集团公文处理管理办法（含全流程规范）

集团公文处理管理办法（含全流程规范）一、总则制定目的为规范集团公文处理工作，实现公文处理标准化、规范化、精细化、高效化，确保集团公文流转顺畅、审核严谨、办理及时、归档规范，充分发挥公文在集团经营管理、决策部署、信息传递、工作落实中的核心作用，保障集团各项经营管理工作平稳有序推进，提升集团整体管理效能，依据国家公文处理相关法律法规及行业规范，结合集团总部及各子公司经营管理实际，特制定本集团公文处理管理办法。核心原则集团公文处理全程遵循五大核心原则，一是合法合规原则，公文内容、格式、处理流程严格符合国家法律法规、行业规范及集团各项管理制度，杜绝违规内容、违规流程；二是实事求是原则，公文内容真实、准确、完整，数据详实、表述严谨，符合集团经营管理实际，杜绝虚假信息、模糊表述；三是高效规范原则，建立标准化公文处理流程，明确各环节责任主体、办理时限，确保公文流转高效、办理及时，格式规范、要素齐全；四是权责清晰原则，明确公文起草、审核、签发、印发、承办、归档等各环节的责任分工，做到事事有人管、件件有着落，杜绝推诿扯皮、流程卡壳；五是安全保密原则，严格遵守集团保密管理制度，对涉密公文实行全程保密管控，杜绝信息泄露、丢失等问题，确保集团商业秘密、核心信息安全。适用范围本办法适用于集团总部各部门、各子公司、各分公司所有公文的处理工作，涵盖公文起草、审核、签发、印发、收文办理、发文办理、督办落实、归档管理等全流程；本办法所指公文，是集团在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，包括决议、决定、命令、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等13类；集团内部日常工作沟通的便函、简报、报表等参照本办法执行，涉密公文在本办法基础上，严格按照集团保密管理制度执行。管理职责明确集团公文处理各主体核心职责，确保全流程闭环管理、责任落实。集团办公室是集团公文处理的归口管理部门，负责本办法的制定、修订、宣贯与执行监督，统筹公文全流程处理，负责公文格式审核、流转协调、印发归档、督查督办，搭建公文处理数字化平台，指导各部门、各子公司公文处理工作；各部门、各子公司指定专人担任公文管理员，负责本单位公文起草、报送、承办、流转、归档等工作，对接集团办公室落实公文处理相关要求；公文起草部门负责公文内容的真实性、准确性、完整性，确保公文贴合工作实际、符合政策要求；公文审核人员负责公文格式、内容合规性、文字严谨性审核；公文签发人负责公文最终审批签发，对公文内容、效力承担最终责任；全体员工需严格遵守本办法，配合做好公文承办、落实等工作。二、公文种类与格式规范（一）公文核心种类及适用场景结合集团经营管理实际，明确13类核心公文的适用场景，确保公文选用精准、贴合需求，杜绝公文种类混用、错用。决议：适用于集团股东大会、董事会讨论通过的重大决策事项，具有法定约束力，一经发布必须严格执行；决定：适用于集团对重要事项作出决策部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，具有权威性、强制性；命令：适用于集团公布规章、宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位及人员，仅适用于集团重大事项、专项嘉奖等场景；公告：适用于集团向社会公众公布重要事项或者法定事项，如重大合作签约、品牌升级、重大项目落地等；通告：适用于集团在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，如办公区域管理、规章制度执行、专项工作安排等；意见：适用于集团对重要问题提出见解和处理办法，可用于上行、下行、平行文，用于下级向上级提建议、上级向下级作指导、同级单位间提参考；通知：适用于集团发布传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，是集团最常用公文种类，涵盖工作安排、事项告知、公文转发等场景；通报：适用于集团表