文件柜使用协议书

文件柜使用协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX有限公司（以下简称“甲方”），系依法在中国境内设立并有效存续的有限责任公司。甲方注册地址位于北京市朝阳区XX路XX号XX大厦XX层，统一社会信用代码为91110108MA01XXXX9。甲方法定代表人为张三，性别男，出生于1965年1月1日，身份证号码联系电话电子邮箱为zhangsan@。甲方经营范围涉及办公家具销售、租赁及相关咨询服务，具备完全民事行为能力，能够独立承担民事责任。

甲方基于业务发展需要，拟采购/租赁/委托乙方提供文件柜及相关配套服务，经友好协商，双方达成如下合作意向。甲方现就文件柜采购/租赁事宜向乙方发出要约，乙方经审慎评估后同意接受甲方的要约，双方拟依据本协议约定履行权利义务。甲方在签署本协议前已充分了解文件柜的市场行情、技术标准及行业规范，并确认其采购/租赁目的符合合法合规的商业需求。甲方保证其提供的所有身份信息及资质文件真实有效，如有虚假，愿意承担由此引发的一切法律责任。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：YY家具有限公司（以下简称“乙方”），系依法在中国境内设立并有效存续的有限责任公司。乙方注册地址位于上海市浦东新区XX路XX号XX产业园XX栋，统一社会信用代码为91310115MA02XXXX6。乙方法定代表人为王五，性别女，出生于1970年5月5日，身份证号码联系电话电子邮箱为wangwu@。乙方经营范围涉及办公家具设计、生产、销售及租赁服务，拥有丰富的行业经验及完善的质量管理体系，具备完全民事行为能力及履行本协议的能力。

乙方作为专业的文件柜供应商/租赁商/服务商，已根据甲方需求提供相应的产品/设备/服务方案，并愿意按照本协议约定向甲方交付/出租/提供文件柜及相关配套服务。乙方在签署本协议前已充分了解甲方的采购/租赁目的及使用场景，并确认其提供的文件柜符合国家及行业相关标准，能够满足甲方的实际使用需求。乙方保证其提供的所有身份信息及资质文件真实有效，并承诺提供合法合规的产品/服务。乙方在签署本协议前已取得所有必要的生产/销售/租赁资质，并确保其履行本协议的行为不违反任何法律法规及监管要求。

双方基于平等、自愿、公平、诚信的原则，经充分协商，就文件柜采购/租赁/委托事宜达成一致意见，特制定本协议。本协议的签署及履行均基于双方真实意思表示，任何一方不得以欺诈、胁迫等手段变更或解除本协议。双方确认，本协议是双方就文件柜合作事宜达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的沟通记录及承诺。本协议的签订背景及前提条件如下：

甲方作为一家规模较大的企业，在日常运营中需要大量文件柜用于资料存储及档案管理，现有文件柜已无法满足业务增长需求。经市场调研及需求分析，甲方确定采购/租赁符合特定规格的文件柜，并倾向于选择具备专业生产能力及服务能力的乙方作为合作方。乙方作为行业内的知名企业，拥有成熟的产品线及完善的服务体系，能够提供高品质的文件柜产品及定制化解决方案。双方基于长期合作意向，经多轮沟通后达成一致，甲方委托乙方提供文件柜采购/租赁/服务，并约定相关权利义务。

本协议的签订旨在明确双方合作范围、履行标准及违约责任，确保文件柜采购/租赁/服务流程的顺利推进。甲方承诺按照本协议约定支付款项，乙方承诺按照本协议约定交付/出租/提供文件柜及相关服务。双方均将严格遵守本协议约定，任何一方违约均需承担相应法律责任。本协议的签订不构成任何保证或承诺，双方均有权根据市场变化及自身需求调整合作方案，但调整行为需另行签署补充协议。双方确认，本协议的履行将有助于提升甲方的办公效率及档案管理水平，同时增强乙方的市场竞争力及客户满意度。

双方在签署本协议前已充分了解文件柜的市场价格、技术参数及行业惯例，并确认本协议的条款内容公平合理。本协议的签订不涉及任何第三方利益，双方均有权根据本协议约定独立履行权利义务。如双方在履行过程中出现争议，应优先通过友好协商解决，协商不成的，可依法向乙方所在地人民法院提起诉讼。双方均将严格遵守法律法规及行业规范，确保本协议的履行符合合法合规要求。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲方采购/租赁/委托乙方提供文件柜及相关服务的权利义务关系，确保文件柜按照约定的规格、数量、质量及时间交付/出租/提供给甲方使用。协议范围包括但不限于文件柜的选型、生产/租赁、运输、安装/调试、验收、付款、质保、维护等全部合作内容。具体涉及事项如下：

