承办论坛合同范本

承办论坛合同范本甲方（承办方）：名称：[承办方公司全称]法定代表人：[承办方公司法定代表人姓名]地址：[承办方公司注册地址]联系方式：[承办方联系电话]乙方（委托方）：名称：[委托方公司全称]法定代表人：[委托方公司法定代表人姓名]地址：[委托方公司注册地址]联系方式：[委托方联系电话]鉴于乙方有意委托甲方承办[论坛名称]，甲方具备承办该论坛的专业能力和经验，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方承办乙方[论坛名称]事宜达成如下协议：一、论坛基本信息1.论坛名称：[论坛全称]2.论坛主题：[详细描述论坛主题]3.论坛时间：[具体日期及时间段]4.论坛地点：[详细地址]5.参与人员：预计参会人数[X]人，包括但不限于行业专家、学者、企业代表等。二、服务内容及要求1.筹备阶段协助乙方完成论坛策划方案，包括但不限于确定论坛议程、演讲嘉宾邀请、会议场地安排、活动宣传推广等，确保策划方案符合乙方的要求和预期。负责邀请知名行业专家、学者、企业高管等作为演讲嘉宾，并与嘉宾沟通确认演讲主题、时间、内容等细节，确保嘉宾的质量和演讲效果。负责会议场地的选址、租赁、布置等工作，按照乙方要求营造符合论坛主题和氛围的会议环境，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、座位安排、展示区域设置等。制定并执行论坛宣传推广方案，通过多种渠道进行宣传，包括但不限于线上媒体广告投放、社交媒体推广、线下海报张贴、行业邮件推送等，提高论坛的知名度和影响力，吸引目标受众参与。负责论坛相关资料的准备工作，如会议手册、嘉宾介绍资料、宣传资料、礼品等，确保资料内容准确、完整、精美。2.举办阶段负责论坛现场的组织和协调工作，包括签到接待、会议流程引导、现场秩序维护、设备技术支持等，确保论坛顺利进行，无任何安全事故和重大失误。安排专业的摄影摄像团队，对论坛进行全程拍摄和录制，包括开幕式、主题演讲、分论坛讨论、闭幕式等环节，为乙方提供高质量的影像资料，用于后续宣传和资料留存。负责与演讲嘉宾保持沟通，确保嘉宾按时到达现场并顺利完成演讲，如遇突发情况及时与乙方协商解决方案。按照乙方要求提供会议期间的餐饮服务，包括午餐、茶歇等，确保餐饮质量和卫生符合相关标准。3.后续阶段对论坛进行总结和评估，收集参会人员的反馈意见，形成书面报告提交给乙方，为乙方今后举办类似活动提供参考和改进建议。协助乙方整理和编辑论坛相关的文字、图片、视频等资料，形成完整的活动档案，交由乙方妥善保管。三、双方权利义务（一）甲方权利义务1.权利按照本合同约定收取承办费用。根据乙方要求和实际情况，对论坛的策划、组织和实施等工作提出合理建议和调整方案，但需提前征得乙方同意。在论坛举办过程中，有权使用乙方提供的相关资料和信息，但需保证不泄露给任何第三方，且仅用于本合同约定的承办论坛目的。2.义务严格按照本合同约定的服务内容和要求，认真履行承办职责，确保论坛的顺利举办和高质量完成。投入足够的人力、物力和财力资源，组建专业的承办团队，包括但不限于策划人员、场地布置人员、宣传推广人员、技术支持人员、后勤保障人员等，确保各环节工作的专业性和高效性。对承办过程中涉及的所有事项承担保密义务，不得泄露乙方的商业秘密、个人隐私以及其他任何与论坛相关的敏感信息。负责与第三方供应商（如场地租赁公司、餐饮服务公司、广告公司等）签订相关合同，并确保第三方供应商按照合同约定履行义务，如因第三方原因导致论坛出现问题，由甲方承担相应责任并负责解决。在论坛举办前，将详细活动方案、预算明细、嘉宾名单、宣传资料等提交给乙方审核，经乙方确认后方可实施。在论坛举办过程中，及时向乙方汇报进展情况，如遇重大问题或突发事件，应在第一时间通知乙方，并积极采取措施解决，同时向乙方提供详细解决方案和应对措施。按照乙方要求提供论坛相关的发票及财务明细报表。（二）乙方权利义务1.权利有权对甲方承办论坛的工作进行监督和检查，提出意见和建议，要求甲方及时整改。有权根据本合同约定，要求甲方提供与论坛承办相关的各类报告和资料。在甲方未按照本合同约定履行义务时，有权要求甲方承担违约责任，并采取相应措施保障自身权益。2.义务按照本合同约定向甲方支付承办费用。向甲方提供与论坛相关的必要信息和资料，包括但不限于论坛主题、参会人员范围、预算限制、特殊要求等，确保甲方能够准确理解乙方需求，顺利开展承办工作。协助甲方完成与论坛相关的各项工作，如提供必要的支持和协调，配合甲方与第三方供应商进行沟通和对接等。在论坛举办前，对甲方提交的活动方案、预算明细、嘉宾名单、宣传资料等进行审核，并及时反馈意见，确保论坛的各项安排符合乙方的期望和要求。在论坛举办过程中，积极配合甲方的工作，共同应对可能出现的各种问题和挑战。四、费用及支付方式（一）承办费用本合同项下的承办费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。该费用包含甲方为承办论坛所产生的各项成本及利润，具体明细如下：1.策划费用：人民币[X]元，包括论坛策划方案的制定、修改和完善等工作。2.嘉宾邀请费用：人民币[X]元，涵盖邀请演讲嘉宾的交通、住宿、出场费等相关费用。3.场地租赁及布置费用：人民币[X]元，包含场地租赁费用、舞台搭建、音响设备租赁、灯光布置、座位安排、展示区域设置等费用。4.宣传推广费用：人民币[X]元，用于线上媒体广告投放、社交媒体推广、线下海报张贴、行业邮件推送等宣传活动。5.资料准备费用人民币[X]元，包括会议手册、嘉宾介绍资料、宣传资料、礼品等的设计、印刷和制作费用。6.摄影摄像费用：人民币[X]元，用于论坛全程的拍摄和录制工作。7.餐饮服务费用：人民币[X]元，提供会议期间的午餐、茶歇等餐饮服务。8.其他费用：人民币[X]元，包含不可预见的其他与承办论坛相关的费用支出。（二）支付方式1.预付款：合同签订后[X]个工作日内，乙方支付承办费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.中期款：在论坛筹备工作完成并经乙方验收合格后[X]个工作日内，乙方支付承办费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.尾款：论坛举办结束后[X]个工作日内，乙方支付剩余承办费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。甲方应在收到每笔款项后的[X]个工作日内，向乙方开具合法有效的发票。五、违约责任1.若甲方未按照本合同约定的服务内容和要求履行承办职责，导致论坛出现重大失误或无法顺利举办，甲方应退还乙方已支付的全部费用，并按照承办费用总额的[X]%向乙方支付违约金。如因甲方违约给乙方造成其他损失的，甲方还应承担相应的赔偿责任。2.若乙方未按照本合同约定向甲方支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权暂停承办工作，并要求乙方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时乙方应继续履行支付义务。3.任何一方违反本合同约定的保密义务，应向对方支付人民币[X]元的违约金，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应补足差额部分。4.如因不可抗力或政府部门的政策调整等不可预见、不可避免的原因导致本合同无法履行或部分无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据实际情况协商解决方案，如调整合同内容、顺延履行期限等。六、争议解决本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本合同过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本合同约定的论坛承办工作全