档案管理防冻保护预案

档案管理防冻保护预案一、总则（一）编制目的为有效应对冬季低温、冰雪等极端天气对档案安全造成的威胁，确保档案实体和信息的完整性、可用性，最大限度降低因冻害导致的档案损失，特制定本预案。本预案适用于各级各类档案管理机构（包括档案馆、档案室、企业档案部门等）在冬季低温季节的防冻保护工作，旨在明确职责分工、规范工作流程、强化应急处置能力，为档案安全提供坚实保障。（二）编制依据本预案依据《中华人民共和国档案法》《档案馆建筑设计规范》《档案库房技术管理暂行规定》《重大活动和突发事件档案管理办法》等相关法律法规及行业标准编制。同时，结合档案管理工作的实际需求和冬季防冻工作的实践经验，确保预案的科学性、合法性和可操作性。（三）适用范围本预案适用于档案管理机构在冬季（通常指每年11月至次年3月，具体时间可根据当地气候特点调整）可能面临的低温、冰冻、暴雪、强寒潮等极端天气事件，以及由此引发的档案库房温度过低、供暖系统故障、水管冻裂、电力中断等影响档案安全的情况。（四）工作原则预防为主，防治结合：将防冻保护工作的重点放在日常预防上，通过完善基础设施、加强日常监测、开展风险评估等措施，提前消除安全隐患。同时，做好应急准备，一旦发生冻害事件，能够迅速、有效地进行处置。统一领导，分级负责：在档案管理机构负责人的统一领导下，明确各部门、各岗位的职责分工，形成分级负责、协同联动的工作机制。快速反应，科学处置：建立健全应急响应机制，确保在冻害事件发生后，能够迅速启动预案，组织力量开展救援和处置工作。处置过程中，要遵循科学规律，采取合理有效的措施，避免盲目操作造成二次损害。以人为本，安全第一：在防冻保护工作中，要始终将人员安全放在首位，确保工作人员在开展各项工作时的人身安全。同时，全力保障档案的安全，最大限度减少档案损失。二、组织机构与职责（一）应急领导小组成立档案管理防冻保护应急领导小组，由档案管理机构主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组的主要职责包括：统一领导、指挥和协调档案管理防冻保护工作；研究制定防冻保护工作的重大决策和部署；审批本预案及相关应急处置方案；决定启动和终止应急响应；协调与外部相关部门（如气象、电力、供暖、消防等）的沟通与协作。（二）应急工作小组在应急领导小组的领导下，设立若干应急工作小组，具体负责各项防冻保护工作的实施。各小组的组成及职责如下：综合协调组：由办公室（或综合管理部门）负责人牵头，成员包括行政、后勤等相关人员。主要职责：负责应急工作的综合协调、信息收集与报送、文件起草与印发、会议组织与记录等工作；协调各工作小组之间的工作，确保信息畅通、行动一致。技术保障组：由档案技术管理部门负责人牵头，成员包括档案保护技术人员、设备维护人员等。主要职责：负责档案库房温湿度监测系统、供暖系统、通风系统、消防系统等设备设施的日常维护与检修；制定防冻保护技术方案，为应急处置提供技术支持；指导档案的抢救与修复工作。物资保障组：由后勤保障部门负责人牵头，成员包括物资采购、仓库管理等相关人员。主要职责：负责防冻保护应急物资的采购、储备、管理和调配工作；根据预案要求，确保应急物资的种类、数量充足，并定期进行检查和更新。现场处置组：由档案保管部门负责人牵头，成员包括档案管理员、安保人员等。主要职责：负责档案库房的日常巡查与监测；在冻害事件发生后，迅速赶赴现场，开展档案的抢救、转移和保护工作；配合技术保障组进行设备设施的抢修和维护。宣传培训组：由宣传教育部门负责人牵头，成员包括宣传、培训等相关人员。