竞争性谈判操作流程及表单范例

竞争性谈判操作流程及表单范例竞争性谈判作为兼具灵活性与规范性的采购方式，广泛应用于政府采购、企业物资采购等场景。它通过多轮沟通优化交易条件，平衡效率与合规性。本文结合实践经验，梳理标准化操作流程，并提供实用表单范例，助力采购主体规范开展谈判工作。一、竞争性谈判操作流程（一）前期准备：明确需求与组建团队1.需求梳理：采购方结合项目特点（如技术复杂、紧急采购、供应商有限等），明确采购标的的技术规格、服务要求、预算范围等核心需求，形成《采购需求说明书》。2.谈判小组组建：由采购方代表、技术专家、财务人员等组成谈判小组（人数≥3且为单数），明确成员职责（如技术评审、商务谈判、合规审查等），填写《竞争性谈判小组组建备案表》（范例见后文）。3.谈判文件编制：小组依据需求制定谈判文件，包含项目概况、供应商资格条件、技术要求、商务条款、响应文件格式、谈判程序、评审标准等内容，确保条款合法合规、表述清晰。（二）公告发布与供应商邀请1.信息发布：通过官方采购平台（如政府采购网）、企业官网或行业媒体发布谈判公告，内容需包含项目名称、采购需求、供应商资格、获取谈判文件的方式/时间、响应文件递交截止时间等。若采用邀请方式，需从符合资格的供应商中选取≥3家发出邀请，留存《供应商邀请函及回执单》。2.答疑与补遗：供应商对文件有疑问的，可在规定时间内提出，谈判小组需以书面形式答疑；若文件需修改，应发布补遗公告并通知所有已获取文件的供应商，确保信息同步。（三）响应文件接收与初审1.文件递交：供应商按要求编制响应文件（含技术方案、商务报价、资质证明等），在截止时间前密封递交。谈判小组检查文件密封性、完整性，填写《响应文件接收登记表》（记录供应商名称、递交时间、文件数量等）。2.资格性审查：依据谈判文件的资格条件（如营业执照、资质证书、信用记录等），对供应商进行审查，填写《资格性审查表》，淘汰不符合条件的供应商，向通过者发放谈判通知。（四）谈判环节：多轮沟通与方案优化1.首轮谈判：谈判小组与通过资格审查的供应商逐一谈判，明确技术细节、服务要求、报价构成等核心内容，同时可要求供应商补充材料或澄清疑问。谈判过程需全程记录，填写《谈判记录单》（含谈判时间、参与人员、主要内容、供应商反馈等）。2.多轮调整（如需）：根据首轮谈判结果，若需优化技术方案或商务条款，谈判小组可组织第二轮、第三轮谈判，同步调整评审标准（需确保对所有供应商公平），并将调整内容书面通知供应商。3.最终报价：谈判结束后，要求所有供应商在规定时间内提交最终报价（需密封），报价为一次性报价，作为成交的核心依据之一。（五）成交确定与公示1.评审与比较：谈判小组依据谈判文件的评审标准（如技术方案合理性、报价合理性、服务能力等），对供应商的响应文件、谈判记录、最终报价进行综合评审，填写《谈判评审打分表》（或《综合评审对比表》），推荐成交候选供应商（一般按得分或性价比排序）。2.成交公示：采购方在官方平台公示成交候选人信息（含供应商名称、报价、主要服务内容等），公示期≥3个工作日，接受社会监督。3.成交确认：公示无异议后，向成交供应商发出《成交确认书》，同时通知未成交供应商（可简要说明未成交原因）。（六）合同签订与履约1.合同起草：以谈判文件、响应文件、谈判记录为依据，起草采购合同，明确双方权利义务、履约期限、验收标准、付款方式等内容。2.合同审批：按企业或政府采购的合同审批流程，完成法务、财务等部门的审批，填写《合同审批表》。3.履约与验收：成交供应商按合同履约，采购方在履约完成后组织验收，填写《项目验收单》，验收合格后按合同支付款项。二、核心表单范例及使用说明（一）竞争性谈判小组组建备案表项目名称采购方名称----------------------------------小组人数成员名单（含姓名、职务、专业、职责）组建时间监督人签字（如有）用途：记录谈判小组人员构成，确保成员资质符合要求，便于内部备案或监管部门核查。（二）响应文件接收登记表供应商名称递交时间密封情况文件份数签收人--------------------------------------------------------......完好/破损正本1份，副本2份...用途：规范响应文件的接收流程，避免文件丢失或篡改，明确双方责任。（三）谈判记录单谈判轮次谈判时间供应商谈判内容（技术/商务/报价）供应商承诺/疑问小组回应------------------------------------------------------------------------------------首轮2023-XX-XXA公司技术参数优化建议需明确验收标准按国标执行用途：全程记录谈判细节，作为评审和合同签订的依据，确保谈判过程可追溯、合规。（四）谈判评审打分表（示例：百分制）评审项权重评分标准供应商A得分供应商B得分------------------------------------------------------------------------技术方案40%方案完整性（20分）、可行性（20分）1816商务报价30%报价合理性（与预算/市场价比对）2528服务能力20%售后响应时间、团队资质等1517信誉记录10%信用评级、履约记录等89总分100%-6670用途：量化评审过程，确保评审结果客观公正，便于对比不同供应商的综合实力。（五）成交确认书致[供应商名称]：你方参与的[项目名称]竞争性谈判，经谈判小组评审，确定你方为成交供应商，成交金额为[X]元，服务内容详见谈判文件及响应文件。请你方在[X]日内与我方联系，签订采购合同。采购方（盖章）：日期：2023-XX-XX用途：正式确认成交结果，明确双方后续签约义务，具有法律约束力。三、操作注意事项1.合规性优先：谈判流程需严格遵循《政府采购法》《招标投标法》等法律法规，确保资格审查、谈判程序、合同签订等环节合法合规，避免因程序瑕疵导致采购无效。2.文件严谨性：谈判文件、响应文件、合同等需用语准确、条款清晰，避免歧义；评审标准需提前明确，且对所有供应商一视同仁。3.记录完整性：谈判记录、评审打分表、文件接收记录等需妥善保存，至少留存3年（或按企业/监管要求），以备审计或纠纷处理。4.保密与公平：谈判过程中需保护