档案代管合同协议书

档案代管合同协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX档案管理有限公司

甲方地址：中国北京市朝阳区建国路88号XX大厦15层

甲方法定代表人/负责人：张伟

甲方联系方式/p>

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX企业集团有限公司

乙方地址：中国上海市浦东新区陆家嘴环路1000号XX金融中心28层

乙方法定代表人/负责人：李明

乙方联系方式/p>

**协议简介**

鉴于甲方因业务发展及合规管理需要，需对特定档案进行长期、专业的管理服务，以保障档案资料的完整性、安全性与可追溯性；

鉴于乙方具备专业的档案管理资质、丰富的行业经验及完善的服务体系，能够为甲方提供符合国家法律法规及行业标准的档案代管服务；

基于上述背景，甲乙双方经友好协商，本着平等互利、诚实信用的原则，就甲方委托乙方提供档案代管服务事宜，达成如下协议。本协议的签订及履行，旨在明确双方的权利与义务，确保档案代管服务的顺利进行，并最终实现甲方档案管理的规范化与高效化。

本协议的签订，既是甲方对档案管理专业服务的需求体现，也是乙方发挥自身优势、提供高质量服务的机会。双方将以本协议为依据，共同维护档案资料的合法权益，并确保代管服务符合相关法律法规及行业规范。协议的履行过程中，双方将严格遵循保密原则，保护档案信息的安全性，同时通过明确的价格与支付条件、履行期限及违约责任等条款，确保合作过程的透明化与可操作性。本协议的达成，将进一步促进甲方业务的高效运转，并为乙方创造稳定的业务合作基础，实现双方的长期共赢。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于明确甲方委托乙方提供专业档案代管服务的事宜，确保档案资料在代管期间的安全性、完整性与合规性，以满足甲方业务运营及长期保存的需求。具体涉及的内容包括但不限于：甲方档案资料的接收、整理、分类、编目、存储、保管、借阅、归还以及档案数字化处理等全流程服务。同时，协议还明确了双方在服务过程中应遵守的法律法规、保密义务、费用结算方式以及违约责任等，旨在为档案代管服务的顺利开展提供全面的法律保障和操作指引。通过本协议的履行，甲方能够将档案管理任务交由具备专业资质的乙方处理，从而优化内部资源配置，降低管理成本，提升档案管理效率，并确保档案资料能够得到妥善保管，以备未来查阅或审计使用。

第二条定义

为本协议之目的，下列术语具有以下含义：

（1）"档案资料"：指甲方委托乙方代管的所有纸质及电子档案，包括但不限于合同文件、财务凭证、工商注册文件、内部规章制度、项目资料、客户信息以及其他具有保存价值的文件资料。

（2）"代管服务"：指乙方根据本协议约定，为甲方提供的档案资料的接收、整理、分类、编目、存储、保管、借阅、归还以及数字化处理等全方位服务。

（3）"存储期限"：指甲方与乙方约定对档案资料进行代管的期限，根据档案类型及甲方需求具体约定。

（4）"保密义务"：指双方对在合作过程中获知的对方商业秘密、技术信息以及档案资料内容等承担的保密责任，未经对方书面同意不得泄露给任何第三方。

（5）"违约责任"：指任何一方违反本协议约定时应承担的相应法律责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

（1）甲方有权要求乙方按照本协议约定提供专业、高效的档案代管服务，并对服务质量和进度进行监督。

（2）甲方有权根据业务需求对档案资料的借阅、归还等提出具体要求，乙方应在其服务能力范围内予以配合。

（3）甲方有权要求乙方定期（如每年或每半年）提供档案管理情况的报告，包括档案入库、出库、保管状态等信息。

（4）甲方应向乙方提供真实、完整的档案资料，并确保档案资料的合法性、合规性。如因甲方提供的档案资料存在瑕疵或违法行为，导致乙方承担相应责任或损失的，甲方应承担全部责任。