主要职责：负责开展防冻保护知识的宣传教育和培训工作，提高全体工作人员的防冻保护意识和应急处置能力；及时向社会公众发布相关信息（如需）。三、预防预警机制（一）风险评估定期组织开展档案管理防冻保护风险评估工作，全面分析可能影响档案安全的各种因素。评估内容主要包括：档案库房建筑结构：检查库房墙体、屋顶、地面的保温性能，门窗的密封情况，是否存在漏风、渗水等问题。供暖系统：评估供暖设备的运行状况、供暖能力、管道的保温情况以及是否存在老化、腐蚀等隐患。温湿度控制系统：检查温湿度监测设备的准确性和稳定性，评估系统的调控能力是否能够满足档案保存的要求。电力供应系统：分析电力供应的可靠性，检查线路是否存在老化、过载等问题，评估备用电源（如发电机）的性能和启动时间。档案自身状况：了解档案的材质、年代、保存状况等，评估不同类型档案对低温的耐受程度。周边环境：考虑周边地区的气候特点、地形地貌、排水系统等因素对档案库房的影响。根据风险评估结果，制定相应的防范措施，明确整改责任人和整改期限，及时消除安全隐患。（二）日常监测建立健全档案库房日常监测制度，明确监测内容、监测频率和监测人员。监测内容主要包括：温湿度监测：使用温湿度自动监测系统或人工测量的方式，定期对档案库房的温度和相对湿度进行监测。监测频率应根据季节和天气情况进行调整，冬季低温季节应适当增加监测次数，如每天至少监测2次。供暖系统监测：定期检查供暖设备的运行参数（如出水温度、回水温度、压力等），观察管道是否存在漏水、堵塞等情况，确保供暖系统正常运行。电力系统监测：检查电力线路、开关、插座等设备的运行状况，确保电力供应稳定可靠。档案状况监测：定期对档案进行抽查，观察档案是否出现受潮、变形、霉变、字迹褪色等情况，及时发现问题并采取措施进行处理。监测人员要认真做好监测记录，如发现异常情况，应及时向相关部门报告。（三）预警信息发布当收到气象部门发布的低温、暴雪、强寒潮等预警信息，或通过日常监测发现档案库房存在可能引发冻害的异常情况时，应急领导小组应及时发布预警信息。预警信息应明确预警级别、预警区域、预警时间、可能影响的范围和程度以及应采取的防范措施等内容。预警信息的发布可通过内部通知、短信、微信工作群等方式进行，确保相关人员能够及时收到并采取相应的防范措施。（四）预警响应措施根据预警级别和实际情况，采取相应的预警响应措施。蓝色预警（一般）：当预计未来可能出现低温天气，但对档案安全影响较小。响应措施包括：加强档案库房的日常监测，增加监测次数；检查供暖系统、温湿度控制系统等设备的运行状况；提醒工作人员注意保暖和安全。黄色预警（较重）：当预计未来可能出现明显的低温天气，可能对档案安全造成一定影响。响应措施包括：启动24小时值班制度，安排专人负责监测和应急处置工作；对档案库房的门窗进行密封处理，加强保温措施；检查备用电源、供暖设备的备用零件等是否齐全；准备好应急物资。橙色预警（严重）：当预计未来可能出现严重的低温天气，可能对档案安全造成较大影响。响应措施包括：在黄色预警响应措施的基础上，进一步加强对档案库房的巡查力度；对重要档案进行重点保护，如将其转移至保温性能更好的区域或使用保温材料进行包裹；与供暖、电力等部门保持密切联系，确保其正常运行。红色预警（特别严重）：当预计未来可能出现极端的低温天气，可能对档案安全造成严重威胁。响应措施包括：在橙色预警响应措施的基础上，停止档案库房的一切非必要作业；组织人员对档案库房进行全面检查，及时消除安全隐患；启动应急预案，做好应急处置的各项准备工作。三、预防预警机制（一）风险评估定期组织开展档案管理防冻保护风险评估工作，全面分析可能影响档案安全的各种因素。