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文档简介

XX公司行政部门2024年X月X日工作推进会议纪要一、会议基本信息时间：2024年X月X日14:30-16:00地点：公司X楼X会议室参会人员：行政部总监王XX、综合组组长张XX、后勤组组长李XX、法务组组长赵XX、行政专员刘XX、陈XX主持人：王XX记录人：刘XX二、会议议程1.讨论行政流程优化方案2.审议《办公物资管理规范（修订稿）》3.研究团队协作机制提升举措三、会议内容（一）行政流程优化方案讨论针对员工反馈的“报销流程周期长、审批环节冗余”问题，综合组张XX先梳理了现有流程节点，指出“部门初审—行政复审—财务终审”中，部分事项存在“重复核验材料”的情况。后勤组李XX结合“办公设备维修申请”实例，建议将“日常物资采购、设备维修、差旅报销”三类事项的“部门初审”合并为“后勤组/综合组统一受理”，减少跨部门沟通成本。法务组赵XX补充：“需保留‘合同审批、大额支出’等关键风险点的双人复核，避免流程简化导致责任模糊。”经讨论，会议确定：由张XX牵头，联合各小组于X月X日前完成《行政流程优化初稿》，重点简化“非必要审核环节”，同时明确“各环节责任人+时限要求”（如“常规报销3个工作日内完成审批”），提交下次会议审议。（二）办公物资管理规范修订审议后勤组李XX汇报《办公物资管理规范（修订稿）》，提出新增“部门月度物资需求预报”机制（各部门提前5个工作日提报下月需求），便于统筹采购与库存调配。行政专员陈XX反馈：“新员工对‘物资申领流程’不熟悉，建议配套可视化流程图。”会议审议后明确：1.修订稿原则通过，后勤组于X月X日前完善“物资申领流程图+操作指引”，同步在公司OA系统发布；2.自X月X日起试行“月度需求预报”，各部门指定专人对接，后勤组每周五汇总需求并公示；3.每季度末由李XX牵头，联合财务部开展“物资盘点抽查”，确保账实相符。（三）团队协作机制提升举措研究行政部总监王XX指出，近期跨小组协作存在“信息传递滞后、职责边界模糊”问题（如上月经费报销与会议室调度的冲突）。综合组张XX建议建立“行政工作协作台账”，记录“任务发起、交接、完成情况”，明确各环节责任人。行政专员刘XX补充：“可利用现有办公软件搭建‘协作群组’，实时共享任务进度。”会议达成共识：由刘XX负责，于X月X日前搭建“协作台账模板”（含任务描述、责任人、时间节点、进展反馈等字段），在部门内部试运行；各小组组长每周一提交“上周协作事项总结”，由王XX汇总后在部门例会上通报；每季度末开展“跨组协作案例复盘”，分析问题并优化流程。四、行动事项任务内容责任人完成时间------------------------------------------------梳理行政流程优化初稿张XXX月X日完善物资管理规范流程图及指引李XXX月X日搭建行政工作协作台账模板刘XXX月X日提交首次协作事项总结各组长X月X日五、散会与生效散会时间：2024年X月X日16:00纪要生效：经参会人员审议通过后，电子版同步上

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