仓库收发货管理流程说明

仓库收发货管理流程说明仓库收发货管理是供应链高效运转的核心环节，其规范程度直接影响库存准确性、订单履约效率及企业运营成本。科学的收发货流程既能保障货物在仓储环节的高效流转，又能通过风险管控降低损耗，为上下游业务衔接筑牢基础。本文结合实操经验，梳理收发货全流程要点及优化方向，供企业参考落地。一、收货管理流程收货环节需以“单据合规、实物准确、质量达标”为核心，确保入库货物与订单要求一致，为后续仓储、发货环节奠定基础。（一）到货前准备与通知供应商或物流方需提前1-2个工作日推送到货预告（含货物名称、规格、数量、预计到货时间、运输单号等）。仓库需根据预告：规划收货区域（如托盘区、待检区），避免货物积压；调配作业资源（如叉车、搬运工、质检设备），特殊货物（冷藏品、危险品）需提前核查仓储条件（如冷库温度、危险品库区资质）。（二）到货验收环节验收是风险管控的关键，需“单据、实物、质量”三重核验：1.单据核对：收货人员对照《送货单》《采购订单》（或调拨单）《质检单》（如需），核查货物名称、规格、数量、批次、供应商等信息。若单据缺失或信息矛盾（如送货单数量＞采购单），需立即联系发货方或采购部门确认，禁止盲目收货。2.实物检验：整箱货物：先核对箱数、封条完整性，标记破损/变形箱体；拆箱检验：按货物特性选择全检（高价值、易损品）或抽检（批量标准化商品，抽检比例≥10%），记录外观、包装状态，破损货物需拍照留证。3.质量核验：若货物需质检（如食品、电子元件），质检人员需依据标准（国标/企业内控标准）检测。例如，电子元件需通过万用表检测电压稳定性，食品需核查保质期、菌落总数。合格货物进入下一环节，不合格品移至“待处理区”，同步启动退货/换货流程。（三）入库与系统同步验收通过后，需高效完成入库上架与系统更新：1.库位规划：依据货物属性（重量、周转率、保质期）分配库位，遵循“先进先出”“重货下置”“分类存放”原则。例如，生鲜品优先入冷库，高频拣货商品放中层货架，危险品独立库区。2.搬运与码放：使用合规工具（如叉车、地牛）搬运，避免货物磕碰；码放时控制堆高（如纸箱类≤8层）、预留作业通道，确保货架承重安全。3.系统录入：收货完成后，在WMS（仓储管理系统）中录入实收数量、库位、批次等信息，生成《入库单》，确保系统库存与实物一致。二、发货管理流程发货环节需以“订单准确、拣货高效、配送合规”为目标，保障客户订单及时、准确履约。（一）订单处理与审核1.订单接收：通过ERP/WMS系统获取客户订单（含线上商城、线下销售单），自动解析订单信息（商品、数量、收货地址、配送要求）。人工复核异常订单（如超库存、地址不详），及时反馈销售/客户确认。2.波次规划（可选）：针对批量订单，按配送区域、订单时效、商品类型合并波次（如“北京加急单”“上海日用品单”），优化拣货路径，提升作业效率。（二）拣货作业实施拣货是发货的核心环节，需兼顾效率与准确性：1.任务分配：系统根据库位信息生成《拣货单》（或PDA任务），分配至对应拣货员，明确商品位置、数量、批次（先进先出场景）。2.拣货执行：拣货员依据任务，采用“摘果式”（单订单拣货，适合订单分散）或“播种式”（多订单合并拣货，适合同品多单）拣货。过程中核对商品条码、数量，避免错拿、漏拿；拣货完成后，将货物移至复核区，并在系统中标记“已拣货”。（三）复核与包装复核与包装是“最后一道防线”，需严格把关：1.数量质量复核：复核员对照订单与拣货单，二次核对商品数量、规格、外观；易损品需检查防护措施（如气泡膜包裹、木架加固）。发现差异时，返回拣货环节重新作业。2.包装加固：根据商品特性选择包装材料（纸箱、气泡膜、木架），确保运输安全；粘贴面单、防震标签（如需），并标注“向上”“易碎”等标识。（四）出库交接与跟踪1.单据交接：打印《出库单》（含订单号、商品明细、收货人信息），与运输方（快递、物流）签字确认，明确双方责任（如货物破损、丢失的赔付规则）。2.运输安排：根据订单时效选择配送方式（快递、专车、零担），跟踪货物在途状态（如通过TMS系统查看定位）。异常时（如延误、破损），及时协调运输方处理。3.签收确认：要求收货人当面验货并签字，代收需确认代收人身份；签收信息同步录入系统，完成订单闭环。三、异常情况处理机制收发货过程中难免出现异常，需建立快速响应机制，降低业务损失。（一）收货异常1.数量不符：少发：若供应商确认少发，按实收入库，跟进补货；若为运输损耗，启动理赔流程（保留运输单据、破损证据）。多发：核查是否为赠品、超发，经采购/销售确认后，按实收入库或退回。2.质量问题：外观破损、性能不达标等问题，移至“待处理区”，通知供应商协商退货、换货或折价接收，同步更新系统库存状态。3.单据缺失：无送货单/采购单时，禁止收货，需联系发起方补全单据，确认无误后再执行验收。（二）发货异常1.缺货处理：拣货时发现库存不足，立即通知销售部门与客户沟通，协商换货、延期发货或取消订单，同步更新系统库存预警。2.订单变更：发货前客户要求修改地址、商品，需核实变更权限（如客户身份、订单状态），修改后重新生成拣货单，确保与新订单信息一致。3.运输异常：货物在途损坏、丢失，协助运输方查明责任，向客户补发或退款；同时优化后续运输包装、承运商选择（如更换口碑更好的物流公司）。四、流程优化与管理建议收发货流程需持续迭代，结合业务场景与技术工具，提升效率与合规性。（一）信息化赋能引入WMS+TMS集成方案，实现收发货数据自动同步、库位智能分配、在途可视化；利用RFID、PDA等设备（如扫描商品条码自动校验），减少人工差错。（二）人员能力建设定期开展培训：涵盖流程规范、设备操作、异常处理（如“如何与供应商协商退货”案例分享）。明确岗位SOP：落实“谁操作谁负责”的追责机制，避免责任推诿。（三）流程复盘与迭代数据驱动优化：每月分析验收合格率、发货及时率、异常处理时长等数据，识别瓶颈（如拣货路径过长、质检效率低）。季度流程更新：通过“头脑风暴”“标杆学习”（如参考行业龙头企业流程）优化SOP，适应业务增长。（四）安全与合规管理特殊货物管理：危险品、保税品需遵循法规（如《危险化学品安全