评估内容主要包括：档案库房建筑结构：检查库房墙体、屋顶、地面的保温性能，门窗的密封情况，是否存在漏风、渗水等问题。供暖系统：评估供暖设备的运行状况、供暖能力、管道的保温情况以及是否存在老化、腐蚀等隐患。温湿度控制系统：检查温湿度监测设备的准确性和稳定性，评估系统的调控能力是否能够满足档案保存的要求。电力供应系统：分析电力供应的可靠性，检查线路是否存在老化、过载等问题，评估备用电源（如发电机）的性能和启动时间。档案自身状况：了解档案的材质、年代、保存状况等，评估不同类型档案对低温的耐受程度。周边环境：考虑周边地区的气候特点、地形地貌、排水系统等因素对档案库房的影响。根据风险评估结果，制定相应的防范措施，明确整改责任人和整改期限，及时消除安全隐患。（二）日常监测建立健全档案库房日常监测制度，明确监测内容、监测频率和监测人员。监测内容主要包括：温湿度监测：使用温湿度自动监测系统或人工测量的方式，定期对档案库房的温度和相对湿度进行监测。监测频率应根据季节和天气情况进行调整，冬季低温季节应适当增加监测次数，如每天至少监测2次。供暖系统监测：定期检查供暖设备的运行参数（如出水温度、回水温度、压力等），观察管道是否存在漏水、堵塞等情况，确保供暖系统正常运行。电力系统监测：检查电力线路、开关、插座等设备的运行状况，确保电力供应稳定可靠。档案状况监测：定期对档案进行抽查，观察档案是否出现受潮、变形、霉变、字迹褪色等情况，及时发现问题并采取措施进行处理。监测人员要认真做好监测记录，如发现异常情况，应及时向相关部门报告。（三）预警信息发布当收到气象部门发布的低温、暴雪、强寒潮等预警信息，或通过日常监测发现档案库房存在可能引发冻害的异常情况时，应急领导小组应及时发布预警信息。预警信息应明确预警级别、预警区域、预警时间、可能影响的范围和程度以及应采取的防范措施等内容。预警信息的发布可通过内部通知、短信、微信工作群等方式进行，确保相关人员能够及时收到并采取相应的防范措施。（四）预警响应措施根据预警级别和实际情况，采取相应的预警响应措施。蓝色预警（一般）：当预计未来可能出现低温天气，但对档案安全影响较小。响应措施包括：加强档案库房的日常监测，增加监测次数；检查供暖系统、温湿度控制系统等设备的运行状况；提醒工作人员注意保暖和安全。黄色预警（较重）：当预计未来可能出现明显的低温天气，可能对档案安全造成一定影响。响应措施包括：启动24小时值班制度，安排专人负责监测和应急处置工作；对档案库房的门窗进行密封处理，加强保温措施；检查备用电源、供暖设备的备用零件等是否齐全；准备好应急物资。橙色预警（严重）：当预计未来可能出现严重的低温天气，可能对档案安全造成较大影响。响应措施包括：在黄色预警响应措施的基础上，进一步加强对档案库房的巡查力度；对重要档案进行重点保护，如将其转移至保温性能更好的区域或使用保温材料进行包裹；与供暖、电力等部门保持密切联系，确保其正常运行。红色预警（特别严重）：当预计未来可能出现极端的低温天气，可能对档案安全造成严重威胁。响应措施包括：在橙色预警响应措施的基础上，停止档案库房的一切非必要作业；组织人员对档案库房进行全面检查，及时消除安全隐患；启动应急预案，做好应急处置的各项准备工作。四、预防措施（一）档案库房建筑维护保温隔热措施：对档案库房的墙体、屋顶、地面进行保温隔热处理。可采用在墙体外侧或内侧加装保温板、在屋顶铺设保温层、在地面铺设保温材料等方式，提高库房的保温性能。门窗密封处理：检查档案库房门窗的密封情况，对存在缝隙的门窗进行密封处理。