餐饮行业供应合同管理手册

餐饮行业供应合同管理手册一、手册目的与适用范围本手册旨在为餐饮企业规范供应合同管理流程，保障食材（含原辅料、调味品等）供应的安全性、稳定性与合规性，提升供应链效率，降低法律与经营风险。适用于餐饮企业采购部门、法务部门及相关管理人员，指导其开展供应商筛选、合同签订、履约管理、风险防控等工作。二、合同前期管理（一）供应商筛选餐饮企业需建立多维度评估体系，从以下方面考察潜在供应商：经营稳定性：参考企业成立年限、注册资本、经营规模（如日产能、仓储面积），优先选择行业内经营5年以上、无重大经营异常的企业；行业信誉：通过“国家企业信用信息公示系统”查询行政处罚记录，或向其合作客户（如其他餐饮品牌）了解履约口碑；供应能力：评估日/月最大供货量、应急补货能力（如突发订单增长时的响应速度）、物流覆盖范围（是否支持冷链/专车配送）；质量管控：要求供应商提供内部质检流程文件（如农残检测记录、批次留样制度），必要时实地考察生产车间卫生标准。筛选方式可结合实地走访（观察生产环境、仓储条件）、样品试用（小批量采购测试口感、稳定性）、同行推荐（餐饮协会或行业社群内的口碑推荐）开展。（二）资质审查对供应商的主体资质与产品资质进行双重审核，留存加盖公章的复印件备案：主体资质：营业执照（经营范围需包含对应食材的生产/销售）；食品生产许可证（若为食品加工企业）或食品经营许可证（若为贸易型企业）；若涉及进出口食材，需提供海关报关单、检验检疫证明。产品资质：食材的第三方质检报告（如蔬菜农残检测、肉类瘦肉精检测，报告有效期不超过6个月）；特殊食材的认证文件（如有机食品认证、清真食品认证）；溯源凭证（如农产品产地证明、冷链运输温度记录）。（三）需求确认餐饮企业应结合经营场景（如正餐、快餐、茶饮）与季节波动（如夏季小龙虾需求、冬季火锅食材需求），明确采购需求：产品参数：细化食材名称（如“山东寿光有机黄瓜”）、规格（如“直径3-5cm，长度20-25cm”）、等级（如大米“国标一级”）、包装要求（如“真空包装，每袋5kg”）；数量与周期：按日/周/月预估采购量（如“每日配送新鲜蔬菜50kg”），约定供货周期（如“每周一、三、五上午9点前送达”）；特殊要求：如“清真食材需单独配送”“冷链运输温度需保持0-4℃”“禁用防腐剂”等，需在合同中明确标注。三、合同签订管理（一）合同条款设计合同条款需兼顾明确性与灵活性，核心条款建议如下：1.标的条款清晰描述采购标的的名称、规格、质量标准，可引用国家标准（如“符合GB2760《食品安全国家标准食品添加剂使用标准》”）、行业标准或双方约定的企业标准（如“牛肉需为谷饲120天，脂肪含量≤20%”）。同时约定验收依据（如“以供应商提供的质检报告及到货感官验收为准”）。2.价格与结算条款定价方式：可选择固定价（如“五常大米X元/公斤”）或浮动价（如“以XX批发市场月均价为基准，上下浮动不超过5%”），浮动价需明确调整周期（如季度调整）与参考依据；结算周期：如“货到验收合格后30日内结算”或“月结（每月5日前核对上月订单）”，避免“账期过长”或“预付全款”；付款方式：约定对公转账（需明确双方开户行、账号），要求供应商开具增值税专用发票（餐饮企业为一般纳税人时）或普通发票，发票内容需与采购标的一致（如“鲜猪肉”“有机蔬菜”）。3.交付与验收条款交付方式：供应商负责送货上门（含装卸），或餐饮企业自提（需明确提货地址）；验收流程：到货后24小时内完成外观检查（如包装完整性、食材新鲜度）、质检报告核对，必要时抽样送检（费用由责任方承担，如“因供应商原因导致检测不合格，费用由供应商承担”）；不合格处理：验收不合格的，餐饮企业有权拒收、换货或扣减货款（如“按合同价的10%扣款”），供应商需在“24小时内重新配送合格货物”。4.违约责任条款延迟交付：每延迟1日，按“合同金额的0.5‰”支付违约金；延迟超过“5日”，餐饮企业有权解除合同并要求赔偿损失（如“因断货导致的营业损失、客户索赔”）；质量违约：因食材质量问题导致食品安全事故的，供应商需承担“全部赔偿责任（含医疗费、行政处罚款、品牌商誉损失）”，并按“合同金额的20%”支付违约金。5.争议解决条款优先选择协商或行业调解（如餐饮协会调解），协商不成的，约定由“合同签订地人民法院诉讼”或“XX仲裁委员会仲裁”（二者择一，避免约定不明）。（二）合同形式与签署流程1.合同形式：必须采用书面合同（纸质或电子合同，电子合同需符合《电子签名法》要求，如使用CA数字证书签署），禁止口头约定；2.签署流程：内部审核：采购部门起草合同后，提交法务部门（或外聘律师）审核，重点审查“条款合法性”（如违约金比例是否过高）、“风险点”（如质量责任是否清晰）；签署授权：由企业法定代表人或授权代表签字（需出具授权委托书，注明授权范围与期限），加盖公章或合同专用章；份数与存档：双方各执至少2份，企业内部“采购、财务、法务部门”分别留存。