机关单位公文档案管理操作手册

机关单位公文档案管理操作手册为规范机关单位公文档案管理工作，确保公文档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位实际工作情况，制定本操作手册。第一章总则1.1适用范围本手册适用于本机关及所属单位的公文档案收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等全流程管理工作。1.2管理原则公文档案管理遵循集中统一、分类归档、安全保密、便于利用的原则，确保档案资源的系统性、规范性和可检索性。1.3职责分工档案管理部门：负责制定档案管理制度，统筹档案收集、整理、保管、利用等工作，指导各科室开展档案业务，组织档案鉴定与销毁，维护档案信息安全。各科室：负责本科室公文的日常管理，及时移交办理完毕的公文，配合档案管理部门开展档案整理、利用等工作，对本科室产生的公文真实性、完整性负责。分管领导：负责档案工作的审批与监督，协调解决档案管理中的重大问题。第二章公文档案的收集2.1收集范围公文档案收集范围涵盖本机关在公务活动中形成的各类文件材料，主要包括：收文：上级机关及其他单位发送的各类公文（如通知、批复、函等），含纸质文件及电子文件。发文：本机关制发的正式文件（如决定、报告、请示等），含定稿、存本及电子文件。内部文件：本机关内部形成的工作部署、会议纪要、调研材料、规章制度等。专项材料：各类会议材料（如会议通知、议程、纪要、领导讲话）、统计报表、合同协议、荣誉证书等具有保存价值的材料。2.2收集要求及时性：公文办理完毕（或项目、活动结束）后，30个工作日内由科室兼职档案员整理并移交至档案管理部门；年度终了后，需完成本年度全部公文的移交工作。完整性：移交的公文需包含文件正文、附件、签报、领导批示等相关材料，确保文件内容完整、要素齐全。准确性：公文内容需真实反映公务活动实际情况，电子文件需与纸质文件内容一致，格式规范（如PDF、DOC等通用格式）。2.3收集流程1.科室整理：科室兼职档案员对本科室公文进行分类、排序，去除无关材料（如临时便签、重复文件），检查文件完整性，填写《公文档案移交清单》（见附件1）。2.移交审核：档案管理部门对移交的公文及清单进行审核，确认文件数量、内容与清单一致后，双方签字确认，各留存一份清单。3.特殊情况处理：涉密公文需单独移交，标注密级；电子文件需刻录光盘或通过专用涉密系统移交，确保传输安全。第三章公文档案的整理3.1分类方法采用“年度—机构（科室）—保管期限”的分类体系：年度：按公文形成的公历年度划分（如2023年、2024年）。机构（科室）：按公文形成或承办的科室划分（如办公室、人事科、业务科）。保管期限：分为永久、30年、10年（依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定）。3.2编号规则公文档案采用“档号”进行唯一标识，格式为：`年度-机构代码-保管期限代码-件号`（例：2023-BGS-YJ-001，其中BGS为办公室代码，YJ为永久代码）。3.3装订与排序装订：去除公文内的金属物（如订书钉），采用线装或胶装方式装订，保持页面平整；电子文件需按分类建立文件夹，以“件号_文号_标题”命名。排序：同一分类内的公文，按“发文（或收文）时间”排序；会议材料、专项工作材料按“工作开展顺序”排序。3.4编目与著录编制《公文档案目录》，每条目录包含以下要素：件号、文号、文件标题、形成日期、页数、保管期限、密级（如需）、备注（如特殊说明）。电子目录需与纸质目录同步更新，确保检索准确。第四章公文档案的保管4.1保管场所要求档案室需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防鼠功能，配备温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、消防器材（如灭火器、烟雾报警器）、防虫药剂（如樟脑丸）。档案柜需采用金属材质，按分类编号排列，柜顶禁止堆放杂物，保持通道畅通。4.2保管期限管理永久保管：涉及本机关历史、法规、重要决策的公文（如机构设立文件、年度总结报告、重要合同）。30年保管：涉及重要业务、人事管理的公文（如干部任免文件、审计报告、项目审批文件）。10年保管：一般性事务公文（如会议通知、日常请示批复、统计报表）。4.3档案存放与索引档案按“年度—机构—保管期限”顺序存放于档案柜，柜外张贴分类索引牌（如“2023年—办公室—永久”）。电子档案需存储于专用服务器或移动硬盘，定期备份（每月一次），并与纸质档案建立关联（如在电子目录中标注纸质档案位置）。4.4检查与维护档案管理部门每半年对档案进行一次全面检查，重点检查档案完整性、装订牢固性、保管环境安全性。对破损、褪色的档案，及时进行修复（如托裱、数字化扫描）；对电子档案，定期检测存储介质，确保数据可读。第五章公文档案的利用5.1利用流程1.申请：本单位人员需填写《公文档案借阅申请表》（见附件2），注明利用目的、档案编号、利用方式（查阅、复制、摘录）；外单位人员需持单位介绍信及有效证件，经分管领导审批。2.审批：一般档案由档案管理部门负责人审批；涉密档案需经保密委员会审批，明确利用范围。3.登记：档案管理部门对利用情况进行登记，记录利用人、时间、档案编号、归还时间等。4.归还：利用人需按时归还档案，档案管理部门检查档案完整性后，在登记表中注明“已归还”。5.2利用方式现场查阅：利用人在档案阅览室查阅纸质档案，禁止携带食物、饮料，禁止涂改、标记档案。复制与摘录：需经审批后，由档案管理部门提供复印件或电子扫描件，复制件需加盖“档案复制件”印章。电子利用：通过单位内部档案管理系统，授权用户可在线查阅电子档案（涉密档案需通过涉密系统访问）。5.3利用要求利用档案需遵守保密规定，不得泄露档案内容；未经批准，不得将档案带出档案室。对利用中发现的档案问题（如页码缺失、内容错误），需及时反馈档案管理部门。第六章公文档案的鉴定与销毁6.1鉴定小组组成由档案管理部门、业务科室、保密部门、纪检部门人员组成档案鉴定小组，负责定期对档案进行价值鉴定。6.2鉴定流程1.定期鉴定：鉴定小组每10年对到期的定期档案（30年、10年）进行鉴定，重点评估档案的历史价值、现实利用价值。2.存毁意见：对确无保存价值的档案，鉴定小组提出销毁意见，填写《公文档案销毁清册》（见附件3），列明档案编号、标题、形成日期、保管期限、销毁原因。3.审批：销毁清册经单位分管领导审批后，报档案行政管理部门备案（如需）。6.3销毁流程1.销毁准备：将待销毁档案单独存放，与其他档案隔离；电子档案需彻底删除或格式化存储介质。2.监销：销毁时需有两人以上监销，监销人员需核对销毁档案与清册一致，监督销毁过程（如焚烧、粉碎）。3.销毁记录：监销人员在销毁清册上签字，注明销毁时间、地点、方式，档案管理部门留存销毁记录。第七章安全与保密管理7.1安全管理制度档案室实行专人值守（或门禁管理），非档案人员未经批准不得进入；下班前需关闭门窗、电源，检查消防器材。制定《档案安全应急预案》，明确火灾、水灾、失窃等突发事件的处置流程，每年组织一次应急演练。7.2保密管理要求涉密档案需单独存放，标注密级，借阅、复制需经保密委员会审批，严格控制知悉范围。电子档案需采用加密存储（如设置访问密码、使用加密软件），传输过程需通过涉密网络或加密U盘，禁止通过互联网传输涉密档案。7.3责任追究对违反档案管理规定的行为（如擅自销毁档案、泄