企业管理-连锁药店行业账务处理工作流程SOP

会计实操文库20/20企业管理-连锁药店行业账务处理工作流程SOP版本号：V1.0生效日期：XXXX年XX月XX日制定部门：财务部适用范围：公司总部及各连锁门店所有经营业务（含药品/医疗器械采购、销售、医保结算、会员充值、费用报销等）的账务核算、结算及相关管理工作核心原则：遵循“总部统一管控、门店分级执行”原则，实行“统一采购、统一核算、统一资金管理”模式；精准归集药品进销存成本，规范医保结算账务处理，严格发票管理与涉税申报，保障财务数据真实合规，符合医药行业监管及财税政策要求。一、目的规范连锁药店账务处理全流程，明确总部与各门店的账务职责边界及操作标准，提升账务处理效率与准确性；强化药品采购、销售、库存及医保结算各环节的财务管控，有效规避涉税风险、医保合规风险及往来账款风险；为公司经营决策、门店绩效考核、成本控制提供可靠的财务数据支撑，符合国家财税法规、医保监管部门及药品监管部门的行业管理要求。二、职责分工岗位/部门职责内容总部采购部负责药品/医疗器械统一采购，签订采购合同；收集供应商发票、采购入库单；跟进采购款项支付进度；提交采购相关单据至财务部各门店店长/收银员负责门店日常销售收款（现金、微信、支付宝、医保刷卡）；每日核对销售数据与收款金额，编制《门店销售日报表》；收集门店费用报销单据；提交销售及费用单据至总部财务部；配合库存盘点总部库房管理员负责总部药品入库、出库登记，建立库存台账；向各门店调拨药品并编制《药品调拨单》；收集药品采购入库单、调拨单；定期组织全公司库存盘点，提交盘点表至财务部制单会计（总部）统一核算全公司账务，依据单据及发票录入记账凭证；核算药品采购成本、销售成本、门店收入及各项费用；登记应收账款、应付账款、库存商品等明细账；整理账务附件并归档审核会计（总部）复核记账凭证、业务单据及发票的合规性、准确性；核对门店销售数据与财务核算数据一致性；审核医保结算账务处理；监督账务处理流程规范性；核查成本归集合理性出纳（总部）统一办理全公司收付款业务，核对银行流水与业务单据；归集各门店营业款；登记现金、银行存款日记账；保管银行票据、印章等重要财务资料；配合编制银行存款余额调节表医保专员（总部）对接医保经办机构，办理医保结算业务；收集各门店医保刷卡明细；编制《医保结算汇总表》；提交医保结算相关资料至财务部，配合医保账务处理财务主管（总部）审批大额收付款业务及重要费用支出；统筹月末结账工作；解决账务处理中的异常问题；审核财务报表及涉税申报表；修订完善本SOP；对接税务、医保、药品监管等部门三、账务处理具体流程（一）业务单据收集与整理1.各相关部门/门店按“日/周/月”整理对应单据，按时提交至总部财务部，具体时限及单据类型：-采购部：采购业务完成后2个工作日内，提交采购合同、药品采购入库单、供应商发票、付款申请单；-各门店：每日结束营业后1个工作日内，提交《门店销售日报表》、销售小票汇总、收款明细（含现金、微信、支付宝、医保刷卡明细）；每月5日前提交上月费用报销单据（房租、水电费、物业费、员工工资表等）；-库房管理员：药品调拨完成后1个工作日内，提交《药品调拨单》；每月末提交《库存商品盘点表》；-医保专员：每月10日前提交上月《医保结算汇总表》、各门店医保刷卡明细、医保经办机构结算凭证。2.各提交部门/门店填写《单据交接表》，注明单据名称、数量、对应门店/批次，经部门负责人/店长签字后提交制单会计，双方核对单据完整性后签字确认，完成交接。（二）药品采购与入库账务处理流程1.采购成本确认依据：制单会计对照采购合同、药品采购入库单、供应商发票，按“实际采购价+必要费用”（如运输费、装卸费，可直接归属于采购的费用）确认采购成本，药品按品名、规格单独核算。2.进项税额抵扣处理：-一般纳税人供应商：凭增值税专用发票注明的税额抵扣进项税额；-小规模纳税人供应商：凭增值税普通发票按规定计算抵扣（如有优惠政策）；-制单会计单独登记《药品采购进项税额抵扣台账》，清晰记录采购批次、药品名称、发票信息、抵扣税额，确保符合财税政策要求。3.账务录入：制单会计依据采购单据及发票，编制记账凭证：1）已付款采购业务：借：库存商品—药品/医疗器械（按品名分类）借：应交税费—应交增值税（进项税额）贷：银行存款2）未付款采购业务：借：库存商品—药品/医疗器械借：应交税费—应交增值税（进项税额）贷：应付账款—XX供应商4.