1.甲方根据自身需求向乙方提出文件柜采购/租赁/服务需求，乙方根据甲方要求提供符合国家及行业标准的文件柜产品/设备/服务方案；

2.双方就文件柜的具体型号、规格、数量、价格、交付/出租时间、安装地点等核心条款达成一致；

3.乙方负责文件柜的生产/租赁/服务提供，并确保产品/设备/服务符合本协议约定的质量标准及使用要求；

4.甲方按照本协议约定支付款项，并负责文件柜的日常使用及保管；

5.双方共同进行文件柜的验收及结算工作，并就后续的质保、维护等事项作出安排。

本协议旨在通过规范化的合作流程，保障双方合法权益，促进文件柜采购/租赁/服务工作的顺利开展，为甲方提供优质的文件存储解决方案，同时提升乙方的市场竞争力及客户满意度。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：

1.“文件柜”指由乙方提供，用于存放文件、资料及办公用品的家具产品，具体包括但不限于悬挂式文件柜、侧挂式文件柜、密集架、智能文件柜等；

2.“采购”指甲方购买文件柜所有权，并支付相应款项的行为；

3.“租赁”指甲方在约定期限内使用文件柜，并支付租赁费用的行为；

4.“委托服务”指甲方委托乙方提供文件柜相关的安装、调试、维修、保养等服务，并支付服务费用；

5.“交付”指乙方将文件柜运送至甲方指定地点并完成交付手续的行为；

6.“验收”指甲方根据本协议约定对文件柜的数量、规格、质量等进行检验确认的行为；

7.“质保期”指乙方对文件柜提供质量保证的期限，自交付之日起计算；

8.“不可抗力”指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等；

9.“协议”指本协议及其附件、补充协议等构成的整体。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务

（1）甲方有权要求乙方按照本协议约定提供符合标准的文件柜产品/设备/服务，并有权对乙方的履约行为进行监督和检查；

（2）甲方有权在约定时间内对文件柜进行验收，并就验收结果与乙方达成一致；如发现质量问题，甲方有权要求乙方进行整改或更换；

（3）甲方应按照本协议约定支付款项，并确保付款方式合法合规；如甲方延迟付款，应向乙方支付逾期违约金；

（4）甲方应提供文件柜安装/调试/使用的必要条件，并配合乙方完成相关工作；如因甲方原因导致工作延误，责任由甲方承担；

（5）甲方应妥善保管文件柜，并按照乙方提供的说明书进行使用；如因甲方不当使用导致损坏，甲方应承担赔偿责任；

（6）甲方有权要求乙方提供文件柜的质保服务，并在质保期内就质量问题与乙方联系；

（7）甲方应配合乙方进行文件柜的验收及结算工作，并在约定时间内完成相关手续；

（8）甲方如需变更协议内容或解除协议，应提前书面通知乙方，并承担相应责任。

2.乙方的权力和义务

（1）乙方有权要求甲方提供准确的文件柜需求信息，并有权根据自身情况对合作方案进行调整；如甲方需求不合理或无法满足，乙方有权拒绝合作；

（2）乙方应按照本协议约定提供符合国家及行业标准的文件柜产品/设备/服务，并确保产品/设备/服务的质量；如乙方提供的文件柜存在质量问题，应无条件进行整改或更换；

（3）乙方有权要求甲方按照本协议约定支付款项，并有权在甲方延迟付款时采取相应措施；如因甲方原因导致乙方资金周转困难，乙方有权要求甲方提供担保或延期付款；

（4）乙方应按照本协议约定的时间、地点、方式交付文件柜，并负责运输及安装/调试工作；如因乙方原因导致交付延误，应向甲方支付违约金；

（5）乙方应提供文件柜的详细使用说明书及质保卡，并就使用方法及常见问题进行培训；如甲方对文件柜有疑问，乙方应及时提供解答；

（6）乙方应提供文件柜的质保服务，并在质保期内维修或更换有缺陷的部件；如因乙方产品质量问题导致文件柜损坏，乙方应承担全部责任；

（7）乙方应配合甲方进行文件柜的验收及结算工作，并提供必要的发票及凭证；如因乙方原因导致结算延误，应向甲方支付违约金；

（8）乙方如需变更协议内容或解除协议，应提前书面通知甲方，并承担相应责任；

（9）乙方应确保文件柜的生产/租赁/服务过程符合环保及安全生产要求，并承担由此产生的一切责任；

（10）乙方应保护甲方的商业秘密，不得将甲方提供的信息用于其他用途；如因乙方泄露信息导致甲方损失，乙方应承担赔偿责任；

（11）乙方应建立完善的售后服务体系，并定期对文件柜进行维护保养；如甲方提出合理需求，乙方应及时响应并提供服务；

