2025年关于对XX公司印章管理及使用情况的自查报告

2025年关于对XX公司印章管理及使用情况的自查报告一、引言印章作为公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，其管理及使用的规范性、安全性直接关系到公司的合法权益和正常运营秩序。为进一步加强公司印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，根据公司内部管理制度要求，于[具体时间段]对公司印章管理及使用情况进行了全面自查。本次自查工作涵盖了公司各类印章的刻制、保管、使用、停用及销毁等各个环节，旨在发现问题、解决问题，确保公司印章管理工作的科学性、严谨性和有效性。二、公司印章基本情况公司目前使用的印章主要包括公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章等，共计[X]枚。各类印章均按照国家相关法律法规和公司内部规定进行刻制，并在公安机关进行了备案登记。以下是各类印章的详细情况：1.公章：代表公司的最高权力象征，用于以公司名义对外发出的各类文件、证明、函件等，是公司对外活动的重要标识。2.法定代表人章：主要用于公司银行账户预留印鉴、签署合同、办理相关业务手续等，具有特定的法律效力。3.财务专用章：专门用于公司财务收支、税务申报、银行结算等财务活动，是公司财务管理的重要工具。4.合同专用章：在签订各类合同、协议时使用，确保合同的合法性和有效性，明确双方的权利和义务。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，仅限于部门内部工作联系、文件往来等使用，不具有对外法律效力。三、印章管理制度建设情况公司高度重视印章管理工作，制定了完善的印章管理制度，明确了印章管理的基本原则、职责分工、使用流程和监督机制。具体内容如下：1.基本原则：坚持“严格管理、规范使用、确保安全”的原则，确保印章的使用符合公司的利益和法律法规的要求。2.职责分工：明确了印章管理部门和使用部门的职责，印章管理部门负责印章的刻制、保管、停用及销毁等工作，使用部门负责印章的申请、使用和归还等工作。同时，指定了专人负责印章的日常管理，确保印章管理工作的专人专责。3.使用流程：建立了严格的印章使用审批流程，使用部门需填写《印章使用申请表》，注明使用印章的事由、文件名称、份数等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，方可到印章管理部门盖章。对于重要文件和合同，还需经过法务部门审核。印章管理人员在盖章前，需对文件内容进行审核，确保文件内容与申请事项一致。4.监督机制：建立了印章使用监督机制，定期对印章管理及使用情况进行检查和审计，及时发现和纠正存在的问题。同时，加强对印章管理人员和使用人员的培训和教育，提高其风险意识和责任意识。四、印章刻制情况自查在印章刻制方面，公司严格按照国家相关法律法规和公司内部规定进行操作，确保印章刻制的合法性和规范性。具体情况如下：1.刻制申请：因工作需要刻制印章时，使用部门需填写《印章刻制申请表》，说明刻制印章的原因、名称、规格等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司办公室备案。2.刻制审批：公司办公室对刻制申请进行审核，符合要求的，报公司法定代表人审批。经法定代表人批准后，由公司办公室负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.备案登记：印章刻制完成后，公司办公室及时到公安机关进行备案登记，并将印章的印模、刻制时间、使用范围等信息进行存档。通过自查，未发现公司存在违规刻制印章的情况，所有印章均按照规定的程序进行刻制和备案登记。五、印章保管情况自查印章保管是印章管理的重要环节，直接关系到印章的安全和使用。公司制定了严格的印章保管制度，确保印章的安全存放和妥善保管。具体情况如下：1.保管人员：公司指定了专人负责印章的保管，保管人员具备良好的职业道德和责任心，经过严格的审查和培训后上岗。2.保管场所：印章保管场所配备了必要的安全设施，如保险柜、防盗门、监控设备等，确保印章的安全存放。同时，印章保管场所实行双人双锁管理，钥匙分别由保管人员和管理人员保管。3.保管记录：建立了印章保管记录，详细记录了印章的出入库时间、使用人员、使用事由等信息，确保印章的使用情况可追溯。通过自查，发现公司印章保管情况良好，未发现印章被盗用、丢失等情况。