办公用品采购及管理标准化手册

办公用品采购及管理标准化手册一、手册适用范围与目标本手册适用于公司各部门办公用品的采购申请、审批、采购、入库、领用、盘点、报废等全流程管理，旨在规范办公用品管理行为，降低采购成本，保障办公需求，提高资源使用效率，保证管理工作标准化、透明化。二、各部门职责分工（一）行政部（办公用品归口管理部门）负责制定和完善办公用品管理制度及相关流程；统一汇总、审核各部门办公用品需求，编制采购计划；建立办公用品台账，定期组织盘点，保证账实相符；负责办公用品的验收、入库、保管、发放及报废处理；管理定点供应商名录，定期评估供应商服务质量。（二）各业务部门（办公用品使用部门）根据实际工作需求，提交办公用品采购申请，注明物品名称、规格、数量及用途；指定专人负责本部门办公用品的领用登记与日常管理；合理使用办公用品，避免浪费，发觉质量问题及时反馈至行政部。（三）财务部负责办公用品采购费用的预算审核与资金支付；参与采购比价及合同审核，监督采购成本控制；定期与行政部核对办公用品出入库数据，保证账务处理准确。（四）管理层负责重大采购事项（如单次采购金额超过[具体金额，如5000元]）的审批；对办公用品管理制度执行情况进行监督与评估。三、办公用品全流程管理规范（一）需求申请与审批需求提报各部门每月[具体日期，如25日前]填写《办公用品需求申请表》（详见第四章模板1），经部门负责人签字后提交至行政部。临时急需用品（如突发办公耗材短缺），可填写《紧急用品申请表》（详见第四章模板2），注明“紧急”及原因，经部门负责人签字后直接提交行政部负责人审批。需求审核行政部收到申请后，2个工作日内审核需求的合理性（如是否为必需品、数量是否合理），避免重复采购或过度采购。审核通过后，行政部汇总各部门需求，编制《月度办公用品采购计划》（详见第四章模板3），按采购金额分级审批：单次采购金额≤[具体金额，如1000元]，由行政部负责人*审批；单次采购金额＞[具体金额，如1000元]且≤[具体金额，如5000元]，由行政部负责人审核后，报分管领导审批；单次采购金额＞[具体金额，如5000元]，由分管领导审核后，报总经理审批。（二）采购实施供应商选择行政部建立《定点供应商名录》（详见第四章模板4），优先选择资质齐全、价格合理、服务优质的供应商（如大型办公用品超市、品牌授权经销商）。新供应商准入需提供营业执照、相关产品授权书、报价单等资料，经行政部、财务部联合评审后纳入名录。采购执行行政部根据审批通过的《月度办公用品采购计划》，向定点供应商下达采购订单，明确物品名称、规格、数量、交付时间及质量要求。金额超过[具体金额，如3000元]的采购，需至少邀请2家供应商比价，形成《比价记录表》（详见第四章模板5），保证价格公允。采购物品需签订书面合同（如金额较大时），明确双方权利义务及违约责任。（三）验收入库到货验收供应商送货至公司后，行政部管理员与采购员共同核对物品：数量是否与采购订单一致；规格型号、品牌是否与申请要求相符；包装是否完好，有无破损或质量问题。验收合格后，填写《办公用品入库登记表》（详见第四章模板6），注明入库日期、物品信息、供应商、采购单号等，并由验收人、采购员签字确认；验收不合格的，当场拒收并通知供应商24小时内更换或退款。入库管理办公用品按类别（如办公用纸、文具、设备耗材等）分区存放，张贴标签注明名称、数量、入库日期；遵循“先进先出”原则，优先发放入库时间较早的物品，避免积压过期。（四）领用发放领用流程员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（详见第四章模板7），注明领用人、部门、物品名称、规格、数量及用途；部门办公用品实行“按需领用、杜绝浪费”原则，常用耗材（如签字笔、A4纸）按标准发放（如签字笔每人每月2支，A4纸每部门每月1包），超标准领用需部门负责人签字说明。