（12）乙方应遵守国家法律法规及行业规范，确保履行本协议的行为合法合规；如因乙方违法行为导致甲方损失，乙方应承担全部责任。

第四条价格与支付条件

1.文件柜价格：甲乙双方根据附件一《文件柜清单》约定的规格、型号、数量及质量标准，确定文件柜单价及总价。如采用租赁方式，租赁单价及租赁总额根据附件一及附件二《租赁条款》约定执行。如采用委托服务方式，服务费用根据附件三《服务内容》约定执行。所有价格均不含税费，如需税费，由双方另行协商并书面确认。

2.付款方式：甲方应采用银行转账方式支付款项。采购方式下，首付款为总价的30%，验收合格后支付至总价的70%；尾款在质保期满后支付至总价的5%。租赁方式下，首期租金为总租金的50%，剩余租金分6期支付，每期支付总租金的10%。服务方式下，服务费用在服务完成后一次性支付。

3.支付时间：甲方应在收到乙方发票后15个工作日内完成付款。如甲方延迟付款，应按日向乙方支付逾期付款利息，利率为每日万分之五。乙方应在收到甲方款项后5个工作日内开具等额发票。

4.税费承担：文件柜采购/租赁/服务相关的税费由双方根据国家税法规定各自承担。如需乙方代缴税费，相关费用由甲方承担并支付给乙方。

5.价格调整：如遇国家政策调整、原材料价格波动等不可归责于双方的因素导致成本变化，双方应友好协商调整价格，并签署补充协议。协商不成的，按市场同期价格执行。

第五条履行期限

1.协议有效期：本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为自文件柜最终交付/出租/服务完成之日起计算，为期12个月。如协议期满前双方均未提出异议，本协议自动续期12个月，续期次数不限。

2.文件柜交付/出租时间：乙方应在协议生效后30个工作日内完成文件柜生产/租赁准备，并于甲方支付首付款后10个工作日内将文件柜交付至甲方指定地点。具体交付时间以双方书面确认的进度表为准。

3.安装/调试时间：乙方应在文件柜交付后5个工作日内完成安装/调试工作，并确保文件柜能够正常使用。如因甲方原因导致安装延误，责任由甲方承担。

4.验收时间：甲方应在文件柜安装/调试完成后7个工作日内完成验收。如甲方未按时验收，视为验收合格。验收不合格的，甲方应在7个工作日内书面通知乙方并提出整改意见，乙方应在15个工作日内完成整改并重新提交验收。

5.质保期：文件柜质保期为自交付之日起12个月。质保期内，如文件柜出现非人为质量问题，乙方应维修或更换。质保期届满后，乙方仍可提供有偿维修服务。

6.关键时间节点：双方应严格遵守本协议约定的时间节点，任何一方违约均需承担相应责任。如遇不可抗力导致履行延迟，双方应书面协商延期事宜。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按时支付款项的，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金，但累计违约金不超过合同总价的20%。逾期超过30日，乙方有权暂停交付/出租/服务，并解除协议。解除协议后，甲方应支付已完成工作的费用，并承担乙方因此遭受的损失。

（2）甲方未按时提供安装/调试/使用条件的，导致乙方工作延误的，每延误一日，应按乙方相关费用的千分之五向乙方支付违约金，但累计违约金不超过合同总价的10%。延误超过15日，乙方有权解除协议，并要求甲方支付已完成工作的费用。

（3）甲方不当使用导致文件柜损坏的，应承担修复费用或赔偿责任。修复费用按市场价计算，赔偿金额不超过文件柜原价的1.5倍。

（4）甲方泄露乙方商业秘密的，应向乙方支付违约金50万元，并赔偿乙方因此遭受的全部损失。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未按时交付/出租/提供文件柜的，每逾期一日，应按合同总价的千分之五向甲方支付违约金，但累计违约金不超过合同总价的20%。逾期超过30日，甲方有权解除协议，并要求乙方退还已支付款项并支付违约金。

（2）乙方交付的文件柜存在质量问题的，应无条件维修或更换。如因质量问题导致甲方无法正常使用的，每延误一日，应按合同总价的千分之五向甲方支付违约金，但累计违约金不超过合同总价的20%。累计维修时间超过30日的，甲方有权解除协议，并要求乙方退还已支付款项并支付违约金。

（3）乙方未按约定提供质保服务的，应向甲方支付违约金10万元，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。