药品调拨账务处理：总部库房向各门店调拨药品时，制单会计依据《药品调拨单》，按实际采购成本结转库存，不确认收入（内部调拨）：借：库存商品—门店库存（XX门店—XX药品）贷：库存商品—总部库存（XX药品）5.制单会计更新采购成本台账及库存商品明细账，将记账凭证及对应的采购单据、发票、调拨单附件整理齐全，提交审核会计复核。（三）销售与收款账务处理流程1.销售收入核算1.收入确认依据：制单会计对照各门店《门店销售日报表》、销售小票汇总、收款明细，按“商品销售完成且收款（或取得收款权利）时”确认收入，区分三类收入类型：-现金/线上支付收入：含门店现金收款、微信/支付宝等线上收款；-医保刷卡收入：含城镇职工医保、城乡居民医保等医保基金支付的收入；-会员充值收入：会员预存资金时先确认负债，消费时再确认收入。2.销项发票开具：-个人消费者：如需发票，按实际销售金额开具增值税普通发票；-企业/单位客户：按实际销售金额开具增值税专用发票/普通发票；-医保刷卡收入：按医保经办机构要求，开具对应发票或结算凭证；-制单会计根据销售单据及客户开票需求，在业务完成后3个工作日内开具发票，确保发票项目与销售药品名称、规格一致。3.账务录入：制单会计依据发票、《门店销售日报表》、收款明细，按门店编制记账凭证：1）现金/线上支付收入：借：银行存款（微信/支付宝提现）/库存现金（门店现金）贷：主营业务收入—门店收入（XX门店—药品销售）贷：应交税费—应交增值税（销项税额）2）医保刷卡收入（先挂账，后结算）：借：应收账款—医保经办机构贷：主营业务收入—门店收入（XX门店—医保药品销售）贷：应交税费—应交增值税（销项税额）3）会员充值收入：收到预存款时：借：银行存款/库存现金贷：合同负债—会员预存款（XX会员）会员消费时：借：合同负债—会员预存款（XX会员）贷：主营业务收入—门店收入（XX门店—药品销售）贷：应交税费—应交增值税（销项税额）2.销售成本结转1.制单会计根据各门店销售明细，结合药品采购成本，按“先进先出法”或“加权平均法”计算并结转销售成本（统一采用一种方法，不得随意变更）。2.账务录入：借：主营业务成本—药品销售成本（XX门店）贷：库存商品—门店库存（XX门店—XX药品）3.收款结算处理1.门店营业款归集：各门店每日将营业款（现金+线上收款）上缴至总部，出纳核对各门店上缴金额与《门店销售日报表》收款明细一致后，登记银行存款/现金日记账。2.医保结算收款：医保专员对接医保经办机构完成结算后，出纳收到医保结算款项，制单会计依据结算凭证冲减应收账款：借：银行存款贷：应收账款—医保经办机构3.应收账款管控：制单会计每月10日前汇总编制《应收账款明细汇总表》（含医保结算未到账金额），提交医保专员及财务主管；医保专员跟进医保结算进度，确保款项及时到账。（四）费用核算流程1.费用归集范围：按“总部统一费用+门店专属费用”分类归集，具体包括：-总部统一费用：总部人员工资、办公费、差旅费、品牌宣传费、总部场地租赁费等，按各门店销售额或人数比例分摊；-门店专属费用：门店人员工资、房租、水电费、物业费、药品陈列费、门店维修费等，直接计入对应门店费用。2.费用凭证收集与核对：制单会计收集各门店及总部费用报销单据（发票、费用明细单、付款申请单等），逐一核对金额、审批手续与业务实际是否一致，确保凭证合规、真实。3.账务录入：制单会计按费用类型及归属门店，编制记账凭证：1）门店专属费用（已付款）：借：销售费用—门店费用（XX门店—房租/工资等）借：应交税费—应交增值税（进项税额）（如有发票）贷：银行存款/库存现金2）总部统一费用（已付款）：借：管理费用—总部费用（办公费/工资等）借：应交税费—应交增值税（进项税额）（如有发票）贷：银行存款月末分摊时：借：销售费用—门店费用（XX门店—分摊费用）贷：管理费用—总部费用（分摊部分）3）未付款费用：借：销售费用/管理费用借：应交税费—应交增值税（进项税额）贷：应付账款—XX供应商/其他应付款4.制单会计更新费用台账，将记账凭证及附件提交审核会计复核。（五）库存管理与盘点流程1.库房管理员（总部+门店）每日登记库存商品收发台账，详细记录药品名称、规格、数量、单价、出入库日期及对应采购/销售/调拨批次；门店每日核对实物库存与台账一致性。2.每月末，库房管理员组织全公司库存盘点（总部+各门店），编制《库存商品盘点表》，标注盘盈、盘亏、过期、破损药品情况及原因，提交财务部。3.