可使用密封条、密封胶等材料，减少冷空气的进入。对于窗户，可安装双层玻璃或在冬季加装保温窗帘，提高窗户的保温效果。屋顶和地面防水处理：定期检查档案库房屋顶和地面的防水情况，及时修复漏水部位。冬季降雪后，要及时清理屋顶的积雪，防止积雪融化后渗入库房，同时避免积雪过重对屋顶结构造成损坏。通风口管理：在冬季低温季节，应尽量减少档案库房通风口的开启次数和时间。如需通风，应选择在气温较高的中午时段进行，并控制通风时间，避免冷空气大量进入库房。（二）供暖系统保障供暖设备选型与安装：根据档案库房的面积、高度、保温性能等因素，选择合适的供暖设备。供暖设备的安装应符合相关规范和标准，确保设备运行安全可靠。供暖系统调试与维护：在冬季供暖前，应对供暖系统进行全面的调试和维护。检查供暖设备的运行状况、管道的连接情况、阀门的开关状态等，确保系统正常运行。定期对供暖设备进行清洗、保养，提高设备的热效率和使用寿命。供暖温度控制：根据档案保存的要求，合理控制档案库房的供暖温度。一般来说，档案库房的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。在冬季低温季节，可适当提高供暖温度，但不宜过高，以免造成档案脱水、变形。备用供暖设备准备：配备必要的备用供暖设备，如电暖器、空调等。当主供暖系统出现故障时，可及时启用备用设备，确保档案库房的温度保持在适宜的范围内。（三）温湿度控制温湿度监测系统建设：安装温湿度自动监测系统，实现对档案库房温湿度的实时监测和记录。系统应具备数据存储、查询、报警等功能，当温湿度超出设定范围时，能够及时发出报警信号。温湿度调控措施：根据温湿度监测结果，采取相应的调控措施。当库房温度过低时，可通过开启供暖设备、关闭通风口等方式提高温度；当库房湿度过高时，可通过开启除湿设备、加强通风等方式降低湿度。档案装具选择与使用：选择具有良好防潮、防虫、防光性能的档案装具，如档案盒、档案柜等。档案装具应与档案库房的温湿度环境相适应，避免因装具选择不当对档案造成损害。（四）电力保障电力线路检查与维护：定期对档案库房的电力线路进行检查和维护，更换老化、破损的线路和设备，确保电力供应安全可靠。备用电源配置：配备必要的备用电源，如发电机、不间断电源（UPS）等。备用电源的容量应根据档案库房的用电负荷进行合理配置，确保在停电时能够为重要设备（如温湿度监测系统、供暖设备、消防系统等）提供足够的电力支持。停电应急演练：定期组织开展停电应急演练，提高工作人员在停电情况下的应急处置能力。演练内容主要包括备用电源的启动、设备的切换、档案的保护等。（五）档案装具与包装档案装具质量控制：选择质量合格的档案装具，确保装具具有良好的物理性能和化学稳定性。档案装具应符合国家相关标准和规范的要求，避免使用含有有害物质的材料。档案包装材料选择：对于一些重要的、珍贵的档案，可采用适当的包装材料进行包装。包装材料应具有良好的防潮、防虫、防光性能，如无酸纸、棉布等。包装时要注意避免对档案造成挤压和损坏。档案存放方式：档案应按照一定的顺序和方式存放在档案装具中，避免档案之间相互挤压、摩擦。档案装具应放置在平稳、干燥的地面上，与墙壁、窗户保持一定的距离，以便于通风和检查。（六）人员培训与管理防冻保护知识培训：定期组织工作人员开展防冻保护知识培训，提高工作人员的安全意识和业务水平。培训内容主要包括档案防冻保护的基本知识、日常监测的方法和技巧、应急处置的程序和措施等。岗位职责明确：明确各岗位工作人员在防冻保护工作中的职责和任务，确保各项工作有人负责、有人落实。