档案管理办法实施细则

档案管理办法实施细则第一章总则第一条基本原则为规范档案管理工作，提高档案管理的科学性和规范性，充分发挥档案在单位经营、决策、历史追溯中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）等法律法规，结合本单位实际，制定本细则。档案管理工作遵循“全程管控、真实可靠、安全可控、高效利用”原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。第二条适用范围本细则适用于单位内所有部门及所属单位的档案管理工作，包括但不限于经营管理、业务办理、人事管理、财务管理等活动中形成的各类档案。档案管理的责任主体为单位档案管理中心，各部门须指定专（兼）职档案员配合执行。第三条责任体系领导小组：由单位分管领导牵头，档案管理中心、信息化部门、业务部门及保密部门组成，统筹规划档案管理工作，协调解决重大问题。档案管理中心：负责制度制定、流程监督、档案接收与保管，指导各部门电子文件归档，定期组织档案检查与培训。业务部门：负责本部门档案的收集、整理、初检与归档申报，确保电子文件形成过程的规范性。信息化部门：负责档案管理系统的技术支撑、数据安全及设备维护，保障电子档案存储与传输的稳定性。第二章档案管理章程第四条档案类别划分档案按性质和用途分为综合档案、部门档案和项目档案三大类，具体分类标准如下：档案类别涵盖内容责任部门典型示例综合档案单位章程、年度报告、战略规划等档案管理中心股东会决议、年度审计报告部门档案部门规章制度、业务报表、会议纪要等各业务部门人力资源部薪酬报表、行政部公文项目档案项目立项书、合同、验收报告等项目执行部门基建项目施工图纸、研发项目实验记录第五条管理制度框架档案管理中心需制定覆盖全流程的管理制度，包括：形成阶段：明确电子文件命名规则（如“部门-年份-业务类型-序号”）、版本控制要求（修改需标注修改人及时间）。归档阶段：规范归档范围、格式标准及检测流程，确保电子文件与元数据同步归档。保管阶段：制定存储环境标准（温湿度、防火防潮措施）、备份策略（本地+云端双备份）及定期检查制度。利用阶段：设定借阅权限分级（如公开级、部门级、机密级）、利用登记流程及保密审查机制。处置阶段：建立档案鉴定小组，明确销毁审批流程及涉密档案销毁方式（如粉碎、焚烧）。第三章档案管理具体措施第六条档案建立与收集收集范围：原始记录：包括项目启动文件、会议纪要、研究报告等，需在业务办理完毕后3个工作日内整理。电子文件：涵盖内部邮件、系统数据、电子合同等，其中电子劳动合同、财务凭证等需实时生成备份。外部文件：接收的合同、函件等需加盖公章后扫描归档，原件由档案管理中心保存。收集要求：纸质文件需扫描为PDF/A格式，分辨率不低于300dpi；手写文件需逐页标注页码并附文字说明。电子文件需包含完整元数据，如形成者、形成时间、关联文件等，符合《文书类电子文件元数据规范》。第七条档案整理与编码整理规范：按“年度-部门-业务类型”三级分类法排序，同一业务的文件按形成时间先后排列。组卷需保持文件间的有机联系，如项目档案需按“立项-实施-验收”阶段组卷，卷内附详细目录。编号规则：综合档案：Z-年份-序号（如Z-2025-001）部门档案：BM-部门代码-年份-序号（如BM-HR-2025-003）项目档案：XM-项目编号-阶段代码（如XM-2025001-SC，“SC”代表“实施阶段”）第八条档案保管与备份存储环境：纸质档案库房需配备恒温恒湿系统（温度18-24℃，湿度40%-60%），安装烟感报警器及七氟丙烷灭火设备。电子档案存储设备需远离强磁场，服务器机房采用双路供电，配备UPS应急电源。备份策略：实时备份：核心业务系统（如财务ERP）产生的电子凭证通过接口自动同步至档案管理系统。定期备份：部门级档案每月10日前完成本地备份，综合档案每季度进行云端备份（加密传输至合规云平台）。离线备份：年度重要档案（如审计报告、年度总结）需制作离线介质（蓝光光盘或加密硬盘），存放于异地保险柜。第九条档案利用与借阅利用权限分级：公开级：如单位年度报告，全体员工可通过档案系统直接查阅。部门级：如部门业务报表，仅限部门负责人及授权人员借阅。机密级：如核心技术专利文件，需经单位分管领导审批，且仅限在指定涉密电脑查阅。借阅流程：线上申请：通过档案管理系统提交借阅单，注明利用目的、使用期限及所需档案编号。权限审核：系统根据文件密级自动流转至审批人（部门级由部门负责人审批，机密级需领导小组审批）。借阅登记：线下借阅纸质档案需签署《档案借阅登记表》，电子档案下载需记录IP地址及操作日志。归还检查：档案归还时需核对完整性（如是否有缺页、涂改），电子档案需确认已删除本地副本。第四章档案管理监督与评估第十条监督机制日常监督：档案管理中心每月抽查各部门归档情况，重点检查电子文件格式合规性（如是否为PDF/A格式）、元数据完整性（如是否包含形成时间、版本信息）。定期检查：每季度开展档案安全检查，包括存储环境温湿度记录、备份介质有效性测试（如光盘读取测试）及系统日志审计（是否存在异常访问记录）。专项审计：每年聘请第三方机构对档案管理合规性进行审计，重点核查涉密档案保管情况及销毁流程的规范性。第十一条考核与奖惩考核指标：归档及时率：部门年度应归档文件中，在规定期限内完成归档的比例（目标≥95%）。档案完整率：抽查档案中，元数据齐全、内容无缺失的比例（目标≥98%）。安全事故率：年度内档案泄密、丢失或损坏事件数量（目标=0）。奖惩措施：奖励：对归档及时率达100%的部门，授予“档案管理先进单位”称号；对发现重大档案安全隐患并及时上报者，给予现金奖励。惩处：未按期归档导致文件丢失的，扣减部门年度考核分；违规泄露涉密档案的，按《保密法》追究责任人责任，情节严重者移交司法机关。第五章电子档案管理专项细则第十二条电子文件归档规范格式标准：文本类：采用PDF/A-1a格式（长期保存无字体依赖），页面大小统一为A4，分辨率300dpi。图像类：照片用JPEG（压缩比≤10:1），扫描件用TIFF（黑白模式，分辨率400dpi）。视频类：采用H.264编码的MP4格式，码率≥2Mbps，确保画质清晰可辨。元数据要求：随电子文件一并归档的元数据包括：基础信息：文件标题、形成部门、形成时间、文件编号。业务信息：关联项目编号、审批人、业务类型（如“采购合同”“人事任免”）。技术信息：文件格式、大小、校验值（如MD5哈希值，用于完整性校验）。第十三条电子档案安全保障系统安全：档案管理系统需部署防火墙、入侵检测系统（IDS）及数据防泄漏（DLP）软件，禁止外部设备直接接入存储服务器。采用“三员分立”管理模式：系统管理员负责设备维护，安全审计员负责日志审查，操作员负责日常档案处理，权限互不交叉。应急处置：数据恢复：当本地存储故障时，通过云端备份在4小时内恢复核心档案；离线备份介质需在24小时内完成数据重建。灾备演练：每半年开展一次灾难恢复演练，模拟服务器宕机、病毒攻击等场景，测试恢复流程的有效性。第六章附则第十四条制度更新本细则根据国家档案