公司采购全流程管理规范和操作手册

公司采购全流程管理规范和操作手册一、前言为规范公司采购行为，提升采购效率与质量，降低采购风险，保障经营活动的物资、服务需求得到及时、合规、经济的满足，结合公司实际运营场景，特制定本管理规范及操作手册。本手册适用于公司各部门、业务单元的物资采购、服务采购及工程类采购活动（特殊采购事项按专项制度执行）。二、采购需求管理（一）需求发起各部门需结合业务计划、资产配置或项目进度，由需求提出人填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格、技术参数、数量、交付时间、预算金额及使用场景。需求发起前，需通过市场调研或历史数据验证必要性（如避免重复采购、超标准采购）。（二）需求审批部门负责人初审：重点审核需求与业务的匹配度。采购/归口部门审核：验证预算符合性、采购方式适配性（如大额/特殊品类需提报分管领导或总经理办公会审议）。三、采购计划编制（一）计划整合采购管理部门汇总审批后的需求，结合年度预算、资金安排、供应商供货周期，编制《月度/季度采购计划》，明确采购项目、方式、启动时间、预算及责任人。（二）计划调整因业务变更或市场因素需调整计划时，需求部门需提交书面申请（说明调整原因及影响），经原审批流程确认后更新计划。四、供应商管理（一）供应商准入1.信息收集：通过招标公告、行业推荐、供应商自荐等渠道，建立《供应商信息库》（记录资质、经营范围、合作案例等）。2.资质审核：联合法务、技术部门审核营业执照、生产许可证、信用记录（如国家企业信用信息公示系统查询），剔除经营异常、失信主体。3.实地考察（可选）：对重要物资/大额采购的供应商，组织考察小组实地查看生产规模、质量管理体系，形成《供应商考察报告》。（二）供应商评估与分级每年度（或项目结束后），从产品质量（验收合格率）、交货及时性、售后服务、价格竞争力等维度评分，划分A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改进）四级。A级优先合作，D级限期整改（整改不通过则列入黑名单，3年内禁入）。（三）供应商退出供应商出现重大违约（如假冒伪劣、恶意抬价、泄密）、资质失效或连续两次评估为D级时，经法务审核、分管领导审批后，从合格库中移除并通报各部门。五、采购实施（一）采购方式选择采购方式适用场景------------------------------------------------------------------------------------------公开招标预算较大、技术标准统一、潜在供应商多（需符合《招标投标法》）。竞争性谈判技术复杂、供应商少或招标失败（邀请≥3家供应商谈判，对比方案、报价、服务）。单一来源采购专利独占、原供应商维保、紧急抢险等（需出具《单一来源采购说明》并审计备案）。直接采购小额零星、独家代理或原供应商续购（价格未超原合同10%，需填《直接采购审批表》）。（二）采购流程操作1.招标文件编制：技术部门提供参数，采购部门拟定商务条款（交货期、付款方式等），法务审核合同模板，经分管领导审批后发布。2.开标与评标：组建评标小组（含技术、财务、采购人员，必要时外聘专家），评审投标文件并出具《评标报告》。3.谈判与议价：提前制定谈判策略（如价格底线），双人在场并记录《谈判纪要》，最终报价需经财务成本测算。六、合同管理（一）合同拟定以公司标准模板为基础，补充质量保证金、验收标准、知识产权归属等条款（技术条款由技术部门确认，法务审核法律风险）。（二）合同审批与签订合同经需求、采购、财务、法务依次审批（OA线上流转，意见可追溯），由法定代表人/授权代表签署并加盖公章，双方各执一份存档。（三）合同履行跟踪指定专人跟踪进度，督促供应商履约。若出现延期、质量问题，及时发函催告并启动违约处理（如扣除质保金、更换供应商）。七、采购验收与付款（一）验收管理物资验收：需求、采购、质检（或技术）组成小组，对照合同检查数量、规格、质量，填写《采购验收单》（不合格则要求整改/退换货）。服务验收：需求部门根据服务成果（如报告、培训效果）出具《服务验收确认书》。（二）付款流程1.付款申请：供应商提供发票、验收单、合同复印件，采购人员填写《付款申请表》（注明付款节点及金额）。2.付款审批：经需求部门确认、采购审核、财务复核（发票真伪、金额匹配）、分管领导审批后，财务安排付款。3.质保金支付：质保期满且无质量问题，需求部门出具《质保金支付确认书》，按流程支付尾款。八、档案管理与复盘优化（一）档案归档采购全流程文件（需求表、计划、招标文件、合同、验收单、付款凭证等）按项目编号整理归档，纸质+电子档案同步保存（期限≥5年，固定资产/长期服务项目延长至资产报废后3年）。（二）复盘与优化每季度召开复盘会，分析成本偏差、供应商履约问题、流程效率瓶颈，形成《采购复盘报告》，提出改进措施（如优化供应商库、简化小额采购流程），经管理层审批后落地。九、附则1.本手册由采购管理部门解释、修订（修订需经总经理办公会审议）。2.