企业管理-客运运输行业账务处理工作流程SOP

会计实操文库17/17企业管理-客运运输行业账务处理工作流程SOP版本号：V1.0生效日期：XXXX年XX月XX日制定部门：财务部适用范围：公司所有客运运输业务（含班线客运、包车客运、旅游客运等）的账务核算、结算及相关管理工作核心原则：遵循权责发生制，确保收入成本匹配、账款清晰可控、资金安全合规，保障财务数据真实完整一、目的规范客运运输行业账务处理全流程，明确各岗位职责边界，提升账务处理效率与准确性；有效管控应收应付款项风险，强化资金流管理；为公司经营决策提供可靠的财务数据支撑，符合国家财税法规及公司内部管理要求。二、职责分工岗位职责内容业务调度员及时传递客运业务相关单据（客运合同、派车单、行程单、费用确认单等），确保单据信息完整、准确，同步提交业务数据至财务部制单会计依据业务单据及发票，准确录入记账凭证，核算收入、成本及往来账款，登记相关明细账；整理账务附件并归档审核会计复核记账凭证、业务单据及发票的合规性、准确性；核对往来账款明细与总账一致性；监督账务处理流程规范性出纳办理收付款业务，核对银行流水与业务单据；登记现金、银行存款日记账；保管银行票据、印章等重要财务资料财务主管审批大额收付款业务；统筹月末结账工作；解决账务处理中的异常问题；审核财务报表并上报；修订完善本SOP票务专员（若有）负责车票售卖、退票的账务统计，及时提交票务收支明细至财务部，配合核对票务收入三、账务处理具体流程（一）业务单据收集与整理1.业务调度员在每笔客运业务完成后（班线客运按日汇总、包车/旅游客运按单整理），2个工作日内整理完整业务单据，包括但不限于：-客运合同（包车/旅游客运必备）、派车单、行程确认单-费用确认单（含票价、包车费、服务费、燃油附加费等，需客户签字/盖章确认）-售票记录、退票凭证（班线客运）；进项发票（如燃油费、过路费、车辆维修费、司机劳务费等）-收款通知单、付款申请单（如有预付款/预收款）2.业务调度员按“业务类型+日期/单号”分类归档单据，填写《业务单证交接明细表》，经部门负责人签字后提交至制单会计，双方核对无误后签字确认，完成交接。（二）收入核算流程1.收入确认依据：制单会计对照业务单据，核对客运收入明细，包括班线客运收入（按售票金额扣减退票后确认）、包车/旅游客运收入（按合同约定金额确认）、其他收入（如服务费、代办费等）。2.销项发票开具：-对企业客户（如旅行社、企业通勤包车）：业务完成后3个工作日内，根据费用确认单开具增值税专用发票/普通发票，发票信息需与客运业务内容、合同约定一致。-对散客（班线客运）：按需开具发票，由票务专员配合统计开票明细，定期提交制单会计。-月结客户：每月5日前汇总上月客运费用，核对无误后开具汇总发票，同步提交客户对账。3.账务录入：制单会计依据发票、费用确认单、售票记录等，编制记账凭证，区分收入类型明细核算：1）现收业务（散客、现结包车）：借：银行存款/库存现金贷：主营业务收入—客运收入（细分班线收入、包车收入、旅游客运收入等）贷：应交税费—应交增值税（销项税额）2）应收业务（月结客户、赊销包车）：借：应收账款—XX客户贷：主营业务收入—客运收入（细分类型）贷：应交税费—应交增值税（销项税额）3）预收款业务（提前收客户定金/全款）：收到款项时：借：银行存款贷：合同负债—XX客户业务完成确认收入时：借：合同负债—XX客户贷：主营业务收入—客运收入贷：应交税费—应交增值税（销项税额）4.制单会计将记账凭证及对应的业务单据、发票附件整理齐全，提交审核会计复核。（三）成本核算流程1.