（5）甲方应按时足额支付乙方提供的档案代管服务费用，任何延迟支付均可能触发违约责任。

（6）甲方应对其授权人员的行为进行管理，确保其按照本协议约定使用档案资料，并对因授权人员不当行为导致的任何损失承担赔偿责任。

（7）甲方应配合乙方进行档案资料的数字化处理工作，提供必要的技术支持和信息接口。

（8）在协议履行期间及终止后，甲方仍需遵守保密义务，不得泄露在合作过程中获知的乙方商业秘密或技术信息。

**2.乙方的权力和义务**

（1）乙方有权按照本协议约定收取档案代管服务费用，并有权要求甲方按时支付相关费用。

（2）乙方应组建专业的档案管理团队，配备必要的设施设备，确保档案资料的存储环境符合国家相关标准，并采取严格的安全措施防止档案资料丢失、损坏或泄露。

（3）乙方应建立完善的档案管理制度，包括档案资料的接收、整理、分类、编目、存储、保管、借阅、归还等各个环节的操作规范，并确保所有操作均有记录可查。

（4）乙方应严格按照甲方的要求进行档案资料的借阅、归还等操作，并确保档案资料的完整性和安全性。如因乙方操作不当导致档案资料损坏或丢失，乙方应承担全部赔偿责任。

（5）乙方应建立档案资料的备份机制，定期进行数据备份，并确保备份数据的安全存储。如发生数据丢失或损坏，乙方应尽快恢复数据，并承担由此产生的全部责任。

（6）乙方应遵守保密义务，对在合作过程中获知的甲方商业秘密、技术信息以及档案资料内容等承担严格的保密责任，未经甲方书面同意不得泄露给任何第三方。

（7）乙方应配合甲方进行档案资料的数字化处理工作，按照甲方提供的技术规范和要求进行操作，并确保数字化处理的质量和效率。

（8）乙方应定期（如每年或每半年）向甲方提供档案管理情况的报告，包括档案入库、出库、保管状态、数字化进度等信息，并接受甲方的监督和检查。

（9）在协议履行期间及终止后，乙方仍需遵守保密义务，不得泄露在合作过程中获知的甲方商业秘密或技术信息。

（10）乙方应配备专业的客户服务人员，及时响应甲方的需求，并提供必要的技术支持和咨询服务。

（11）如遇档案资料需要销毁的情况，乙方应按照甲方的指示进行操作，并确保销毁过程的安全性和不可逆性。同时，乙方应向甲方提供销毁证明，并承担销毁过程中的全部责任。

第四条价格与支付条件

甲方同意根据本协议约定向乙方支付档案代管服务费用。该费用具体标准如下：乙方根据甲方档案资料的类型、数量、存储期限等因素，制定详细的服务报价方案，经甲方审核确认后作为本协议附件一，与本协议具有同等法律效力。服务费用采用预付制，即甲方应在每年度服务期开始前三十日内，根据上一年度实际使用的存储空间和档案数量，或根据双方约定的固定费用标准，向乙方支付下一年度的服务费用。如甲方档案数量或存储需求发生变动，双方应于变动发生后的十五日内协商调整服务费用，并签署补充协议。支付方式为银行转账，甲方应在收到乙方开具的合法发票后十日内将款项汇入乙方指定的银行账户。乙方指定的银行账户信息如下：开户行：XX银行XX支行，账户名称：XX档案管理有限公司，账号：XXXXXXXXXXXXXXXX。逾期支付款项的，每逾期一日，甲方应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金，逾期超过三十日，乙方有权暂停服务或解除本协议，并要求甲方赔偿由此造成的全部损失。

