餐饮集团采购管理流程规范手册

餐饮集团采购管理流程规范手册第一章总则1.1目的为规范集团旗下各餐饮品牌（含门店、中央厨房）的采购管理流程，保障食材及物资品质安全、成本可控、供应稳定，提升采购效率与合规性，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于集团总部、区域分公司及旗下所有餐饮经营主体的采购活动，涵盖食材（生鲜、干货、调味品等）、餐饮设备、餐具、耗材等采购品类。1.3基本原则品质优先：采购物资需符合国家食品安全标准及集团品质要求，优先选择资质合规、质量稳定的供应商。成本可控：通过集中采购、比价议价、库存优化等方式，在保障品质的前提下合理控制采购成本。合规透明：采购流程需符合国家法律法规及集团内控制度，关键环节（如招标、合同签订）需留痕可追溯。高效协同：采购部门、使用部门（门店、中央厨房）、财务部门需建立协同机制，确保需求提报、供货、验收、结算等环节高效衔接。第二章采购需求管理2.1需求提报门店需求：各门店根据营业预估、库存结余及菜品更新计划，由厨师长或店长填写《采购需求单》，明确物资名称、规格、数量、到货时间（鲜货需精确到次日/当午时段），每周五17:00前提交至区域采购部。中央厨房需求：中央厨房根据生产计划、库存及门店要货计划，由生产主管提报《生产性采购需求单》，每周四18:00前提交至总部采购中心。临时需求：突发需求（如设备故障、临时活动）需填写《临时采购申请单》，经门店/厨房负责人、区域经理双签后，2小时内提报至采购部门。2.2需求审核采购部门需在1个工作日内完成需求审核，重点核对：需求与预算的匹配性（超预算需求需附专项说明）；库存合理性（滞销物资需核减采购量，避免积压）；规格与品质要求（如特殊食材的产地、等级）。2.3需求调整若市场供应、成本或需求发生变化，由提报部门发起《需求变更申请》，经原审核人确认后，采购部门同步调整采购计划。第三章供应商管理3.1供应商准入资质审核：新供应商需提供营业执照、食品经营/生产许可证、质检报告（近6个月内）、冷链运输资质（鲜货类）等文件，采购部门需验证资质有效性及经营范围。实地考察：对年采购额超10万元的供应商，采购部联合品控、使用部门实地考察，重点评估生产环境、仓储条件、产能稳定性、质量管控体系。样品试用：关键食材（如核心酱料、特色生鲜）需提供样品，由厨师长、品控人员评估口感、稳定性，试用周期不少于3天，试用合格后方可进入合作环节。3.2供应商分级根据供货质量（合格率）、价格竞争力（同品类比价）、交货及时率、服务响应速度，将供应商分为A（优质）、B（合格）、C（待改进）三级：A级：年度合作占比不低于60%，可优先获得大额订单、账期延长等政策；B级：需每季度提交改进计划，采购量逐步优化；C级：限期（3个月）整改，整改后仍不达标则淘汰。3.3考核与汰换季度考核：采购部联合品控、财务对供应商进行打分，质量合格率低于95%、交货及时率低于90%的供应商启动预警。汰换机制：出现以下情况之一，立即终止合作：提供假冒伪劣产品或篡改质检报告；连续2次交货延迟超24小时（鲜货类超4小时）；年度考核为C级且整改无效。3.4档案管理建立供应商电子档案库，包含资质文件、合作记录、考核结果、样品检测报告等，每半年更新一次；纸质档案由采购部专人保管，保存期不少于3年。第四章采购执行流程4.1采购类型与方式大宗食材（粮油、冻品、干货）：招标采购：年采购额超50万元的品类，每年度组织公开招标，由采购、财务、品控、法务组成评审小组，评选出3-5家合作供应商。长期协议采购：与招标入围供应商签订年度框架协议，约定价格浮动机制（如以批发市场均价为基准，上下浮动不超过5%）、交货周期。鲜货食材（蔬菜、肉类、海鲜）：定点采购：选择3-5家距离门店/中央厨房30公里内的供应商，签订季度供货协议，每日按需配送。