企业档案管理操作规程

企业档案管理操作规程为规范企业档案管理工作，保障档案的完整性、安全性与可利用性，充分发挥档案在企业运营、决策及历史追溯中的作用，结合企业实际运营需求，特制定本操作规程。本规程适用于企业各部门（含下属机构）在日常经营、项目开展、人事管理等活动中形成的各类档案管理工作。一、职责划分（一）档案管理部门职责企业档案管理部门（如综合管理部档案组）作为档案管理的专职机构，主要承担以下职责：制定并完善档案管理制度及操作细则，指导各部门开展档案工作；统筹档案的接收、整理、保管、鉴定及销毁全流程管理，确保档案管理合规有序；维护档案管理系统（含电子档案平台），保障档案存储环境安全（如防火、防潮、防虫、温湿度调控）；负责档案的借阅审批、利用服务及保密管理，定期开展档案安全检查。（二）部门及岗位职责1.部门负责人：对本部门档案管理工作负总责，督促本部门档案管理员按要求完成档案收集、整理及移交。2.部门档案管理员：负责本部门日常文件的收集、初步分类及整理，确保文件与业务活动同步归档；按规定时间向档案管理部门移交档案，办理移交手续并留存记录；配合档案管理部门开展档案鉴定、利用及检查工作。二、档案管理流程（一）档案收集1.收集范围：涵盖企业运营中形成的文书档案（如规章制度、会议纪要、对外函件）、财务档案（如凭证、账簿、审计报告）、人事档案（如劳动合同、职称资料、培训记录）、项目档案（如立项文件、设计图纸、验收报告）、设备档案（如采购合同、维修记录）及其他专项档案（如荣誉证书、知识产权文件）。2.收集要求：日常文书类档案应在文件办理完毕后10个工作日内完成收集，确保文件签字、盖章等要件齐全；项目类档案需在项目验收通过后30日内完成全套资料归集，包含前期调研、过程文档及最终成果；电子档案需与纸质档案同步收集，确保电子文件格式为PDF、DOCX等通用格式，且与纸质版内容一致。（二）档案整理1.分类编目：按《企业档案分类规则》对档案进行分类（如文书类按“年度-机构-问题”分类，项目类按“项目编号-阶段”分类），并赋予唯一档案编号（编号规则：年度+部门代码+类别代码+顺序号）。2.装订装盒：纸质档案需去除金属物，采用线装或胶装方式装订，装入规范档案盒；电子档案需建立目录，与纸质档案编号一一对应，存储于专用服务器或加密硬盘。3.编目著录：填写档案目录（含档号、题名、日期、页数、责任人等），并录入档案管理系统，确保检索信息准确完整。（三）档案归档1.归档条件：档案需完成整理、编目，且内容真实、手续完备（如文件审批流程完整、签字盖章齐全）。2.归档时间：年度文书档案于次年第一季度末前完成归档；项目、设备等专项档案在工作结束后3个月内归档；人事档案随人员变动或信息更新及时归档。3.移交手续：部门档案管理员与档案管理部门办理移交时，需填写《档案移交清单》，双方签字确认后存档。（四）档案保管1.保管环境：档案库房需配备防火、防潮、防虫、防盗设施（如灭火器、除湿机、防虫药剂、监控系统），温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%。2.保管期限：档案分为永久保管（如企业章程、重大合同、股权变更资料）和定期保管（如日常行政文件、普通项目资料，期限为10年、30年等），保管期限划分需符合国家及行业规范。3.安全管理：定期（每半年）开展档案清点，检查档案完好性；电子档案需每周备份，存储介质异地存放，防止数据丢失。（五）档案利用1.借阅审批：内部人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批后，在指定场所查阅；如需复印，需注明用途并经审批。2.利用登记：档案管理部门需记录借阅人、时间、档案内容及归还情况，确保档案去向可追溯。3.保密要求：涉及商业秘密、人事隐私的档案，仅限授权人员查阅，利用过程中严禁泄露档案内容。（六）档案销毁1.鉴定流程：成立档案鉴定小组（由档案管理部门、法务、审计等部门人员组成），对超过保管期限的档案进行审核，判定是否具有继续保存价值。2.销毁审批：无保存价值的档案需填写《档案销毁审批表》，经企业分管领导审批后实施销毁。3.销毁方式：纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案需彻底删除并销毁存储介质，确保无法复原；销毁过程需有2名以上人员监销，填写《档案销毁记录》并存档。三、特殊档案管理（一）电子档案电子档案需与纸质档案同步归档，存储于企业专用服务器，设置访问权限（如只读、编辑、管理员权限）；定期（每季度）对电子档案进行格式转换（如旧版文档转换为PDF），确保长期可读；重要电子档案需离线备份，存储于安全场所，防止网络攻击或系统故障导致数据丢失。（二）实物档案实物档案（如奖杯、样品、合同原件）需单独存放，建立台账记录实物名称、来源、存放位置；易损实物需采取防护措施（如防潮箱、防氧化包装），定期检查保存状态。四、附则1.本规程由企业档案管理部门负责解释，自发布之日起施行；