制单会计核对盘点表与库存商品明细账，对盘盈、盘亏、过期破损情况进行账务处理，经财务主管审批后入账：1）盘盈：借：库存商品—XX门店/总部（XX药品）贷：管理费用—存货盘盈2）盘亏/正常损耗（如运输、存储中的合理损耗）：借：管理费用—存货损耗贷：库存商品—XX门店/总部（XX药品）3）过期/破损药品（非正常损耗）：借：营业外支出—资产损失贷：库存商品—XX门店/总部（XX药品）贷：应交税费—应交增值税（进项税额转出）（涉及已抵扣进项税的）4.过期、破损药品需按药品监管部门要求进行销毁处理，留存销毁记录及审批资料归档。（六）账务复核与对账1.日常复核：审核会计每日对制单会计提交的记账凭证、业务单据、发票进行复核，重点检查：-采购成本、销售成本、费用核算的准确性，门店收入与成本匹配性；-发票真伪、合规性，进项税额抵扣与销项税额计提是否符合财税政策要求；-库存商品明细账与总部/门店台账是否一致，往来账款明细与记账凭证、业务单据是否匹配；-医保结算账务处理的合规性，是否与医保经办机构结算数据一致。2.复核结果处理：审核会计发现问题的，退回制单会计修正，修正后重新提交复核；复核通过的，在记账凭证上签字确认。3.月度对账：-往来对账：每月20日前，制单会计与供应商核对应付账款余额；与医保经办机构核对医保结算未到账金额；对存在差异的，及时沟通核实并编制差异调节表。-银行对账：出纳每月20日前核对银行存款日记账与银行对账单，编制《银行存款余额调节表》，标注未达账项，经审核会计复核、财务主管签字确认后归档。-库存对账：制单会计与库房管理员、各门店核对库存商品明细账与实物台账，确保账账相符、账实相符。-门店对账：制单会计与各门店核对《门店销售日报表》与财务核算的门店收入、成本数据，确保数据一致。（七）月末结账与报表编制1.结账准备：每月最后1个工作日，制单会计完成当月所有业务的账务录入，确保采购成本、销售成本、费用结转完毕，库存盘点调整到位，医保结算账务处理完毕；审核会计完成全部凭证复核。2.月末结账：财务主管组织完成月末结账操作，确认损益类科目结转完毕，核对总账与明细账余额一致。3.报表编制：-制单会计编制内部管理报表：《各门店销售收入明细表》《药品采购与销售成本分析表》《门店费用汇总表》《库存商品收发存汇总表》《医保结算明细汇总表》等，提交财务主管审核。-财务主管根据总账及明细账，编制对外财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）及涉税申报表，按规定时限上报公司管理层、税务、医保等监管部门；同时编制《月度经营分析报告》，分析各门店盈利情况，为经营决策提供支撑。（八）档案归档与管理1.纸质档案归档：每月结账后10个工作日内，财务部按“年度+月份+门店/业务类型”分类整理档案，包括记账凭证、采购合同、销售单据、发票、医保结算资料、盘点表、财务报表等，装订成册并标注档案编号，由专人保管。2.电子档案管理：账务数据、电子单据、业务台账、财务报表等定期备份（至少每月1次），存储至安全服务器，建立电子档案索引（按门店、日期、业务类型分类），便于查询；电子档案与纸质档案信息保持一致。3.档案借阅：内部借阅需办理借阅登记手续，注明借阅门店/业务类型、用途、期限，经财务主管批准；外部单位借阅（如税务、审计、医保、药品监管部门）需提供正式借阅函，由公司管理层批准后，在专人陪同下查阅，严禁私自复制、篡改档案。4.档案保管期限：按国家《会计档案管理办法》执行，核心档案（如采购合同、销售合同、财务报表、涉税申报表、医保结算资料）保管期限不少于15年，普通凭证保管期限不少于10年；特殊档案（如过期药品销毁记录）额外单独归档，保管期限符合药品监管部门要求。四、异常情况处理（一）发票异常处理1.进项发票异常：如供应商发票信息错误、虚假发票、无法抵扣，制单会计立即退回供应商要求重开；无法重开的，不得抵扣进项税额，将发票金额全额计入对应成本，并上报财务主管；涉及税务风险的，及时对接税务专员处理。2.销项发票异常：如开具错误、客户退回发票，制单会计需在1个工作日内作废错误发票（当月）或开具红字发票（跨月），重新开具正确发票，同步调整对应销售收入账务，留存发票作废/红字申请资料；医保相关发票异常的，额外对接医保专员协调处理。（二）账款异常处理1.医保结算逾期未到账：医保专员对接医保经办机构核实未到账原因，编制《医保结算逾期说明》，提交财务主