2025年实验幼儿园采购管理制度

2025年实验幼儿园采购管理制度为加强实验幼儿园采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，保障幼儿园教育教学等各项工作的顺利开展，结合本园实际情况，特制定本采购管理制度。采购原则1.公开透明原则：采购活动应具有较高的透明度，采购信息、采购过程和采购结果应及时、准确地向相关人员公开，接受监督。2.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等的竞争机会，确保采购过程公正、公平，防止不正当竞争行为。3.公正原则：采购人员在采购活动中应保持公正的态度，严格按照规定的程序和标准进行操作，不偏袒任何一方。4.诚实信用原则：采购双方应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动的顺利进行。5.质量优先原则：在采购过程中，要把质量放在首位，确保所采购的物品和服务符合幼儿园的使用要求和相关标准。6.效益原则：既要考虑采购成本，又要注重采购的效益，实现资金的合理使用，提高资源利用效率。采购组织与职责1.采购领导小组-成立由园长任组长，副园长、财务人员、教师代表等组成的采购领导小组。-负责审定幼儿园采购计划和采购预算，对重大采购项目进行决策。-监督采购活动的全过程，确保采购活动符合相关法律法规和本制度的规定。-协调解决采购过程中出现的重大问题。2.采购部门-采购部门是幼儿园采购工作的具体执行机构，负责采购计划的编制和实施。-收集、整理供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。-组织采购活动，包括发布采购信息、接收供应商报价、组织开标、评标等。-与供应商签订采购合同，并跟踪合同的执行情况。-负责采购物品的验收、入库和付款等工作。3.使用部门-使用部门负责提出采购需求，填写采购申请表，并对采购物品的规格、型号、数量、质量等要求进行详细说明。-参与采购过程，提供技术支持和相关建议。-对采购物品进行使用和管理，及时反馈使用情况。4.财务部门-负责审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用。-办理采购款项的支付手续，对采购资金进行核算和监督。-参与采购项目的绩效评价，提供财务方面的分析和建议。5.监督部门-监督部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程的公开、公平、公正。-受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。-对采购项目的绩效进行评价，提出改进建议。采购计划管理1.采购计划的编制-每年末，各使用部门根据本部门下一年度的工作任务和实际需求，编制本部门的采购计划。采购计划应包括采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等内容。-采购部门对各使用部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合幼儿园的整体发展规划和财务状况，编制幼儿园年度采购计划草案。-年度采购计划草案经采购领导小组审议通过后，报园长办公会批准实施。2.采购计划的调整-采购计划一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购计划，使用部门应填写采购计划调整申请表，说明调整的原因和内容，经采购部门审核，报采购领导小组批准后执行。-对于涉及金额较大或影响重大的采购计划调整，还需报园长办公会重新审议批准。3.临时采购计划-对于因突发事件或紧急情况需要进行的临时采购，使用部门应填写临时采购申请表，说明采购的原因、物品或服务的名称、规格、型号、数量等内容，经部门负责人签字后，报采购部门审核。-采购部门根据实际情况，确定采购方式，并及时组织采购活动。对于金额较小的临时采购，可以采用直接采购的方式；对于金额较大的临时采购，应按照规定的采购程序进行。采购方式选择1.公开招标-采购项目符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式进行采购：-采购金额达到规定标准以上的大型设备、批量物资或服务项目。-采购项目具有广泛的市场需求，有足够数量的潜在供应商参与竞争。-公开招标的程序如下：-采购部门发布招标公告，公告内容包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、投标截止时间、开标时间和地点等。-接收供应商的投标文件，并进行资格审查。-组织开标、评标活动，按照规定的评标标准和方法确定中标供应商。-向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标-符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：-采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。-采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。-邀请招标的程序如下：-采购部门从供应商档案中选择符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。-接收供应商的投标文件，并进行资格审查。-组织开标、评标活动，按照规定的评标标准和方法确定中标供应商。-向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判-符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：-招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。-技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。-采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。-不能事先计算出价格总额的。-竞争性谈判的程序如下：-采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判文件应包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、谈判程序、评定成交的标准等内容。-邀请不少于三家符合条件的供应商参加谈判。-谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判情况对谈判文件进行修改。-谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。