第五条履行期限

本协议的履行期限为自双方签字盖章之日起三年，自YYYY年MM月DD日起至YYYY年MM月DD日止。协议期满前三个月，如双方均有意继续合作，应另行协商签订续期协议。在本协议有效期内，乙方应按照本协议约定自协议生效之日起开始提供档案代管服务，直至协议期满或提前终止。具体服务内容包括但不限于档案资料的接收、整理、分类、编目、存储、保管、借阅、归还以及数字化处理等，应覆盖整个履行期限。甲方有权根据业务需要在协议履行期间提出档案资料的借阅、归档等需求，乙方应在收到甲方合理请求后及时响应并完成操作。如遇特殊情况需要提前终止本协议，提出终止的一方应提前六个月书面通知对方，并支付完剩余的服务费用及相应的违约金（如有）。任何一方未经对方书面同意，不得单方面变更或解除本协议。

第六条违约责任

**一、甲方违约责任**

（1）甲方未按时足额支付乙方档案代管服务费用的，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金。逾期超过三十日，乙方有权暂停提供档案代管服务，并要求甲方支付全部应付费用及违约金。逾期超过六十日，乙方有权单方面解除本协议，并要求甲方赔偿由此造成的全部损失，包括但不限于乙方为提供服务等已产生的成本、预期收益损失以及为追讨欠款产生的合理费用。

（2）甲方提供虚假或非法的档案资料，导致乙方承担法律责任的，甲方应承担全部赔偿责任，包括但不限于罚款、赔偿金、诉讼费、律师费等。乙方有权解除本协议，并要求甲方支付本协议剩余服务费用及相当于合同总额百分之五十的违约金。

（3）甲方未经乙方同意，擅自将代管的档案资料提供给第三方使用或泄露档案内容的，应向乙方支付相当于本协议剩余服务费用百分之五十的违约金，并承担由此给乙方造成的全部损失。情节严重的，乙方有权解除本协议，并追究甲方的法律责任。

（4）甲方未按约定配合乙方进行档案资料的整理、数字化处理等工作，导致服务进度延迟或质量下降的，应承担相应的责任，并赔偿乙方因此造成的损失。

**二、乙方违约责任**

（1）乙方未按本协议约定提供档案代管服务的，应根据违约情况，向甲方支付违约金。每发生一次服务中断或延迟，应向甲方支付相当于当次服务费用百分之十的违约金。一个月内发生两次以上中断或延迟的，甲方有权解除本协议，并要求乙方支付相当于本协议剩余服务费用百分之三十的违约金，并赔偿甲方的直接损失。

（2）乙方因保管不善，导致档案资料丢失、损坏、变质或被盗窃的，应承担全部赔偿责任。赔偿金额应包括档案资料的价值损失以及甲方因此遭受的直接经济损失。乙方应采取一切必要措施恢复档案资料，如无法恢复，应按档案资料的原有价值进行赔偿。同时，乙方应向甲方支付相当于本协议剩余服务费用百分之五十的违约金。

（3）乙方泄露甲方档案资料的，应立即停止违约行为，并向甲方支付相当于本协议剩余服务费用百分之五十的违约金，并赔偿甲方的全部损失。情节严重的，甲方有权解除本协议，并追究乙方的法律责任。乙方的泄露行为给第三方造成损害的，由乙方承担全部责任。

（4）乙方未按约定提供档案管理情况报告，或报告内容不真实、不完整的，应向甲方支付相当于当次服务费用百分之五的违约金，并应立即补交报告。连续两次未按约定提供报告的，甲方有权解除本协议，并要求乙方支付相当于本协议剩余服务费用百分之二十的违约金。

（5）乙方在档案销毁过程中未按约定操作，导致档案资料未完全销毁或销毁证明不符合要求的，应承担全部责任，并赔偿甲方的损失。同时，乙方应向甲方支付相当于当次服务费用百分之三十的违约金。

**三、不可抗力条款的适用**

双方同意，因不可抗力（如战争、自然灾害、政府行为等）导致本协议无法履行的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但应及时通知对方，并提供相关证明。双方应协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。因不可抗力造成的损失，由双方根据实际情况合理分担。