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，分为表彰通报、批评通报、情况通报三类；报告：适用于集团下级单位向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问，仅用于上行文，不得夹带请示事项；请示：适用于集团下级单位向上级单位请求指示、批准，仅用于上行文，一事一请，不得多头请示；批复：适用于集团上级单位答复下级单位的请示事项，针对请示内容逐一答复，具有针对性、权威性；函：适用于集团同级单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，分为商洽函、询问函、答复函、请批函等；会议纪要：适用于集团记载会议主要情况和议定事项，如实反映会议核心内容、决议事项，是会议精神落实、事项督办的核心依据。（二）公文统一格式规范集团所有公文实行统一格式标准，涵盖版头、主体、版记三大部分，确保格式规范、要素齐全、美观统一，具体规范如下：版头部分：包含集团份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线。发文机关标志统一使用“XX集团有限公司文件”，字体为小标宋体，居中排布；发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，统一格式为“XX集团〔XXXX〕X号”，年份用四位阿拉伯数字标注，用六角括号“〔〕”括入；涉密公文标注份号、密级和保密期限，紧急公文标注紧急程度，分为“特急”“加急”两类；上行文标注签发人姓名。主体部分：包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注。公文标题需准确概括公文内容，一般由发文机关名称+事由+文种组成，字体为二号小标宋体，居中排布；主送机关为公文的主要受理机关，顶格排布，名称准确、规范；正文为公文核心内容，字体为三号仿宋_GB2312，段落清晰、表述严谨、逻辑通顺，数字、计量单位等符合国家规范；有附件的公文标注附件说明，注明附件名称、份数，附件格式与正文一致；发文机关署名统一为“XX集团有限公司”或对应部门、子公司全称，成文日期为公文签发日期，用四位阿拉伯数字标注年、月、日；公文必须加盖发文机关印章，印章清晰、端正，加盖在发文机关署名和成文日期之上，做到“骑年盖月”。版记部分：包含分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。抄送机关为除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，标注清晰、准确；印发机关为集团办公室或对应发文单位办公室，印发日期为公文印发日期；页码用阿拉伯数字标注，居中排布，格式规范。其他规范：公文用纸统一使用A4纸，纸张克重不低于70g；排版统一采用双面印刷，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；行距统一为30磅，正文段落首行缩进2字符；公文如需标注份数、联系人及电话，标注在附注位置，确保信息完整。三、发文办理全流程规范发文办理是指集团制发公文的全过程，流程为“起草→审核→签发→复核→印发→登记→分发→督办→归档”，各环节严格遵守操作规范、办理时限，确保发文精准、高效、规范。公文起草（1-2个工作日）：由相关业务部门根据工作需求牵头起草公文，起草前需明确公文文种、核心内容、主送机关、抄送机关，确保贴合工作实际。起草内容需真实、准确、完整，数据详实、表述严谨，符合国家政策及集团制度；格式严格遵循本办法公文格式规范，要素齐全、排版规范。公文起草完成后，由起草部门负责人审核签字，确认内容合规、格式规范，提交至集团办公室公文管理员，同时提交公文起草说明（含起草背景、核心内容、政策依据等）。公文审核（1个工作日）：集团办公室公文管理员收到起草公文后，开展两级审核，确保公文无疏漏、无差错。