每日询价：鲜货采购员需每日对比至少3家供应商报价，确保价格不高于当地批发市场均价的10%，询价记录需存档备查。非食材类物资（设备、餐具、耗材）：标准品采购：通过电商平台（如京东企业购）或品牌经销商采购，需货比三家并索取增值税专用发票。定制类采购：如门店VI餐具、特殊设备，需联合设计、使用部门进行方案评审，签订定制合同并明确验收标准。4.2采购合同管理合同要素：明确标的、规格、数量、质量标准（如生鲜的检疫要求、设备的保修期）、价格（含税）、交货期、付款方式（如货到验收合格后30天付款）、违约责任（如延迟交货的违约金比例）。签订流程：采购部门拟定合同→法务审核（重点审核违约责任、知识产权条款）→分管领导审批（单笔超10万元需总经理审批）→双方签字盖章。履行跟踪：采购专员需在交货前24小时提醒供应商，到货后同步跟踪验收进度，异常情况（如部分缺货、质量瑕疵）需在2小时内与供应商协商解决方案。第五章验收与仓储管理5.1验收环节验收人员：门店验收由厨师长或指定专人负责，中央厨房验收需品控员、仓管员共同参与，验收人员需持《食品安全管理员证》上岗。验收标准：鲜货类：外观无腐烂/变质、检疫证明齐全（肉类需带“两证一报告”）、重量偏差不超过±3%；干货/调味品：包装完好、生产日期在保质期内1/3以上、质检报告与合同一致；设备/餐具：外观无破损、功能正常（设备需现场调试）、配件齐全。异常处理：验收不合格的物资，需拍照留证，填写《验收异常单》，2小时内反馈供应商，协商退货、换货或折价接收（折价需经采购部、财务双签）。5.2仓储管理仓储条件：鲜货类：冷藏（0-8℃）、冷冻（-18℃以下）库需每日记录温湿度，异常时启动备用制冷设备；干货类：存放于通风、干燥的常温库，离地10cm、离墙20cm，避免阳光直射。库存管理：执行“先进先出”原则，仓管员需在物资外包装标注到货日期；每月5日前完成库存盘点，差异率超过0.5%需分析原因（如损耗、出入库错误），并提交《库存盘点报告》。滞销品处理：临近保质期（剩余1/5保质期）的物资，优先调拨至其他门店使用；无法调拨的，经审批后做员工餐或促销处理，避免浪费。第六章结算与复盘管理6.1结算流程发票核对：供应商需在交货后5个工作日内提供增值税专用发票，发票内容需与合同、验收单一致。付款申请：采购专员填写《付款申请单》，附合同、验收单、发票，经采购主管、财务审核（超5万元需分管领导审批）后，提交至出纳付款。付款方式：优先采用银行转账，鲜货类可周结/月结，大宗物资按合同约定账期付款，禁止个人垫付。6.2采购复盘月度分析：采购部每月10日前输出《采购成本分析报告》，对比预算与实际支出、同品类价格波动，识别成本异常点（如某食材价格环比上涨超10%）。季度复盘：每季度末组织供应商评审会，分析各供应商表现（如A级供应商的合作占比是否达标），优化下季度采购策略（如调整供应商结构、谈判降价）。流程优化：根据复盘结果，修订采购流程（如简化小额采购审批、新增品类的招标标准），每半年更新一次手册。第七章风险管控7.1质量风险建立“索证索票+抽检+追溯”体系：要求供应商随货提供质检报告，每月随机抽检10%的批次（重点检测农残、重金属），不合格批次追溯至源头并公示。应急机制：若发生食品安全事件，立即启动备选供应商，同步封存涉事物资、排查同批次产品，24小时内提交《风险处置报告》。7.2供应风险备选供应商库：每类物资储备2-3家备选供应商，每年开展1次备选供应商试用，确保突发断货时可48小时内切换。安全库存：鲜货类保持1天用量的安全库存，干货/冻品保持7天用量，中央厨房需根据季节调整库存策略（如冬季增加蔬菜储备）。7.3合规风险廉政制度：采购人员需签订《廉洁承诺书》，禁止接受供应商宴请、礼品，每2年轮岗一次；审计监督：内审部每季度抽查采购流程（如询价记录、合同签订），发现违规行为立即追责并公示。