**四、违约金的限制**

本协议约定的违约金条款，是对双方权利义务的约定，不具有惩罚性质。如一方认为对方违约行为造成的损失超过违约金数额，可根据本协议争议解决条款提交仲裁或诉讼，要求对方赔偿实际损失。仲裁或诉讼裁决的赔偿金额高于违约金的，以仲裁或诉讼裁决为准。

第七条不可抗力

1.定义：本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律、法规的变更或政策调整）、流行病疫情以及其他类似事件。

2.通知义务：任何一方因不可抗力而无法履行或无法完全履行本协议义务时，应在不可抗力事件发生后七个工作日内，书面通知对方，并提供不可抗力事件的有效证明文件（如政府公告、新闻报道、公证文书等）。通知内容应包括不可抗力事件的发生时间、地点、性质、影响范围以及预计持续期限等。

3.责任免除：因不可抗力导致本协议部分或全部无法履行的，受影响一方根据不可抗力的影响程度，可部分或全部免除相应的违约责任。不可抗力影响的期限根据不可抗力事件的持续时间和恢复情况确定，自不可抗力事件发生之日起至消失之日止。

4.协商处理：发生不可抗力事件时，双方应本着友好协商的原则，尽量减少损失，并采取措施尽快恢复履行本协议。在不可抗力影响期间，双方应暂停或调整本协议的履行，直至不可抗力消除。

5.协议解除：如不可抗力事件持续超过六十日，双方仍未能够恢复履行本协议的，视为不可抗力事件对协议履行造成根本性影响，任何一方均有权单方面书面通知对方解除本协议，并无需承担违约责任。解除协议后，双方应协商处理善后事宜，包括但不限于财产返还、费用结算等。

6.不可免除的责任：因不可抗力导致的下列责任，受影响一方仍需承担：因不可抗力事件而引起的第三方索赔；因采取预防或补救措施而产生的额外费用；本协议中明确约定不属于不可抗力免责范围的义务。

第八条争议解决

1.争议类型：本协议履行过程中发生的任何争议，包括但不限于协议解释、履行障碍、违约责任等，双方应首先通过友好协商的方式解决。协商应本着诚实信用、平等互利的原则进行，力争在合理期限内达成一致意见。

2.协商不成：若双方在协商期限内（自一方提出协商请求之日起三十日内）未能解决争议，或协商过程中达成一致后又反悔的，双方同意将争议提交至有管辖权的人民法院诉讼解决。法院的选择应根据协议签订地或甲方所在地确定，具体法院由双方在协商不成后十五日内书面确认。

3.仲裁选择：作为替代诉讼的争议解决方式，双方同意将争议提交至中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按照该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点应为甲方所在地或协议签订地，由双方在协商不成后十五日内书面确认。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，除非仲裁规则另有规定。

4.争议解决原则：在争议解决过程中，双方应遵守中华人民共和国相关法律法规，并遵循公平、合理、高效的原则。无论争议是通过协商、调解、仲裁还是诉讼解决，双方均应积极配合，提供必要的证据和资料，以尽快解决争议，减少因争议带来的损失。

5.争议解决期间的临时措施：在争议解决期间，不因争议的存在而影响本协议其他条款的继续履行，除非双方另有约定或法院/仲裁机构另有裁决。任何一方均有权根据法律规定，申请采取临时措施（如财产保全、证据保全等），以防止争议解决期间出现不利于己方的情形。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式作出，并可以通过专人递送、挂号信、传真、电子邮件或双方确认的其他可靠方式发送。通知应在发送当日或邮寄当日视为送达。若通过电子邮件发送，发件成功当日视为送达；若通过传真发送，成功发送当日视为送达。地址以本协议首部列明为准，任何一方变更地址，应提前十日书面通知对方。

2.协议变更：对本协议的任何修改、补充或变更，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，补充协议与本协议具有同等法律效力。未经双方书面同意，任何一