成本归集范围：客运业务相关的直接成本，包括燃油费、过路费、车辆维修费、司机薪酬及劳务费、车辆保险费（按业务分摊）、轮胎损耗费、外包运力费（如有外包车辆）等。2.进项凭证收集与核对：制单会计收集供应商提供的进项发票（燃油发票、过路费发票、维修发票、劳务发票等），逐一核对发票金额、税率与业务单据（如加油记录、维修清单、劳务合同）是否一致，确保发票合规、真实。3.成本确认与入账：-已完成业务且进项发票齐全的：直接按发票金额确认成本，同步确认可抵扣的进项税额。-已完成业务但进项发票未到的：按实际发生额暂估入账（如燃油费、过路费按行车记录估算），待发票到后冲销暂估分录，重新按发票金额入账。-共同成本分摊：多趟业务共用的成本（如车辆保险费、维修费），按“行驶里程”或“业务收入占比”分摊至各业务明细。4.账务录入：制单会计编制成本记账凭证，细分成本类型核算：1）发票齐全且已付款：借：主营业务成本—客运成本（细分燃油费、过路费、维修费等）借：应交税费—应交增值税（进项税额）贷：银行存款/库存现金2）发票齐全未付款：借：主营业务成本—客运成本借：应交税费—应交增值税（进项税额）贷：应付账款—XX供应商（如加油站、维修厂）3）暂估成本：借：主营业务成本—客运成本（暂估）贷：应付账款—暂估应付款发票到后冲销：借：主营业务成本—客运成本（暂估）（红字）贷：应付账款—暂估应付款（红字）重新入账：借：主营业务成本—客运成本借：应交税费—应交增值税（进项税额）贷：应付账款—XX供应商5.记账凭证及附件提交审核会计复核。（四）收付款结算流程1.收款流程1.出纳每日核对银行流水、现金收支记录，与制单会计提供的《收款通知单》《售票收入明细》逐一匹配，确认收款金额、对应业务单号/客户信息。2.出纳根据核对无误的收款信息，登记现金/银行存款日记账，在记账凭证上标注收款日期及流水号，提交制单会计冲减对应应收账款或确认收入：1）收到应收款项：借：银行存款/库存现金贷：应收账款—XX客户2）收到散客售票款：借：银行存款/库存现金贷：主营业务收入—客运收入（班线）贷：应交税费—应交增值税（销项税额）3.应收账款管控：制单会计每月10日前汇总编制《应收账款逾期明细表》，标注逾期客户、逾期金额、逾期天数，提交业务部门及财务主管；业务部门需在收到后5个工作日内制定催收计划，跟进回款进度，每月反馈催收结果。2.付款流程1.付款申请提交：业务部门或供应商提交付款申请时，需附完整资料（进项发票、费用确认单、合同/协议、付款申请单，大额付款需附管理层审批意见），经部门负责人签字后提交财务部。2.付款审核：制单会计核对付款申请资料的完整性、合规性，审核会计复核金额准确性及审批手续，财务主管审批大额付款（如单次付款超过XX元）。3.付款执行：出纳确认审核手续齐全后，按合同约定的付款方式（银行转账、现金）办理付款，登记银行存款/现金日记账，留存付款凭证；对定期结算供应商（如加油站、高速管理处），按约定周期统一付款。4.账务处理：制单会计根据付款凭证，冲减对应应付账款或直接确认成本：借：应付账款—XX供应商（或主营业务成本—客运成本）借：应交税费—应交增值税（进项税额）贷：银行存款/库存现金（五）账务复核与对账1.日常复核：审核会计每日对制单会计提交的记账凭证、业务单据、发票进行复核，重点检查：-收入、成本核算的准确性及匹配性（如某趟客运业务的收入与对应燃油费、过路费是否合理匹配）；-发票真伪、合规性（发票抬头、税率、商品服务名称是否符合规定），进项税额抵扣是否符合财税要求；-往来账款明细与记账凭证、业务单据是否一致，总账与明细账是否核对相符。2.