知识产权归属、保密义务、不可抗力条款等），提出修改建议。输出结果：审核通过：在《合同审批表》中签署意见，流转至财务部门；需修改：出具《合同审核意见书》，列明修改条款及法律依据，业务部门调整后重新提交法务复核；重大风险：直接否决并报管理层决策。（四）财务部门审核审核重点：金额与支付：合同金额是否与预算一致，付款方式、进度、节点是否符合公司财务制度；税务合规：发票类型、税率、开票时间等约定是否明确，是否符合税务法规；成本控制：价格是否公允，是否存在不合理支出；履约保障：是否约定保证金、质保金等条款，资金安全是否可控。输出结果：审核通过：在《合同审批表》中签署意见，流转至管理层审批；需调整：提出财务修改意见（如调整付款节点、明确发票要求等），业务部门修改后重新提交。（五）管理层审批审批权限：根据合同金额及重要性分级审批：金额≤10万元：业务负责人+分管副总审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总+总经理审批；金额＞50万元：总经理+董事长审批。审批重点：合同是否符合公司战略规划及年度经营目标；资源投入与产出是否匹配，风险是否在可控范围内；涉及重大合作或对外担保的，需评估对公司整体运营的影响。输出结果：审批通过：在《合同审批表》中签署最终意见，确认可签订；审批不通过：退回业务部门，说明调整方向或终止合作。（六）用印与签订用印申请：业务部门凭审批通过的《合同审批表》及最终版合同文本，向行政/综合管理部申请合同用印。用印审核：行政/综合管理部核对合同文本与审批表一致性、用印份数（通常一式两份及以上，双方各执一份），确认无误后加盖公司公章/合同专用章（严禁空白合同用印）。签订流程：双方法定代表人/授权代表签字，注明签订日期；若为异地签订，可采用扫描件签署+纸质合同邮寄方式，保证签字页与原件一致；签订后3个工作日内，业务部门将合同原件分存（一份交财务部，一份交法务部，业务部门自留存档）。（七）合同归档与履约跟踪归档要求：业务部门在合同签订后5个工作日内，将合同文本、附件、审批表、合作方资质证明等资料整理成册，提交档案管理部门归档；归档资料需标注合同编号（规则：年份-部门简称-合同类型-序号，如2024-采-购-001），保证电子档与纸质档一致。履约跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付验收、付款申请等），及时向法务、财务部门反馈履约异常情况；法务部门定期对合同履约情况进行法律风险评估，协助处理违约纠纷；财务部门根据合同约定条款办理付款、收款及账务处理。三、配套工具表格（一）合同基本信息表合同编号合同名称甲方名称乙方名称签订日期合同金额（元）合同类型（采购/服务/销售等）履行期限标的物/服务内容附件清单（二）合同审核意见表审核环节审核部门审核人审核时间审核意见（含修改建议）是否通过业务初审法务审核财务审核管理层审批（三）合同审批表合同名称合同编号发起部门发起人联系方式合作方信息名称法定代表人地址核心条款标的金额履行期限部门意见业务负责人日期法务负责人日期财务负责人日期管理层审批分管副总日期总经理日期用印登记用印日期用印份数经办人四、关键风险提示与注意事项（一）主体资格审查合作方需提供最新年检的营业执照副本、法定代表人证件号码明，授权代签需提供《授权委托书》及代理人证件号码复印件，保证签约主体合法有效。避免与分公司（无法独立承担民事责任）签订合同，确需签订的需附总公司《担保函》或《授权书》。（二）条款完整性审查合同必须包含核心条款：双方主体信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、签订日期。避免使用“大概”“左右”“原则上”等模糊表述，关键指标（如交付时间、违约金比例）需量化明确。（三）法律风险规避争议解决优先约定“被告所在地人民法院管辖”，避免选择不明确的仲裁机构；违约责任需兼顾公平性，违约金约定不宜过高（一般不超过实际损失的30%），同时设置违约上限；涉及知识产权、保密信息的，需单独设置条款明确归属、保密范围及期限。（四）履约与归档管理业务部门需建立《合同履约跟踪台账》，记录关键节点（如交付、验收、付款）执行情况，逾期3个工作日内上报