值班制度落实：在冬季低温季节，严格落实值班制度，安排专人24小时值班。值班人员要认真履行职责，做好值班记录，如发现异常情况，应及时向相关部门报告。五、应急处置（一）应急响应程序事件报告：当发生冻害事件时，现场工作人员应立即向应急领导小组报告。报告内容应包括事件发生的时间、地点、原因、影响范围、损失情况等。应急启动：应急领导小组接到报告后，应立即组织人员对事件进行评估，根据事件的严重程度决定是否启动应急预案。如决定启动应急预案，应明确应急响应级别，并通知各应急工作小组迅速开展工作。应急处置：各应急工作小组按照预案的要求，迅速开展应急处置工作。现场处置组应立即赶赴现场，开展档案的抢救和保护工作；技术保障组应提供技术支持，指导现场处置工作；物资保障组应及时调配应急物资；综合协调组应做好信息收集、报送和协调工作。应急结束：当冻害事件得到有效控制，档案安全得到保障后，应急领导小组应组织人员对事件处置情况进行评估。如确认事件已经结束，应宣布应急响应结束，并通知各应急工作小组停止应急处置工作。（二）不同类型冻害事件的处置措施档案库房温度过低立即检查供暖系统是否正常运行，如发现供暖设备故障，应及时组织维修人员进行抢修。如供暖系统无法在短时间内修复，应启用备用供暖设备，如电暖器、空调等，提高库房温度。关闭档案库房的门窗，减少冷空气的进入。对重要档案进行重点保护，如将其转移至保温性能更好的区域或使用保温材料进行包裹。加强对档案库房温湿度的监测，及时调整调控措施。供暖系统故障立即组织维修人员对供暖系统进行检查和维修，尽快恢复系统的正常运行。在维修期间，启用备用供暖设备，确保档案库房的温度保持在适宜的范围内。如供暖系统故障较为严重，无法在短时间内修复，应考虑将档案转移至其他安全的场所进行存放。加强对档案库房的巡查力度，密切关注档案的状况，如发现档案出现异常情况，应及时采取措施进行处理。水管冻裂立即关闭水管的总阀门，停止供水，防止水继续泄漏。组织人员对漏水区域进行清理，将积水排出库房，避免积水对档案造成损害。对冻裂的水管进行维修或更换，尽快恢复供水。检查档案是否受到水的浸泡，如发现档案受潮，应及时将其转移至干燥、通风的地方进行晾干处理。对于珍贵档案，应请专业人员进行修复。加强对档案库房的通风和除湿，降低库房的相对湿度，防止档案霉变。电力中断立即启动备用电源，如发电机、UPS等，确保重要设备（如温湿度监测系统、消防系统等）的正常运行。检查档案库房的照明情况，如照明不足，应使用应急照明设备，确保工作人员能够正常开展工作。加强对档案库房的巡查力度，密切关注档案的状况，如发现异常情况，应及时采取措施进行处理。与电力部门保持密切联系，了解电力恢复的时间，做好相应的准备工作。档案受潮、冻结如档案只是轻微受潮，应将其转移至干燥、通风的地方进行晾干处理。晾干过程中，要避免阳光直射和高温烘烤，以免对档案造成损害。如档案冻结，应将其放置在温度逐渐升高的环境中进行解冻，避免突然升温导致档案变形、损坏。解冻后，应及时对档案进行晾干处理。对于受潮、冻结较为严重的档案，应请专业的档案修复人员进行处理，按照科学的方法进行修复，最大限度恢复档案的原貌和价值。（三）应急物资保障应急物资种类：根据档案管理防冻保护工作的需要，储备必要的应急物资。主要包括：供暖设备：如电暖器、空调、发电机等。温湿度调控设备：如除湿机、加湿器等。防水排水设备：如水泵、水桶、拖把等。照明设备：如手电筒、应急灯等。通讯设备：如对讲机、手机等。个人防护用品：如手套、口罩、安全帽等。档案保护材料：如无酸纸、棉布、干燥剂等。工具设备：如扳手、螺丝刀、钳子等。应急物资储备