-向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购-符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：-只能从唯一供应商处采购的。-发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。-必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。-单一来源采购的程序如下：-采购部门组织相关人员对采购项目进行论证，形成单一来源采购论证意见。-将单一来源采购论证意见和采购项目相关资料报采购领导小组批准。-与供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。-签订采购合同。5.询价采购-采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式进行采购。-询价采购的程序如下：-采购部门成立询价小组，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、报价要求、评定成交的标准等内容。-邀请不少于三家符合条件的供应商参加询价。-接收供应商的报价文件，并对报价进行比较。-根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。-向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。供应商管理1.供应商的选择-采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况等。-对供应商进行初步筛选，选择符合采购项目要求的供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量控制体系、售后服务等。-根据考察结果，对供应商进行综合评估，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。2.供应商的评价-采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平等。-评价方式可以采用问卷调查、现场检查、数据分析等方法。-根据评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，取消其合格供应商资格。3.供应商的激励与约束-建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予更多的采购机会、延长付款期限等奖励。-与供应商签订采购合同时，明确双方的权利和义务，对供应商的违约行为进行约束。如供应商未能按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供货物或服务，应承担相应的违约责任。采购合同管理1.合同的签订-采购部门在确定中标供应商或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。-采购合同签订前，采购部门应将合同草案送财务部门、使用部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和幼儿园的利益。-采购合同经双方签字盖章后生效。2.合同的履行-采购部门应跟踪合同的执行情况，及时了解供应商的生产进度、交货时间等信息。-供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准提供货物或服务。如因特殊情况需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。-使用部门应做好接收货物或服务的准备工作，在货物或服务到达后，及时进行验收。3.合同的变更与解除-如因不可抗力、政策调整等原因需要变更或解除采购合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面变更或解除协议。-变更或解除采购合同应按照规定的程序进行审批，确保合同变更或解除的合法性和合理性。4.合同的归档-采购合同签订后，采购部门应将合同原件及相关资料进行整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。采购验收管理1.验收组织-采购物品或服务到达后，采购部门应组织使用部门、财务部门等相关人员组成验收小组，对采购物品或服务进行验收。-对于大型设备、批量物资或服务项目，还应邀请专业技术人员参加验收。2.验收标准-验收小组应按照采购合同约定的质量标准、技术要求和相关国家标准、行业标准进行验收。-对于没有明确质量标准的采购物品或服务，应按照通常标准或符合采购目的的特定标准进行验收。3.验收程序-验收小组在收到采购物品或服务后，应首先检查其包装是否完好，数量是否相符。-对采购物品进行外观检查，检查其表面是否有瑕疵、损坏等情况。-按照规定的检验方法和程序，对采购物品的性能、质量等进行检验。-对于服务项目，应检查服务的内容、质量是否符合合同约定。-验收小组根据验收结果填写验收报告，验收报告应包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结论等内容。4.验收结果处理-如验收合格，验收小组应在验收报告上签字确认，采购部门按照合同约定办理付款手续。-如验收不合格，验收小组应及时通知供应商，要求供应商在规定的时间内进行整改或更换。如供应商未能在规定时间内完成整改或更换，应按照合同约定承担违约责任。采购付款管理1.付款申请-采购物品或服务验收合格后，采购部门应填写付款申请表，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，报财务部门审核。-付款申请表应包括采购项目名称、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容。2.付款审核-财务部门对付款申请表及相关资料进行审核，审核内容包括采购项目是否符合预算、合同条款是否履行、验收是否合格、发票是否合规等。-对于审核通过的付款申请，财务部门按照规定的程序办理付款手续；对于审核不通过的付款申请，应及时通知采购部门补充或修改相关资料。3.付款方式-采购付款方式可以采用银行转账、支票、汇票等方式。对于金额较小的采购项目，可以采用现金支付方式，但应严格按照现金管理的有关规定执行。-财务部门应根据合同约定的付款时间和方式，及时支付采购款项。采购绩效评价1.评价指标-采购绩效评价指标包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商满意度等方面。-采购成本指标主要包括采购价格、采购费用等；采购质量指标主要包括采购物品的合格率、次品率等；采购效率指标主要包括采购周期、交货及时率等；供应商满意度指标主要包括供应商的服务质量、合作意愿等。2.评价方法-采购绩效评价可以采用定量分析和定性分析相结合的方法。定量分析主要