四、合同履行管理（一）订单管理餐饮企业应通过书面订单（如盖章的采购单、邮件、企业ERP系统订单）下达采购需求，订单需包含“合同编号、产品信息、数量、交付时间”，作为合同的补充文件（与合同冲突时，需约定“以订单/合同为准”）。（二）交付管理1.进度跟踪：采购人员需跟踪供应商的“生产、备货、物流进度”，通过“电话沟通、物流平台查询”等方式确认到货时间，提前预警“延迟风险”（如遇恶劣天气，要求供应商调整配送方案）；2.到货确认：供应商送货时，需提供“送货单”（注明订单号、产品信息、数量），餐饮企业接收人核对无误后签字确认（或通过系统签收），严禁“无单收货”。（三）验收管理1.感官验收：检查食材“外观”（如蔬菜新鲜度、肉类色泽）、“包装”（是否破损、过期）、“标识”（生产日期、保质期、产地）；2.文件验收：核对“质检报告、检疫证明”的有效性（如是否在有效期内、检测项目是否齐全）；3.问题处理：验收不合格的，立即“拍照/录像留证”，书面通知供应商（注明问题点、整改要求），协商解决方案（换货、降价、退款），并记录处理结果（如“2023年X月X日，供应商配送的西红柿腐烂率超10%，协商后换货，新货于当日18点前送达”）。（四）结算管理1.单据核对：财务部门核对“送货单、验收单、发票”的一致性（数量、金额、产品信息），严禁“无票付款”或“多票付款”；2.付款审批：按企业付款流程（如“采购申请→验收确认→财务审核→领导审批”）执行，留存审批记录；3.发票管理：要求供应商开具“与合同主体一致”的发票，发票内容需与“采购标的”相符（如“鲜猪肉”“有机蔬菜”），妥善保管发票原件。（五）沟通管理建立定期沟通机制：月度沟通：双方采购负责人召开会议，总结“上月履约情况”（如交付准时率、质量合格率），沟通“下月需求变化”（如新增菜品所需食材）；问题响应：设立“专人对接”（如采购专员+供应商业务员），对“突发问题”（如食材临时断货、质量异常）“2小时内响应，24小时内提出解决方案”。五、合同变更与终止管理（一）合同变更1.变更情形：因“市场价格波动”“餐饮企业菜品调整”（如新增火锅业务需采购毛肚）、“供应商产能变化”等原因，需变更“价格、数量、交付周期”等条款；2.变更流程：双方协商一致后，签订书面变更协议（注明原合同编号、变更内容、生效时间），由授权代表签字盖章，变更协议与原合同具有同等效力。（二）合同终止1.终止情形：约定终止：合同期满且双方无续签意向；法定终止：供应商“严重违约”（如连续3次延迟交付、提供假冒食材）、餐饮企业“业务转型”（如关闭门店）；协商终止：双方协商一致提前终止合同。2.终止流程：提前通知：需提前“30日”书面通知对方，说明终止原因；清算与交接：核对“未结货款、未交付订单”，完成“货物/资料交接”（如供应商需取回剩余包装、餐饮企业退还供应商的样品）；遗留问题处理：明确终止后双方的责任（如“保密义务”“售后质保期内的维修责任”）。六、风险防控与纠纷处理（一）风险类型及防控1.质量风险：食材变质、农残超标等。防控措施：加强供应商资质审查，约定“严格的验收标准及违约责任”；定期抽检（如“每月随机送检1-2批次”），留存检测报告；与供应商约定“留样制度”（如每批次食材留样48小时）。2.供应风险：断货、延迟交付。防控措施：与核心供应商签订“独家供应协议”（或约定“最低供货量”）；建立“备选供应商库”（如2-3家同类供应商），提前沟通“需求波动”；约定“应急补货条款”（如供应商需在24小时内从备选产地调货）。3.法律风险：合同条款无效、资质过期。防控措施：法务审核合同，避免“霸王条款”（如“排除对方主要权利”的条款）；定期核查供应商资质（如“每季度更新一次”），保留资质文件复印件并加盖供应商公章。（二）纠纷处理1.协商优先：发生纠纷后，双方“采购、法务人员”优先协商，明确“责任方及解决方案”（如赔偿金额、整改措施）；2.第三方调解：协商不成的，可申请“行业协会”（如餐饮协会、食品流通协会）调解；3.仲裁/诉讼：调解无果的，按合同约定启动“仲裁或诉讼程序”，需注意：证据保留：合同、订单、验收记录、沟通记录（邮件、微信聊天记录需公证）、质检报告等；时效要求：诉讼时效为“3年”，仲裁需在“约定的仲裁时效内”提出。七、合同档案管理（一）档案内容合同档案应包含：合同文本及附件（如供应商资质、样品检测报告）；变更协议、终止协议；订单、送货单、验收单、发票复印件；沟通记录（如会议纪要、邮件往来）、纠纷处理文件（如调解协议、判决书）。（二）保管要求1.专人保管：指定“采购或行政人员”负责档案管理，电子档案需“加密存储”（如设置访问密码）；2.存档方式：纸质档案按“合同编号”分类存放（如按供应商名称首字母排序），电子档案备份至“企业云盘或移动硬盘”；3.保密与借阅：档案涉及“商业秘密”（如采购价格、客户信息），需签订“保密协议”；内部借阅需“填写申请单，注明用途”，归还时检查完整性。（三）保管期限合同档案保管期限至少为“合同终