（4）乙方泄露甲方商业秘密的，应向甲方支付违约金50万元，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。

（5）乙方在履行过程中存在欺诈、隐瞒等行为的，应向甲方支付违约金100万元，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。

3.解除协议后果：任何一方解除协议的，应书面通知对方，并支付对方已完成工作的费用。已产生的费用结算后，双方应互相返还已收/付的款项。如因违约方原因导致协议解除，违约方还应支付相应违约金，并赔偿守约方因此遭受的损失。

4.赔偿范围：赔偿范围包括直接损失和间接损失，但间接损失不超过合同总价的30%。双方均应采取合理措施防止损失扩大，否则应对扩大的损失承担责任。

5.不可抗力免责：因不可抗力导致违约的，违约方不承担违约责任，但应书面通知对方并提供相关证明。双方应根据不可抗力影响程度协商调整履行期限或解除协议。

6.法律责任：如任何一方违约构成犯罪的，应依法承担刑事责任。双方均应配合司法机关处理，并承担由此产生的一切费用。

7.争议优先：本协议约定的违约责任优先于其他约定，如与争议解决条款冲突的，以本协议约定为准。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风、雷击等）、战争、动乱、政府行为（如征收、征用、政策调整等）、疫情及其防控措施、罢工、暴乱、网络攻击、供电、通讯等基础设施中断等。不可抗力事件应自其发生之日起持续影响本协议履行状态。

2.通知义务：任何一方因不可抗力无法履行本协议义务时，应在不可抗力事件发生后7个工作日内以书面形式通知对方，说明不可抗力事件的情况、影响范围及预计持续期限，并提供相关证明文件。如不可抗力事件持续超过15个工作日，双方应再次协商确定是否解除协议或调整履行期限。

3.责任免除：因不可抗力导致任何一方无法履行或无法完全履行本协议义务的，受影响方不承担违约责任，但应采取合理措施减少不可抗力造成的影响。双方应根据不可抗力事件的影响程度协商调整履行期限、部分或全部解除协议，并互不承担违约责任。

4.损失承担：因不可抗力造成的损失，由双方各自承担。如不可抗力导致协议解除，双方应互相返还已收/付的款项，互不承担赔偿责任。如不可抗力导致履行延迟，延迟履行期间双方均无需支付违约金。

5.不可抗力证明：发生不可抗力事件的一方应向对方提供不可抗力事件的证明文件，包括但不限于政府公告、新闻报道、公证文书、保险理赔文件等。如因不可抗力导致协议解除，双方应在协议解除后30日内完成款项结算及财产返还。

6.不可抗力终止：不可抗力事件消除后，受影响方应立即通知对方，并恢复履行本协议义务。如不可抗力事件影响持续，双方应再次协商确定履行安排。

第八条争议解决

1.争议类型：本协议履行过程中发生的任何争议，包括但不限于合同解释、权利义务、违约责任等，双方应首先通过友好协商解决。协商应本着诚实信用、平等互利的原则进行，并争取在合理期限内达成一致意见。

2.协商机制：双方指定专人负责协商事宜，协商应在协议签订地或双方约定的地点进行。如协商不成，双方应共同指定第三方进行调解，调解应遵循中立、公正、高效的原则。

3.仲裁或诉讼：如协商或调解仍无法解决争议，双方应提交北京市仲裁委员会按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁地点为北京市。如选择诉讼方式，双方应向乙方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼过程中，双方应遵守法院的传唤及判决，并承担由此产生的一切费用。

4.争议解决期间：在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议其他未受争议影响的条款。任何一方不得单方面暂停履行义务，但应立即书面通知对方并说明理由。

5.法律适用：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在签订本协议前已充分了解相关法律规定，并承诺遵守。

6.争议优先：本协议约定的争议解决条款优先于其他约定，如与合同其他条款冲突的，以本协议约定为准。双方均应配合争议解决机构或法院的处理，并承担由此产生的一切费用。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、文件及其他通讯应以书面形式作出，并可以通过专人递送、挂号信、传真、电子邮件等方式发送。通知应在发送时视为已送达。如采用电子邮件方式，发送至本协议首页载明的电子邮箱视为有效送达。

2.协议变更：本协议的任何变更或补充，均须经双方书面同意，并签署书面文件。任何口头约定或非书面形式的变更均无效。

3.协议转让：未经对方事先书面同意，任何一方不得将其在本协议项下的权利或义务部分或全部转让给第三方。转让行为不影响本协议的效力。

4.保密条款：双方应对本协议内容及履行过程中知悉的对方商业秘密承担保密义务，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露。保密期限为本协议有效期内及协议终止后两年。