会议室使用管理规范操作手册

会议室使用管理规范操作手册一、制定目的为规范公司会议室的使用秩序，提升空间资源利用效率，保障各类会议、培训及研讨活动有序开展，结合公司日常运营实际需求，制定本操作手册。二、适用范围本手册适用于公司各部门及分支机构的员工、临时工作人员，以及受邀使用公司会议室的外部人员。三、管理职责（一）管理部门职责行政部（或指定后勤管理岗）作为会议室的统筹管理部门，主要负责：建立会议室使用台账，维护线上预约系统（如配置）的正常运行；定期检查会议室设备（如投影仪、音响、视频会议终端等）的运行状态，组织设备维护与更新；监督会议室的卫生清洁、物品归位及安全隐患排查；协调解决会议室使用过程中的冲突或突发问题。（二）使用人员职责遵守本手册的所有管理要求，规范使用会议室及相关设备；提前确认使用需求，按流程完成申请与审批；使用后及时清理现场，恢复会议室初始状态；发现设备故障、安全隐患等问题，及时反馈至管理部门。四、使用流程规范（一）申请与审批1.申请方式：线上申请：通过公司OA系统/企业微信“会议室预约”模块提交申请，填写会议主题、预计人数、使用时间（精确到起止时刻）、设备需求（如投影、视频会议、白板等）。线下申请：至行政部前台领取《会议室使用申请表》，填写后交部门负责人签字，再提交至管理部门备案。2.审批权限：小型会议室（容纳≤10人）：由申请部门负责人审批；中型会议室（容纳11-30人）、大型会议室（容纳＞30人）：需经申请部门负责人签字后，提交行政部负责人审批。3.预约冲突处理：若同一时段出现预约冲突，原则上“先申请、先审批”的使用方优先；如遇紧急会议（如突发业务决策、客户接待等），经分管领导审批后，可协调调整已预约的非紧急会议时间。（二）使用前准备提前10分钟到达会议室，检查设备是否正常（如投影仪开机、网络连接、音响音量等），若发现故障，立即联系行政部运维人员（或查看会议室张贴的应急联络表）；如需调整桌椅布局（如分组讨论、培训式排列），应在不损坏家具的前提下操作，使用后恢复原状；若使用视频会议系统，提前测试终端设备、麦克风、摄像头的清晰度与灵敏度。（三）使用中规范保持会议室安静，避免大声喧哗或无关人员频繁进出；爱护设备设施，禁止私接外接电源、擅自拆卸设备，禁止在墙面、桌面张贴或涂画；如需使用会议室的办公用品（如马克笔、白板擦、会议纸等），用后归还原位；会议期间如需临时延长使用时间，需通过线上或线下方式向管理部门申请，确认后续时段无预约后方可继续使用。（四）使用后整理关闭所有设备电源（投影仪、电脑、空调、照明等），断开视频会议终端的网络连接；整理桌椅、座椅归位，将移动的设备（如笔记本电脑、投屏器）放回指定位置；清理桌面及地面垃圾，将水杯、文件等个人物品带离现场；若使用了白板，用白板擦清理笔迹；若使用了电子屏，确认内容已删除或退出个人账户；填写《会议室使用反馈表》（如配置），反馈设备使用情况或需改进的建议，提交至行政部。五、管理要求细则（一）预约管理单次会议预约时长原则上不超过4小时，确需延长的需提前2小时申请；若因特殊情况取消预约，需在会议开始前2小时通过原申请渠道取消，否则记为“无效占用”，影响后续预约优先级；禁止“占而不用”，若预约后15分钟内无人员到场，且未提前说明，管理部门有权将会议室重新分配。（二）设备管理会议室设备仅用于会议相关活动，禁止用于私人娱乐、商业推广等非工作场景；自带设备（如笔记本电脑、U盘）需确保无病毒，禁止在会议室设备中安装未经授权的软件；管理部门每月初发布《会议室设备维护计划》，使用人员需配合完成设备测试或升级，避免影响正常使用。（三）卫生与安全管理禁止在会议室食用带壳、带汁或气味浓烈的食物（如外卖餐食、零食等），可使用密封水杯饮水；离开会议室前，需确认门窗关闭、电源断开，避免火灾或失窃风险；如遇设备冒烟、漏电等安全隐患，立即切断总电源，撤离人员并联系行政部及安保部门。（四）特殊场景管理外部人员使用：需由对接部门员工全程陪同，提前提交《外部人员会议室使用申请》，注明人员名单及到访事由；涉密会议：使用指定的涉密会议室，提前联系行政部开启信号屏蔽设备，会后清理所有纸质资料并销毁。六、应急处理流程（一）设备故障应急投影仪/屏幕无信号：检查连接线是否松动，切换信号源（如HDMI/无线投屏），若仍故障，联系运维人员并启用备用会议室（如有）；视频会议中断：切换至手机热点网络，或改用电话会议方式，同时记录故障时间反馈至IT部门。（二）突发安全事件火灾：立即使用会议室配备的灭火器（或就近灭火器）扑救初起火灾，拨打公司内部火警电话，组织人员沿安全通道疏散；人员突发疾病：拨打急救电话，同时联系公司医务室（或值班人员），将患者转移至通风处等待救援。七、附则1.本手册由行政部负责解释与修订，修订版经总经理办公