公司内部电子合同操作流程

在数字化办公趋势下，电子合同凭借高效、合规的优势，已成为公司业务合作的重要工具。为规范内部电子合同操作，确保合同合法有效、流程清晰可控，特制定本指引，供各部门参考执行。一、合同发起（责任主体：业务需求部门/经办人）当业务合作意向达成后，经办人需启动合同发起流程，确保合同基础信息准确、条款合规。1.需求确认与准备与合作方充分沟通，明确合同核心条款（如标的、金额、履行期限、权利义务等），形成初步书面共识。若有标准模板，优先参照模板调整；无模板时，需梳理条款逻辑，确保表述清晰无歧义。2.系统录入操作登录公司电子合同管理系统（以下简称“系统”），进入【合同发起】模块，按提示填写信息：基础信息：填写合同名称（如“XX项目服务合同”）、合同类型（买卖合同/服务合同等）、合作方主体信息（名称、统一社会信用代码等，确保与营业执照一致）。条款填写：逐项填写标的描述、价款及支付方式、履约方式、违约责任等内容，需与前期沟通的共识完全一致。附件上传：如需补充产品清单、技术方案等附件，按系统要求格式（PDF/Word）上传，确保文件清晰、无损坏。3.提交审核核对信息无误后，点击【提交】，将合同流转至直属上级或指定审核人，等待审核反馈。若审核退回，需根据意见修改后重新提交。二、合同审核（责任主体：业务领导、法务部、财务部、分管领导）审核环节通过多部门协同，从业务逻辑、法律合规、财务风险等维度把控合同质量，避免潜在纠纷。1.业务初审（业务部门领导）重点审核合同的业务合理性：如合作模式是否符合公司战略、价格是否匹配市场行情、合作方资质是否满足要求（首次合作需验证基本信用记录）。操作：在系统中点击【审核】，选择“通过”或“退回”；退回时需详细注明修改意见（如“请补充付款周期的明确约定”），便于经办人调整。2.法务合规审核法务部从法律风险角度审核：合同条款是否符合法律法规、公司合规制度，权利义务是否对等，争议解决条款是否明确可行。操作：若条款需优化，法务部直接与经办人沟通修改；重大风险（如违约责任失衡）需提交法务负责人复核，确认无误后点击【通过】。3.财务审核（按需触发）若合同涉及付款、开票等财务事项，财务部审核：付款方式是否符合财务制度（如对公账户、付款周期）；发票条款是否完整（开票类型、时间、税点）；预算匹配度（是否在年度预算或专项预算范围内）。操作：提出财务优化建议（如“建议将预付款比例从30%调整为20%，降低资金风险”），通过后流转至终审。4.终审（分管领导）分管领导从全局视角审核：合同是否契合公司战略布局，整体风险是否可控。操作：签署最终审核意见，点击【通过】后，合同进入签署环节。三、合同签署（责任主体：公司签署人、合作方签署人）签署环节需确保双方身份真实、签署过程可追溯，最终形成合法有效的电子合同。1.公司内部签署系统自动通知指定签署人（如法定代表人、授权代表），签署人登录系统后：核对合同版本与审核意见，确认无误后，点击【签署】按钮（系统自动调用已备案的电子签章，或使用电子手写签名工具完成签署）。签署后，系统自动记录签署时间、签署人信息，生成带时间戳的合同版本。2.合作方签署系统向合作方指定邮箱/系统账户发送签署邀请（含操作指南）：合作方接收邀请后，按指引完成操作（如注册账号、实名认证、加盖电子章/签名）。若合作方无电子签署工具，可建议使用第三方平台（如通用电子合同平台），或由我方提供临时签署权限。合作方签署完成后，系统自动回传合同，双方可在系统中查看“已完成”状态。四、合同归档与履约管理合同签署完成后，需做好归档与履约跟踪，确保全生命周期管理合规、高效。1.系统归档系统自动将合同原件（含签署记录、附件）归档至【已完成合同】模块，支持按合同类型、年份、部门等维度分类，可通过关键词（如合同名称、合作方）快速检索。2.线下备份（按需执行）如需线下留存，经办人可导出PDF版本，打印后按公司档案制度编号、装订，移交档案管理部门（需确保纸质版与电子版内容完全一致）。3.履约跟踪与变更履约提醒：业务部门定期在系统中更新履约进度（如付款节点、交付情况），系统可设置自动提醒（如付款日前3天推送通知）。变更/解除：若需调整条款，需重新发起【合同变更】流程（重复审核、签署步骤）；解除合同需提交解除协议，履行审批后归档。五、操作注意事项1.信息准确性：发起时需反复核对合作方信息、条款内容，避免因笔误（如金额、日期）导致履约纠纷（错误需重新发起流程）。2.权限安全：各环节人员需妥善保管系统账号密码，电子签章密钥定期更换，避免泄露导致无权签署。3.合规性要求：电子合同需符合《电子签名法》，确保签署主体身份真实、签署过程不可篡改（系统需具备时间戳、哈希值验证功能）。4.异常处理：系统故障或合作方签署异常时，及时联系IT/法务部，保留沟通记录（邮件、聊天记录），必要时启用线下临时合同（事后补签电子合同）。六、常见问题解答1.电子合同与纸质合同效力是否相同？根据《电子签名法》，合法有效的电子合同与纸质合同具有同等法律效力（前提：电子签名可靠、合同内容完整可追溯）。2.如何验证电子合同的真实性？可通过系统内置工具查看哈希值、签署时间戳，或联系档案管理部门核对归档记录。3.合作方无电子签署工具怎么办？可建议使用第三方电子合同平台，或