一级审核为格式审核，重点审核公文版头、主体、版记格式是否规范，要素是否齐全，排版是否统一；二级审核为内容及文字审核，重点审核公文内容是否合法合规、贴合实际，表述是否严谨、逻辑是否通顺，有无错别字、语病，内容是否与集团政策、制度冲突；涉及重大决策、财务、法律、人事的公文，需分别送集团财务部、法务部、人事部等相关部门会签审核，相关部门1个工作日内完成会签并反馈意见。审核发现问题的，退回起草部门修改完善，修改完成后重新提交审核；审核通过的，填写公文审核表，报送至对应签发人。公文签发（1个工作日）：公文签发实行分级负责制，根据公文重要程度、涉及范围，明确不同层级签发权限，杜绝越权签发。集团重大决策、重要事项公文，由集团董事长或总经理签发；集团日常经营管理、工作安排类公文，由集团分管副总签发；各部门专项工作公文，由部门负责人签发；各子公司公文，由子公司总经理签发，涉及集团重大事项的需报集团分管副总或总经理审批。签发人收到审核通过的公文后，仔细审阅公文内容、格式，确认无误后签字签发，注明签发日期；对内容有异议的，退回集团办公室或起草部门修改，修改完成后重新报送签发。涉密公文、紧急公文优先签发，确保办理时效。公文复核（0.5个工作日）：公文签发完成后，集团办公室公文管理员开展复核，重点复核公文签发手续是否完备、签发人是否符合权限、内容是否与签发版本一致、格式是否规范，确保公文无任何疏漏。复核无误的，进入印发环节；复核发现问题的，暂停印发，及时与签发人、起草部门沟通，整改完善后再推进。公文印发（0.5个工作日）：复核通过后，集团办公室负责公文印发，涉密公文、紧急公文优先印发。印发前做好公文格式最终校准，确保排版规范、印章清晰；印发份数根据主送机关、抄送机关、归档需求精准测算，杜绝浪费；纸质公文采用统一规范的打印设备、纸张，确保印刷质量清晰、端正；电子公文通过集团数字化办公平台印发，加盖电子印章，确保电子公文合法有效。公文登记与分发（1个工作日）：公文印发后，集团办公室公文管理员建立发文登记台账，详细记录公文发文字号、标题、文种、签发日期、印发日期、主送机关、抄送机关、印发份数等信息，实现发文全流程可追溯。公文分发实行分级分类分发，主送机关公文直接送达对应单位公文管理员，做好签收登记；抄送机关公文通过数字化办公平台或纸质形式送达；紧急公文专人专送，确保第一时间送达；涉密公文严格按照保密管理制度分发，实行专人送达、签收登记，杜绝中途流转、信息泄露。公文督办与落实（全程跟踪）：涉及工作安排、决策部署、事项落实的公文，集团办公室同步纳入督查督办台账，明确承办单位、承办事项、完成时限。按照集团督查督办管理要求，全程跟踪办理进度，对进度滞后的单位及时提醒，对难点事项协调联动，确保公文要求落地见效。承办单位收到公文后，需严格按照公文要求执行，在规定时限内完成办理任务，及时向集团办公室及发文机关反馈办理情况；需反馈办理结果的，承办单位提交书面办理报告，确保内容详实、结果明确。公文归档（办结后3个工作日）：公文办理完成后，集团办公室公文管理员及各承办单位公文管理员，及时做好公文归档工作。归档公文包括纸质公文原件、起草说明、审核表、会签意见、办理报告等全套材料，电子公文同步归档至集团数字化办公平台档案管理模块；归档材料整理规范、装订整齐，标注清晰的归档编号、公文信息，存入集团档案库房，严格遵守档案管理规定，确保公文档案完整、安全，便于后续查阅、使用。四、收文办理全流程规范收文办理是指集团接收外部单位、上级单位及内部单位公文的全过程，流程为“签收→登记→初审→拟办→批办→承办→催办→办结→归档”，各环节高效衔接、闭环管理，确保收文及时办理、落地见效。公文签收（0.5个工作日）：集团办公室公文管理员是集团收文统一签收人，负责接收上级单位、地方政府、行业协会、合作单位等外部单位来文，以及集团各子公司、各部门报送的内部公文。签收时需核对公文送达单位、份数、密封情况，确认无误后签字签收；涉密公文、紧急公文单独签收，核对密封完好、标识清晰后，存入保密文件柜；公文签收后不得拖延、积压，立即转入登记环节。公文登记（0.5个工作日）：签收完成后，集团办公室公文管理员立即开展收文登记，建立收文登记台账，详细记录收文编号、来文单位、公文标题、文种、密级、紧急程度、收文日期、份数、附件等信息，确保收文信息完整、可追溯。