机关单位文件归档管理流程

机关单位文件归档管理流程文件归档管理是机关单位政务运行的重要基础性工作，既是维护单位历史真实面貌的关键环节，也为政务决策、工作追溯、合规审查提供核心支撑。科学规范的归档流程，能有效提升文件资源的利用效率，保障档案的完整性、准确性与安全性。以下结合机关工作实际，梳理文件归档管理的全流程要点。一、文件收集：源头把控，确保应归尽归机关文件产生于日常办公、专项工作、会议活动等场景，收集环节需覆盖全类型、全周期文件，避免遗漏。（一）收集范围界定机关文件分为文书类（收发文、会议纪要、请示报告、工作计划总结等）、专项类（审计报告、项目验收材料、调研成果等）、声像类（会议照片、视频、录音）、电子类（邮件、电子公文、数据库文件）及实物类（奖牌、证书、印章模）等。需特别关注办理完毕的现行文件（如收文经批示、承办后，发文经印发后）、内部流转的过程性文件（如初稿、征求意见稿，若对决策有重要支撑需留存）、阶段性工作形成的成套材料（如专项整治、活动策划的全套文档）。（二）收集责任与时效部门职责：各业务部门指定专人（档案联络员）负责本部门文件的日常收集，建立“随办随归”机制——收文办理完毕后1个工作日内移交，发文正式印发后3个工作日内（含定稿、发文稿纸）移交，专项工作文件在任务结束后1周内完成收集。档案部门统筹：档案管理岗定期（每月）向各部门催收文件，对重大活动、紧急任务形成的文件，提前介入指导收集（如大型会议前，与会务组沟通档案收集清单）。二、文件整理：分类组卷，实现有序管理整理是将零散文件转化为系统档案的核心环节，需遵循“年度—机构（部门）—问题—保管期限”的分类逻辑（或结合单位实际调整，如“年度—问题—保管期限”），区分不同档案类型细化操作。（一）文书档案整理（以“件”为单位为主）1.件的界定：一份文件为一件（如一份请示+批复为一件，正文在前、附件在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前）。需去除文件内金属物（订书钉、回形针），采用线装、胶装或无酸纸装订。2.分类排序：按年度分开（如2023年、2024年文件分箱），同一年度内按部门（或问题）归类，再按文件形成时间或重要程度排序（如党委文件、行政文件分属不同类别，同类别内按发文日期先后排列）。3.编号与编目：为每件文件编制档号（如“2023-办-001”，代表2023年办公室第1件），同时填写《归档文件目录》，包含件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注（如“涉密”“需长期利用”）等字段，确保检索精准。（二）专项档案整理（以“卷”为单位为例）对项目、审计等成套材料，采用“组卷”方式：按项目阶段（筹备、实施、验收）或问题（财务、技术、管理）组卷，每卷厚度不超过2厘米；拟写案卷标题（如“2023年XX项目可行性研究报告及批复材料”），标注卷内文件起止日期、页数，编制《卷内文件目录》。三、价值鉴定：去芜存菁，明确保管期限鉴定是判断文件保存价值的关键，需依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合单位职能、文件内容，确定“永久”“30年”“10年”等保管期限（或地方/行业细化标准）。（一）鉴定主体与流程成立档案鉴定小组（由档案员、业务骨干、法律顾问组成），每年对到期档案（如保管10年的文件）及新增文件开展鉴定。对无保存价值的文件，填写《档案销毁（剔除）意见书》，说明理由（如重复文件、事务性便条），经部门负责人、分管领导审批后，纳入待销毁清单。（二）特殊文件处理涉密文件：单独鉴定，保管期限按密级要求执行（如机密级文件保管期限不低于20年），销毁时需履行涉密载体销毁程序。电子文件：结合内容与载体稳定性鉴定，对易失效的电子文件（如旧格式文档），提前转换格式并备份。四、归档交接：手续完备，实现权责转移整理、鉴定后的文件，需向档案管理部门正式移交，完成“部门暂存”到“集中保管”的过渡。（一）移交准备档案部门提前1个月向各部门发《归档通知》，明确移交时间、清单模板（含文件数量、类型、保管期限）。移交部门核对文件与目录，确保“件数、页数、内容”一致，在目录上加盖部门公章、经办人签字。（二）交接验收档案员对照清单逐件（卷）核对，重点检查文件完整性（如发文是否含定稿）、装订规范性、目录准确性。双方签字确认《档案移交清单》（一式两份，各存一份），明确移交日期、文件范围，作为责任划分依据。五、保管利用：安全为基，服务为本档案保管需兼顾“安全防护”与“高效利用”，建立“实体+数字”双备份机制。（一）实体档案保管库房管理：档案库房需恒温（14-24℃）、恒湿（45%-60%），安装防盗门窗、消防设施、防虫（霉）设备，定期（每月）检查温湿度、文件完好度，做好记录。存放方式：按档号顺序入柜，不同保管期限、类型的档案分区存放（如永久档案单独列架），柜内放置防虫剂、干燥剂。（二）数字化与利用服务数字化加工：对高频利用、珍贵档案（如历史会议记录），开展数字化扫描，生成PDF或OCR文本，存入档案管理系统，实现“线上检索、线下调阅”。利用流程：内部人员借阅需填写《档案借阅单》，经部门负责人审批；复制、摘抄档案需注明用途，涉密档案利用严格执行保密规定；对外提供档案需凭单位介绍信，按规定范围查阅。六、移交与销毁：依规处置，闭环管理档案保管期满后，需依规移交或销毁，确保“有始有终”。（一）到期移交保管期限为“永久”的档案，在单位保管满20年（或按地方档案馆要求）后，向同级国家档案馆移交，填写《档案移交清册》，附电子目录，双方现场清点验收。（二）到期销毁对保管期满且无移交价值的档案，由档案鉴定小组再次鉴定，编制《档案销毁清册》（含文件题名、文号、形成时间、保管期限），经单位分管领导、主要领导审批后，报同级档案行政管理部门备案。销毁时需双人监销（档案员、纪检人员），销毁后在清册上签字，注明销毁时间、地点，清册永久保存。结语机关文件归档管理是一项系统性工作，需贯穿“收集—整理—鉴定—归