复核结果处理：审核会计发现问题的，退回制单会计修正，修正后重新提交复核；复核通过的，在记账凭证上签字确认。3.月度对账：-往来对账：每月20日前，制单会计向客户发送《应收账款对账函》、向供应商发送《应付账款对账函》，确认账款余额；对存在差异的，及时与业务部门、客户/供应商沟通核实，编制差异调节表，明确调整方案。-银行对账：出纳每月20日前核对银行存款日记账与银行对账单，编制《银行存款余额调节表》，标注未达账项（如银行已收企业未收、企业已付银行未付等），经审核会计复核、财务主管签字确认后归档。-票务对账：票务专员每月汇总班线客运售票、退票数据，与制单会计核算的班线收入进行核对，确保数据一致。（六）月末结账与报表编制1.结账准备：每月最后1个工作日前，制单会计完成当月所有账务录入，审核会计完成全部凭证复核，确保无未达账项遗漏、无账务错误。2.月末结账：财务主管组织完成月末结账操作，确认收入、成本结转完毕，往来账款核对清晰，结转当期损益。3.报表编制：-制单会计编制内部管理报表：《客运业务收入明细表》《客运成本费用分析表》《往来账款明细及变动表》《资金收支汇总表》等，提交财务主管审核。-财务主管根据总账及明细账，编制对外财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表），按规定时限上报公司管理层及相关监管部门。（七）档案归档与管理1.纸质档案归档：每月结账后10个工作日内，财务部将记账凭证、业务单据、发票、对账函、财务报表等按“年度+月份”分类整理，装订成册，标注档案编号，由专人保管。2.电子档案管理：账务数据、电子单据、报表等定期备份（至少每月1次），存储至安全服务器，建立电子档案索引，便于查询；电子档案与纸质档案信息保持一致。3.档案借阅：内部借阅需办理借阅登记手续，注明借阅用途、借阅期限，经财务主管批准；外部单位借阅（如税务、审计）需提供正式借阅函，由公司管理层批准后，在专人陪同下查阅，严禁私自复制、篡改档案。4.档案保管期限：按国家《会计档案管理办法》执行，核心档案（如合同、财务报表、重要凭证）保管期限不少于15年，普通凭证保管期限不少于10年。四、异常情况处理（一）发票异常处理1.销项发票异常：如开具错误、客户退回发票，制单会计需在1个工作日内作废错误发票（当月）或开具红字发票（跨月），重新开具正确发票，同步调整对应账务，留存发票作废/红字申请资料。2.进项发票异常：如发票信息错误、虚假发票、无法抵扣，制单会计立即退回供应商要求重开；无法重开的，不得抵扣进项税额，将发票金额全额计入成本，并上报财务主管；涉及税务风险的，及时对接税务专员处理。（二）账款异常处理1.应收账款坏账：逾期超过180天且经多次催收仍无法收回的应收账款，由业务部门提交《坏账核销申请》，附催收记录、客户经营状况说明等资料，经财务主管审核、公司管理层审批后，按会计准则计提坏账准备或核销坏账：借：信用减值损失贷：坏账准备核销时：借：坏账准备贷：应收账款—XX客户2.应付账款异常：如供应商多开金额、重复开票，制单会计及时与供应商沟通核实，要求退回错误发票或开具红字发票；对长期挂账的应付账款（超过1年无业务往来），核查是否为无需支付款项，经审批后转入营业外收入。（三）业务与账务差异处理如业务单据与账务数据存在差异（如售票记录与收入核算不符、成本分摊争议），制单会计立即与业务调度员、票务专员核实，查明差异原因（如统计错误、单据遗漏），制定调整方案，经财务主管批准后调整账务，留存差异核实及调整说明资料。（四）资金异常处理如出现不明资金流入/流出、银行对账差异无法核实、现金短缺/溢余