企业视频会议室管理使用规范

企业视频会议室管理使用规范为规范视频会议室的使用流程，保障会议设备稳定运行、会议环境整洁有序，同时确保会议信息安全可控，提升团队沟通协作效率，结合企业实际运营需求，特制定本管理使用规范，供各部门及员工参照执行。一、使用流程规范（一）预约管理1.预约渠道：员工需通过企业OA系统或指定预约平台提交使用申请，填写会议主题、参与人数、预计时长、所需设备（如视频终端、投屏设备等）及特殊需求（如远程参会账号、会议录制权限等）。2.预约优先级：以“先申请、先使用”为原则；遇紧急会议（如突发业务沟通、重要客户会议等），可联系行政部或会议室管理员协调临时使用，使用后需及时补填预约信息。3.时长与变更：单次会议预约时长建议不超过3小时，如需延长或变更时间，需提前1小时更新预约信息；若取消使用，需在会议开始前2小时操作取消，避免资源占用。（二）会前准备1.设备检查：使用前15分钟到达会议室，检查视频终端、麦克风、摄像头、投屏设备等是否正常启动，网络连接是否稳定（可通过企业内部测试工具或网页加载速度验证）。若发现故障，立即联系IT运维人员或管理员，并申请临时更换备用会议室。2.环境整理：确认桌椅摆放整齐、座椅数量满足需求；调节室内光线（避免强光直射摄像头）、温度至舒适范围，关闭无关电子设备（如闲置电脑、多余显示屏）以减少干扰。3.资料准备：提前将会议文档、演示文稿等导入设备（或通过投屏工具连接个人设备），测试音视频共享功能，确保远程参会人员可清晰接收画面与声音。（三）会议中操作1.设备操作：使用视频会议系统时，遵循“轻触、稳操作”原则，避免频繁切换功能或调整参数；共享屏幕前需隐藏敏感信息（如未关闭的聊天窗口、个人文件等），结束后及时退出共享模式。2.秩序维护：保持会议室内安静，禁止大声喧哗或频繁走动；临时离席时，需关闭麦克风、摄像头（或设置为“离开”状态），避免干扰会议进程。3.应急处理：遇设备卡顿、画面模糊、声音中断等问题，优先尝试重启设备（如视频终端、路由器）或切换网络（如从Wi-Fi切换至有线网络）；若问题持续，联系IT支持人员并同步会议主持人，协商是否暂停会议或改用备用沟通方式（如电话会议）。（四）会后整理1.设备归位：关闭视频会议系统、投屏设备等，断开个人设备与会议室设备的连接；将桌椅归位，清理桌面杂物（如纸张、水杯）至垃圾桶或个人带走。2.环境检查：确认空调、照明、门窗已关闭，会议室钥匙（如需）交还指定位置；若使用了会议录制功能，需将文件按企业文档管理规范归档（如上传至指定服务器、删除临时存储的敏感内容），并在OA系统中更新会议室状态为“已空闲”。3.反馈记录：若会议中发现设备故障、环境问题（如网络不稳定、桌椅损坏），需在OA系统的“会议室反馈”模块提交问题描述与现场照片，便于管理员跟进维修。二、设备与系统管理规范（一）日常维护1.设备清洁：管理员每周对视频终端、摄像头、麦克风等设备进行除尘清洁（使用干燥软布擦拭，避免液体或尖锐物品接触）；每月检查设备连接线是否松动、接口是否氧化，必要时进行插拔测试。2.系统更新：IT部门每季度对视频会议系统、投屏软件等进行版本更新与漏洞修复，更新前需通知各部门近期会议安排；员工禁止私自安装非授权软件或修改系统设置。3.备用方案：每个视频会议室需配备备用视频终端（或笔记本电脑）、麦克风、网络转换器等应急设备，存放于指定储物柜，由管理员定期检查电量、功能状态。（二）故障处理1.报修流程：员工发现设备故障后，可通过企业IM工具联系IT运维组，或填写《会议室设备故障报修单》提交至行政部；报修时需注明故障现象（如“摄像头画面卡顿”“麦克风无声音”）、发生时间、会议室编号。2.维修跟进：IT运维人员接报后需在2小时内响应，4小时内到场排查（紧急故障需30分钟内响应）；维修完成后，需在报修系统中更新处理结果（故障原因、解决方案、设备恢复状态等）。3.责任界定：因违规操作（如暴力插拔设备、私自拆解设备）导致的故障，由责任人承担维修费用；因设备自然损耗或系统故障导致的问题，由企业统一承担维修或更换成本。（三）权限管理1.账号权限：视频会议系统账号实行“一人一号”管理，员工需使用个人工号关联的账号登录，禁止共享账号或使用他人账号；管理员账号由IT部门专人保管，仅用于系统配置、故障排查等操作。2.功能权限：会议录制、设备参数调整（如摄像头角度、麦克风增益）等高级功能，仅限经培训的部门负责人或指定人员使用；普通员工如需使用，需提前向管理员申请临时权限。三、环境与安全管理规范（一）环境卫生1.日常清洁：行政部安排保洁人员每日会议结束后对会议室进行清洁（地面清扫、桌面擦拭、垃圾桶清理）；每周进行一次深度清洁（如地毯吸尘、窗户擦拭、设备表面消毒）。2.个人责任：参会人员需自觉维护会议室卫生，禁止在室内饮食（纯净水、咖啡等无残渣饮品除外）、吸烟、乱扔杂物；若因个人原因污染会议室，需自行清理或赔偿清洁费用。（二）设施安全1.用电安全：使用设备时需确认电源线、网线连接牢固，避免过载用电（如同时使用多个大功率设备）；会议结束后需关闭所有设备电源，拔掉充电器等外接电源，防止漏电或火灾隐患。2.设施保护：禁止在会议室墙面、桌椅、设备上张贴、刻划或钉挂物品；如需临时布置（如悬挂横幅、摆放绿植），需提前向行政部申请，使用后恢复原状。（三）信息安全1.会议保密：涉及企业机密（如战略规划、财务数据、客户隐私）的会议，需选择具备加密功能的视频会议系统，并开启“会议密码”“等候室审核”功能；参会人员需确认所有远程参会者身份真实，禁止在公共网络环境下接入会议，建议使用企业VPN或移动数据网络。2.数据存储：会议录制文件需存储于企业内部加密服务器，禁止上传至公共云盘或个人设备；如需对外分享，需通过企业指定的加密传输工具（如企业邮箱、安全文件传输系统），并设置访问密码与有效期。3.账号安全：员工需定期更换视频会议系统账号密码（每季度至少一次），密码需包含字母、数字、特殊字符，长度不少于8位；若账号被盗用或疑似泄露，需立即联系IT部门冻结账号、重置密码。四、违规处理与附则（一）违规处理1.轻微违规：如未按流程预约、会后未清理环境、私自调整设备参数等，首次违规由行政部或IT部门口头警告，要求限期整改；再次违规将在企业内部公告栏通报批评，并扣除责任人当月绩效分（具体分值由各部门制定）。2.严重违规：如因违规操作导致设备损坏、会议信息泄露、安全事故等，视情节轻重给予警告、记过、降职、辞退等处分；造成经济损失的，需依法赔偿；涉嫌违法的，移交司法机关处理。