发放管理行政部管理员核对领用信息与台账，确认无误后发放物品，领用人签字确认；新员工入职或部门人员增加时，由部门负责人提交《增员用品申请表》（详见第四章模板8），按标准发放初始办公用品。（五）库存盘点盘点周期每月最后一个工作日进行月度盘点，每半年进行一次全面盘点（6月和12月底）。盘点流程行政部提前2个工作日下发盘点通知，各部门配合核对领用记录；盘点人员（至少2人，1人清点、1人记录）逐项清点库存物品，填写《办公用品盘点表》（详见第四章模板9），注明账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏数量及原因；盘点差异需在3个工作日内查明原因，如属管理漏洞及时整改，如属自然损耗或质量问题，由行政部负责人*审核后报财务部备案。（六）报废处理报废条件办公用品因损坏、老化、过时等无法正常使用且无修复价值；库存积压超过[具体时间，如12个月]且无使用需求。报废流程使用部门或行政部填写《办公用品报废申请表》（详见第四章模板10），注明物品名称、规格、数量、报废原因及鉴定意见；行政部组织专业人员（如IT设备需技术人员鉴定）对报废物品进行鉴定，确认无法使用后，报部门负责人、分管领导审批；审批通过后，报废物品由行政部统一处理（如变卖、回收），处理收益上缴财务部，并更新台账。四、标准化表单模板模板1：办公用品需求申请表申请部门申请日期年月日申请人联系方式物品名称规格型号单位需求数量部门负责人签字：日期：年月日行政部审核意见：审核人：审批意见（分级填写）：审批人：模板2：紧急用品申请表申请部门申请日期年月日申请人紧急原因物品名称规格型号单位需求数量部门负责人签字：日期：年月日行政部负责人审批：日期：年月日分管领导审批（如需）：日期：年月日模板3：月度办公用品采购计划编制部门行政部编制日期年月日序号物品名称规格型号单位行政部负责人签字：财务部审核：分管领导审批（如需）：总经理审批：模板4：定点供应商名录序号供应商名称联系人联系方式主营品类供应商资质（营业执照编号等）入库日期评估等级（优秀/合格/待改进）模板5：比价记录表采购物品名称规格型号单位需求数量供应商A报价（单价/总价）供应商B报价（单价/总价）供应商C报价（单价/总价）选择供应商选择理由比价人签字：日期：行政部负责人审批：日期：模板6：办公用品入库登记表入库日期物品名称规格型号单位数量单价金额供应商采购单号验收人入库人模板7：办公用品领用登记表领用日期物品名称规格型号单位领用数量领用人所属部门用途领用签字发放人模板8：增员用品申请表部门名称增员人数申请日期年月日岗位类型（如：行政/业务/技术等）申请物品规格型号单位标准数量备注部门负责人签字：行政部审核：审批人：日期：年月日模板9：办公用品盘点表盘点日期物品名称规格型号单位账面数量实盘数量盘盈（+）/盘亏（-）差异原因责任人处理意见盘点人签字：监盘人签字：行政部负责人审核：日期：年月日模板10：办公用品报废申请表申请部门申请日期年月日物品名称规格型号单位数量鉴定意见：（如：损坏无法修复/过时淘汰等）鉴定人签字：日期：年月日部门负责人审批：日期：年月日分管领导审批：日期：年月日处理结果：（如：变卖/回收/销毁）处理人：处理日期：见证人：五、日常管理关键要求（一）采购管理严格执行采购审批流程，禁止未经审批私自采购；优先从定点供应商采购，特殊情况需书面说明原因并报分管领导*批准；采购物品需索取合法采购凭证（如采购清单、收据等），保证手续齐全。（二）库存管理行政部每月更新《办公用品库存台账》（可结合入库、领用表自动），动态掌握库存情况；设置安全库存标准（如A4纸库存低于2包时启动采购），避免断供；易潮、易损物品（如墨盒、胶水）需单独存放，定期检查保质期。（三）领用管理严禁将办公用品私自带出公司或挪作他用，一经发觉按公司规定处理；部门领用需指定专人负责，避免多人随意领用导致管理混乱；大件办公用品（如打印机、扫描仪）领用后，行政部需登记设备编号及使用责任人。（四）数据管理行政部每月5日前向财务部提交《月度