电子公文通过数字化办公平台接收的，同步在平台完成登记，自动生成收文编号，实现电子、纸质登记同步。公文初审（1个工作日）：登记完成后，集团办公室公文管理员开展收文初审，重点审核公文是否符合法定权限、格式是否规范，是否属于集团受理范围，内容是否清晰、要素是否齐全；对不符合要求的公文，退回原发文单位说明情况，要求补充完善后重新报送；对符合要求的公文，根据公文内容、紧急程度，分类整理后报送集团办公室负责人。公文拟办与批办（1个工作日）：集团办公室负责人根据公文内容、涉及范围，提出拟办意见，明确承办单位、承办事项、办理时限、办理要求，拟办意见需精准、贴合实际，避免模糊不清、责任不明。拟办完成后，报送至集团对应分管领导批办，分管领导根据公文重要程度、工作需求，对拟办意见进行审批，明确最终承办单位、办理要求及完成时限；重大事项、重要公文需报送集团总经理或董事长批办，确保审批权威、精准。紧急公文、涉密公文优先拟办、批办，缩短办理周期，确保第一时间推进。公文承办（按批办时限办理）：承办单位收到批办后的公文，需立即组织落实，明确承办责任人，制定办理计划，严格按照批办时限推进办理。承办过程中，需严格遵守公文要求，确保办理内容真实、准确、合规；涉及跨部门协作的，承办单位牵头协调相关部门联动配合，相关部门需积极支持，杜绝推诿扯皮；办理过程中遇到难点、堵点问题，及时向集团办公室及分管领导汇报，协调解决问题，确保办理工作稳步推进。承办单位需做好公文承办记录，详细记录办理进度、办理措施、协作情况等，留存相关佐证材料。公文催办（全程跟踪）：集团办公室建立收文催办机制，对承办公文全程跟踪，根据办理时限开展催办工作。常规公文在办理时限到期前3天提醒承办单位；紧急公文每日跟踪办理进度，及时催办；对进度滞后、推诿扯皮的承办单位，下发催办通知，约谈承办责任人，责令限期推进；对重大、疑难公文，集团办公室牵头协调，联动相关部门攻坚，确保公文按期办结。公文办结（1个工作日）：承办单位完成公文办理后，需形成书面办结报告，详细说明办理过程、办理结果、是否符合公文要求等，由承办单位负责人审核签字后，报送至集团办公室及批办领导。批办领导对办理结果进行审核，确认办结符合要求的，签字确认办结；对办理结果不符合要求的，退回承办单位限期整改，整改完成后重新报送审核，直至办结达标。公文归档（办结后3个工作日）：公文办结后，集团办公室公文管理员收集全套收文材料，包括收文原件、拟办意见、批办意见、承办记录、办结报告等，整理规范后开展归档工作；电子公文同步归档至数字化办公平台，纸质公文存入集团档案库房，标注收文编号、办结日期等信息，严格遵守档案管理规定，确保收文档案完整、安全，便于后续查阅。五、涉密公文与紧急公文专项管理（一）涉密公文专项管理涉密公文是指涉及集团商业秘密、核心技术、重大决策、财务数据等敏感信息的公文，实行“全程保密、专人负责、严格管控”的专项管理机制，杜绝信息泄露。涉密公文标注：涉密公文需明确标注密级和保密期限，密级分为“绝密”“机密”“秘密”三级，保密期限根据公文内容确定，标注于公文版头左上角；专人负责管控：涉密公文从起草、审核、签发、印发、分发、承办到归档，全程由专人负责，涉密公文管理员需签订保密责任书，严格遵守保密纪律；流转管控：涉密公文不得通过非保密渠道流转，纸质公文实行专人送达、当面签收，电子公文通过集团专用保密办公平台流转；不得私自复印、摘抄涉密公文内容，不得向无关人员泄露公文信息；归档销毁：涉密公文归档存入专用保密档案库房，实行双人双锁管理；涉密公文销毁需履行审批手续，由集团办公室、保密部门共同监督，采用粉碎、焚烧等方式销毁，做好销毁登记，确保不留隐患。（二）紧急公文专项管理紧急公文是指涉及集团重大应急事项、重要工作督办、紧急政企对接等需快速办理的公文，实行“优先办理、特事特办、限时办结”的专项管理机制，确保办理时效。紧急公文标注：紧急公文需明确标注紧急程度，分为“特急”“加急”两类，标注于公文版头左上角，特急公文办理时限不超过24小时，加急公文办理时限不超过48小时；优先流转办理：紧急公文在各环节均优先办理，起草、审核、签发环节随到随办，印发、分发环节专人专送，承办单位优先调配资源，确