但在检查过程中，也发现了一些问题，如部分印章保管场所的监控设备存在故障，未能正常运行。针对这一问题，公司及时安排人员进行了维修，确保监控设备正常运行。六、印章使用情况自查印章使用是印章管理的核心环节，直接关系到公司的合法权益和正常运营。公司严格按照印章使用审批流程进行操作，确保印章使用的合法性和规范性。具体情况如下：1.使用审批：在自查过程中，对公司[具体时间段]内的印章使用申请进行了抽查，共抽查了[X]份申请，其中[X]份申请符合审批流程，[X]份申请存在审批手续不齐全的情况。对于审批手续不齐全的申请，公司已要求相关部门进行了补充完善。2.使用登记：检查了公司印章使用登记记录，发现印章使用登记记录完整、准确，能够清晰反映印章的使用情况。但在检查过程中，也发现了一些问题，如部分登记记录的字迹模糊，难以辨认。针对这一问题，公司已要求印章管理人员重新填写登记记录，确保登记记录清晰、准确。3.使用范围：对公司印章的使用范围进行了检查，发现公司各类印章均按照规定的使用范围进行使用，未发现超范围使用印章的情况。通过自查，发现公司印章使用情况总体良好，但仍存在一些问题，如部分审批手续不齐全、登记记录字迹模糊等。针对这些问题，公司已采取了相应的整改措施，确保印章使用的规范性和安全性。七、印章停用及销毁情况自查印章停用及销毁是印章管理的重要环节，直接关系到公司的信息安全和合法权益。公司制定了严格的印章停用及销毁制度，确保印章停用及销毁的合法性和规范性。具体情况如下：1.停用申请：因公司名称变更、部门撤销等原因需要停用印章时，使用部门需填写《印章停用申请表》，说明停用印章的原因、名称、规格等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司办公室备案。2.停用处理：公司办公室对停用申请进行审核，符合要求的，及时收回停用的印章，并在印章管理系统中进行停用登记。同时，将停用的印章交由专人保管，妥善处理。3.销毁申请：对于不再使用的印章，使用部门需填写《印章销毁申请表》，说明销毁印章的原因、名称、规格等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司办公室备案。4.销毁处理：公司办公室对销毁申请进行审核，符合要求的，组织相关人员对销毁的印章进行鉴定，确认无误后，进行销毁处理。销毁过程由专人监督，并做好记录。通过自查，未发现公司存在违规停用及销毁印章的情况，所有印章均按照规定的程序进行停用及销毁处理。八、存在的问题及整改措施通过本次自查，发现公司印章管理及使用情况总体良好，但仍存在一些问题，具体如下：1.部分人员印章管理意识淡薄：部分员工对印章管理的重要性认识不足，存在随意使用印章、不按规定流程审批等情况。2.印章管理制度执行不够严格：在印章使用过程中，存在审批手续不齐全、登记记录不规范等问题，反映出印章管理制度执行不够严格。3.印章保管场所安全设施有待完善：部分印章保管场所的监控设备存在故障，未能正常运行，存在一定的安全隐患。针对以上问题，公司采取了以下整改措施：1.加强培训教育：组织全体员工进行印章管理知识培训，提高员工的印章管理意识和风险意识。同时，加强对印章管理人员和使用人员的业务培训，提高其业务水平和操作能力。2.严格制度执行：进一步加强对印章管理制度的宣传和教育，确保全体员工熟悉和掌握印章管理制度的内容和要求。同时，加强对印章使用过程的监督和检查，对违反印章管理制度的行为进行严肃处理。3.完善安全设施：及时对印章保管场所的监控设备进行维修和更换，确保监控设备正常运行。同时，加强对印章保管场所的安全管理，定期进行安全检查，消除安全隐患。九、自查结论通过本次自查，公司对印章管理及使用情况进行了全面、深入的检查，发现了存在的问题，并采取了相应的整改措施。目前，公司印章管理及使用情况总体良好，各类印章均按照规定的程序进行刻制、保管、使用、停用及销毁，未发现违规使用印章的情况。但公司将继续加强印章管理工作，不断完善印章管理制度，提高印章管理水平，确保公司印章管理工作的科学性、严谨性和有效性。十、下一步工作计划为进一步加强公司印章管理工作，规范印章使用流程，防范印章使用风险，公司制定了以下下一步工作计划：1.持续完善印章管理制度：根据国家相关法律法规和公司实际情况，对印章管理制度进行进一步完善和优化，确保印章管理制度的科学性、合理性和有效性。2.加强印章管理信息化建设：引入先进的印章管理系统，实现印章管理的信息化、智能化，提高印章管理的效率和安全性。3.定期开展印章管理检