办公室工作分工与职责说明

办公室工作分工与职责说明办公室作为单位高效运转的核心枢纽，肩负统筹协调、服务保障、规范管理等多重职能。科学的分工与清晰的职责界定，是提升办公效能、保障工作质效的关键。结合工作实际，现将办公室核心岗位（模块）的分工与职责说明如下：一、综合协调模块职能定位：统筹部门协作、推进任务落地、优化团队调度，是办公室“承上启下、左右联动”的核心环节。核心职责：统筹跨部门工作衔接，牵头制定年度工作计划、月度重点任务清单，明确“任务-责任-时限”三维推进台账；跟踪督办重要决策、会议决议及领导交办事项，通过“周提醒、月通报”机制确保执行到位，定期形成《督办事项进展报告》；协调跨部门项目推进，牵头召开协作碰头会，梳理堵点问题并推动解决（如联合业务部门制定《跨部门协作流程图》）；负责办公室内部人员排班与工作调度，遇突发任务启动“弹性补位机制”，保障团队高效协同。协作要点：主动对接各业务部门需求，每周五17:00前汇总工作进展；建立“部门联络人”清单，遇争议事项第一时间牵头协商，24小时内反馈初步解决方案。二、文书与档案管理模块职能定位：规范公文流转、保障档案安全、严守用印纪律，是单位行政规范的“守门人”。核心职责：全流程管理公文收发：收文“即收即分办”，发文“三级审核（拟稿-核稿-会签）”，定期开展“办文质量复盘”，优化《公文处理常见问题手册》；统筹档案全生命周期管理：按规范完成档案收集、整理、归档（含电子档案），建立“分类检索+权限管理”的档案借阅系统，每年开展一次档案清查；严格印章与介绍信管理：执行“用印审批单+双人复核”制度，登记《用印台账》并留存影像记录，杜绝“空白介绍信”流出。协作要点：与业务部门共建“办文联络人”机制，每月开展1次公文规范培训；档案借阅需提前1个工作日提交申请，紧急情况可启动“绿色通道”（需分管领导签批）。三、会务与接待模块职能定位：保障会议质效、展现单位形象、优化资源调度，是对外沟通与内部决策的“服务窗口”。核心职责：会议全流程闭环管理：会前征集议题、审核材料、布置会场（含音视频调试），会中做好记录、服务保障，会后24小时内完成纪要分发、决议跟踪；重要接待精细化服务：策划接待方案（含行程、餐饮、陪同人员），提前3天完成方案预审，接待后1个工作日内完成《接待总结报告》；统筹会议资源管理：建立《会议室使用台账》，推行“预约制+错峰调度”，每月检查设备维护情况（如投影仪、音响系统）。协作要点：会前1天与业务部门确认议程细节，接待前24小时再次核对行程；会议室使用需提前1个工作日通过OA系统预约，紧急会议可联系值班人员协调。四、后勤与保障模块职能定位：维护办公环境、保障物资供给、严守安全底线，是单位平稳运转的“后勤堡垒”。核心职责：办公环境常态化管理：对接物业做好保洁、绿植养护，建立《设施报修台账》（24小时内响应维修需求）；物资全流程管控：按“按需申领、节约优先”原则采购办公用品，每月盘点库存，推行“以旧换新”机制降低浪费；安全生产与应急管理：制定消防、防汛等应急预案并每半年组织演练，定期检查消防器材、电路安全；公务车辆调度：建立《车辆使用台账》，提前1天确认行程细节，每月开展驾驶员安全培训。协作要点：每季度开展“后勤满意度调研”，根据反馈优化服务；车辆调度需提前1个工作日提交《用车申请单》，紧急公务可联系值班驾驶员（需分管领导授权）。五、信息与宣传模块职能定位：传递内部动态、塑造外部形象、防范舆情风险，是单位“发声窗口”与“形象名片”。核心职责：内部信息高效传递：建立“部门-办公室”两级信息报送网络，每周编辑《工作动态简报》，重要信息2小时内报送分管领导；对外宣传品牌塑造：运营官方新媒体平台，策划专题报道（如“业务攻坚纪实”“员工风采”），每季度制定《宣传选题计划》；舆情监测与应对：每日监测网络舆情，建立“1小时响应、4小时研判、24小时反馈”机制，牵头制定《舆情应对预案》；文化建设与品牌维护：统筹宣传物料制作（如手册、海报），设计单位视觉识别系统（VI），每年开展1次文化活动（如“读书分享会”“技能比武”）。协作要点：与业务部门共建“信息员”队伍，每月开展1次选题共创会；舆情响应需第一时间联系涉事部门核实情况，重大舆情需同步报主要领导。六、协作机制与保障办公室作为“服务中枢”，需以“全局视角+细节思维”履行职责，在分工中强化协作：1.例会制度：每周一召开“碰头会”（15分钟）同步工作进展，每月末召开“复盘会”（60分钟）总结问题、优化流程；2.AB岗互补：核心岗位设置AB岗，每季度开展“岗位交叉培训”，确保“一人离岗、工作不断”；3.首问负责制：对外部咨询、内部需求实行“首问负责”，需跨岗位协作的，由首问人牵头协