采购入库及费用报销操作规程

采购入库及费用报销操作规程一、目的与适用范围为规范公司采购入库及费用报销管理，确保物资采购合规高效、费用报销准确规范，有效控制成本并保障企业资产安全，结合公司实际运营需求，特制定本规程。本规程适用于公司各部门（含下属单位）的物资采购、入库管理及相关费用报销活动，涵盖生产资料、办公用品、服务类采购等涉及的入库与报销流程。二、职责分工（一）采购部门负责采购需求对接、供应商筛选与管理、采购合同（订单）签订与执行、采购过程跟踪协调，以及采购相关票据的收集整理。（二）仓储管理部门负责到货物资的验收（数量、质量、规格等）、入库登记、库存管理，以及异常到货情况的反馈与协助处理。（三）财务部门负责采购预算把控、报销票据合规性审核、款项支付与账务处理，以及费用报销的最终审批（按权限执行）。（四）使用部门提出采购需求，参与到货验收（尤其是技术/使用标准相关的物资），配合完善需求描述，对报销事项的真实性负责。三、操作流程（一）采购管理流程1.采购需求申请使用部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，明确采购物资（或服务）的名称、规格、数量、预算金额、需求时间及使用用途等信息。申请表需经部门负责人审核，确保需求真实、预算合理（预算外采购需提前完成预算调整申请）。2.采购审批小额采购（金额≤[X]元，依公司实际设定）：部门负责人审批后，提交采购部门执行。大额采购（金额>[X]元）：经部门负责人审核后，报分管领导（或总经理办公会）审批，通过后移交采购部门。特殊采购（如应急、独家供应商采购）：需附情况说明，经分管领导及财务负责人会签后执行。3.采购执行供应商选择：优先从合格供应商名录中选择；新增供应商需完成资质审核（营业执照、信用记录等），并通过三家及以上比价（或竞争性谈判）确定合作方。合同（订单）签订：与供应商签订合同（或订单），明确物资规格、数量、价格、交货期、质量标准等，合同需经法务（或合规岗）审核后生效。订单跟踪：跟踪订单进度，遇交货延迟、质量异常等问题，及时与供应商沟通并反馈至需求、财务部门。（二）入库管理流程1.到货验收供应商送货时，需随货提供送货单、发票（或收据）、质检报告（如需）等单据。仓储部门会同使用部门（技术类物资需技术人员参与）核对单据与实物：数量验收：清点到货数量，与送货单、采购订单核对；若有短缺，及时记录并反馈采购部门。质量验收：检查物资外观、规格、性能是否符合合同约定，必要时抽样检测；若质量不符，填写《验收异常单》，由采购部门协调退换货或索赔。2.入库登记验收合格后，仓储部门填写《入库单》，注明物资名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息，由验收人、仓库管理员签字确认。《入库单》需及时录入库存管理系统，副本传递至财务部门作为账务处理依据。3.异常处理到货短缺/损坏：仓储部门发现问题后，立即与采购部门沟通，协调供应商补发、换货或扣款；涉及费用的，重新核定采购金额。单据缺失：供应商未提供完整单据的，采购部门需督促补齐，否则财务部门有权暂缓付款。（三）费用报销流程1.报销申请报销人（通常为采购经办人）整理采购相关票据（发票、入库单、验收单、合同复印件等），填写《费用报销单》，注明报销事项、金额、用途，并附票据粘贴单（票据按类型、时间顺序粘贴整齐）。2.部门审核报销人所在部门负责人审核报销单及附件，确认采购事项真实、费用合理、票据完整，签字确认后提交财务部门。3.财务审核财务部门审核以下内容：票据合规性：发票真伪、抬头、税号、金额是否准确，票据类型是否符合规定（如采购物资需增值税发票）。附件完整性：是否包含入库单、验收单、合同等支撑材料，单据签字是否齐全。预算符合性：费用是否在预算范围内，超预算部分是否有审批手续。审核通过后，按公司审批权限提交审批（小额报销由财务负责人审批，大额需分管领导或总经理审批）。4.款项支付审批通过后，财务部门根据公司付款政策（对公转账、报销打款等）完成款项支付，付款后在报销单及票据上加盖“已付款”印章，避免重复报销。5.账务处理财务部门根据报销单、票据及入库单等，及时进行账务处理，准确记录采购成本、应付账款或费用支出，确保账实、账账相符。四、相关制度衔接本规程需与公司《采购管理制度》《费用报销管理办法》《仓储管理规定》等制度配套执行，各部门操作中需严格遵守制度要求。如遇制度修订，本规程同步更新，以最新制