企业管理-货代行业账务处理工作流程 SOP

会计实操文库6/6企业管理-货代行业账务处理工作流程SOP版本号：V1.0生效日期：XXXX年XX月XX日制定部门：财务部适用范围：公司所有货代业务的账务核算、结算及相关管理工作一、目的规范货代行业账务处理全流程，确保收入、成本核算准确，往来账款清晰可控，规避财务风险，保障公司资金安全与财务数据的真实性、完整性。二、职责分工岗位 职责内容单证员 及时传递货代业务相关单证（托运单、提单、费用确认单等），确保单证信息完整准确制单会计 依据单证录入记账凭证，核对收入、成本明细，登记明细账审核会计 审核记账凭证、费用单据的合规性与准确性，复核往来账款出纳 办理收付款业务，登记现金、银行存款日记账，保管银行票据财务主管 审批大额收付款，监督账务处理流程，解决账务异常问题三、账务处理具体流程（一）业务单证收集与整理单证员在每笔货代业务完成后3个工作日内，整理业务相关单证，包括但不限于：客户委托单、提单副本、舱单信息费用确认单（需客户或供应商签字/盖章确认）发票（进项发票、销项发票）、付款申请单、收款通知单单证员将整理齐全的单证按业务编号归档，并提交至制单会计处，填写《单证交接明细表》，双方签字确认。（二）收入核算流程确认收入依据：制单会计根据费用确认单、提单信息，核对业务收费标准（海运费、陆运费、报关费、仓储费等）。开具销项发票：对于月结客户，制单会计在每月5日前汇总上月业务费用，开具增值税专用发票/普通发票，发票信息需与业务内容一致。对于现结客户，业务完成时同步开具发票，随单证提交给出纳办理收款。账务录入：制单会计依据发票、费用确认单，编制记账凭证：借：应收账款—XX客户（或银行存款）贷：主营业务收入—货代收入（细分海运费收入、杂费收入等）贷：应交税费—应交增值税（销项税额）制单会计将记账凭证及附件提交审核会计复核。（三）成本核算流程收集进项凭证：制单会计收集供应商提供的进项发票（如船公司、车队、报关行开具的发票），核对发票金额与费用确认单、合同是否一致。成本确认：对于已完成的业务，进项发票齐全的，直接确认成本；发票未到但业务已完成的，按暂估金额入账，待发票到后冲销暂估并重新入账。账务录入：制单会计编制成本记账凭证：借：主营业务成本—货代成本（细分海运费成本、杂费成本等）借：应交税费—应交增值税（进项税额）贷：应付账款—XX供应商（或银行存款）记账凭证及附件提交审核会计复核。（四）收付款结算流程收款流程出纳收到客户回款后，查询银行到账记录，与《收款通知单》核对业务编号、金额。出纳登记银行存款日记账，在记账凭证上标注收款日期，交制单会计冲减对应客户应收账款：借：银行存款贷：应收账款—XX客户对于逾期未回款的客户，制单会计每月10日前生成《应收账款逾期明细表》，提交销售部门催收。付款流程供应商付款申请需附进项发票、费用确认单、合同等资料，经部门负责人、财务主管审批签字。出纳核对审批手续齐全后，办理付款，登记银行存款日记账。制单会计根据付款凭证冲减对应供应商应付账款：借：应付账款—XX供应商贷：银行存款（五）账务复核与对账审核会计复核：审核会计每日复核制单会计录入的记账凭证，重点检查：收入、成本匹配性，是否存在虚增或漏记情况发票真伪、合规性，进项税额抵扣是否符合规定往来账款明细与总账是否一致月度对账每月20日前，制单会计与客户核对应收账款余额，发送《对账函》，客户确认后存档；与供应商核对应付账款余额，确保往来无争议。出纳核对银行存款日记账与银行对账单，编制《银行存款余额调节表》，审核会计签字确认。（六）月末结账与报表编制每月最后一日完成当月所有账务录入、复核工作，财务主管进行月末结账操作。制单会计编制《主营业务收入/成本明细表》《往来账款明细表》等内部管理报表。财务主管根据总账及明细账，编制财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表），按规定上报公司管理层。（七）档案归档每月结账后，财务部将记账凭证、发票、单证等按业务编号和时间顺序整理归档，装订成册。电子账务数据定期备份，纸质档案由专人保管，借阅需办理登记手续，档案保管期限按国家相关规定执行。四、异常情况处理发票差异处理：若进项/销项发票金额与费用确认单不符，制单会计需及时与业务部门、供应商/客户沟通，核实差异原因，按确认结果调整账务。坏账处理：对于逾期超过180天且无法收回的应收账款，由销售部门提交坏账申请，经公司管理层审批后，按会计准则计提坏账准备或核销坏账。预付款/预收款处理：收到客户预付款或支付供应商预付款时，单独核算，