企业管理-收货送货作业指导书SOP

会计实操文库1/20企业管理-收货送货作业指导书SOP1.目的为规范公司收货与送货全流程作业，确保物料/产品收得及时、准确、安全，货物送得高效、合规、可控，明确各岗位在收货、送货环节的职责与操作标准，防范收错货、送错货、货物损坏、账实不符等风险，保障供应链上下游衔接顺畅，提升客户满意度及仓储物流运营效率，特制定本作业指导书。2.适用范围本SOP适用于公司所有物料（原材料、零部件、辅料等）的收货作业，以及所有产品（产成品、半成品、配套产品等）的送货作业，涵盖采购收货、生产退货收货、销售送货、样品送货、返工产品送货等各类场景。公司仓储部门、采购部门、销售部门、生产部门、质量检验部门、物流部门及其他涉及收货送货相关工作的人员，均需严格遵守本指导书规定。3.职责分工3.1仓储部门-仓库主管：统筹收货、送货作业管理，审批相关单据，协调解决作业过程中的异常问题，监督作业流程合规性；-收货专员：负责接收收货指令，核对到货信息，组织库管员完成货物验收、入库登记，维护收货台账，整理收货相关单据；-送货专员：负责接收送货指令，核对送货信息，组织库管员完成货物拣选、复核、打包，办理送货交接手续，维护送货台账；-库管员：配合收货专员完成货物清点、检验、入库搬运；配合送货专员完成货物拣选、装载，更新库存台账。3.2采购部门负责发起采购收货申请，提供采购订单、供应商信息、到货计划等资料，跟进入库进度，配合处理收货过程中与供应商相关的问题（如短少、质量不符等）。3.3销售部门负责发起销售送货申请，提供销售订单、客户信息、送货要求（时间、地点、验收标准等）资料，跟送送货进度，及时与客户沟通送货信息，配合处理送货过程中的客户相关问题。3.4生产部门负责发起生产退货收货、返工产品送货申请，提供相关单据（退货单、返工单等），明确物料/产品的规格、数量、用途，安排人员配合完成交接工作。3.5质量检验部门负责对收货物料/产品进行质量检验，出具检验合格/不合格证明；对送货产品（尤其是销售送货、样品送货）进行出库前复核检验，监督不合格品的隔离与处理。3.6物流部门负责安排送货运输车辆，对接承运商，规划运输路线，保障运输过程中的货物安全；配合收货环节的车辆引导、卸货协调；提供运输单据，跟进货物运输进度。3.7财务部门负责审核收货、送货相关单据与发票的一致性，处理相关账务核算（如采购入账、销售结算），配合完成收发货数据的核对与归档。4.收货作业流程4.1收货前置准备1.信息确认：收货专员提前1-2个工作日与采购部门/供应商确认到货信息，包括物料名称、规格型号、数量、批次、到货时间、运输方式、承运商信息等；2.场地与工具准备：根据到货物料的特性（如体积、重量、易碎性），规划专属卸货区域，准备好卸货工具（叉车、托盘、手动液压车等）、计量工具（地磅、电子秤等）及防护用品（手套、安全帽等）；3.单据准备：提前打印采购订单、收货单模板，核对相关单据信息的完整性，确保可快速完成验收核对。4.2到货接收与核对1.车辆引导：承运商车辆到达后，收货专员引导车辆停靠至指定卸货区域，核对司机身份信息、运输单据（运单、提货单）与采购订单的一致性；2.外包装检验：首先检查货物外包装是否完好，有无破损、变形、渗漏、受潮、污染等情况，核对包装标识（物料名称、规格、数量、供应商、批次等）是否清晰准确；若发现外包装异常，需及时拍照留存，通知采购部门及供应商确认；3.数量清点：在承运商司机、收货专员、库管员共同见证下，按运输单据、采购订单逐一对货物进行数量清点，可采用全检（数量较少时）或抽检（数量较大时，抽检比例不低于30%，特殊物料需全检）的方式；清点过程中做好记录，确保实际到货数量与单据一致。4.3质量检验1.检验申请：数量清点无误后，收货专员填写《质量检验申请单》，连同采购订单、运输单据一并提交至质量检验部门，申请对到货物料进行质量检验；2.检验实施：质量检验人员在1-2个工作日内完成检验，根据物料质量标准，对物料的外观、性能、规格精度等进行检测，出具《质量检验报告》，明确检验结果（合格/不合格/让步接收）；3.检验结果处理：-检验合格：进入入库上架环节；-检验不合格：收货专员立即通知采购部门及供应商，将不合格物料隔离放置在不合格品区，张贴不合格标识，记录不合格原因（如规格不符、质量缺陷、包装破损等），后续由采购部门协调退货、换货或其他处理方案；-让步接收：经质量部门、采购部门、生产部门共同审批同意让步接收的物料，需在收货单上注明“让步接收”及审批意见，方可进入入库环节。4.4入库上架与登记1.入库规划：收货专员根据物料特性、库存布局及“先进先出（FIFO）”原则，规划物料的存储货位，在仓库管理系统（WMS）中更新货位信息；2.上架作业：库管员使用叉车、托盘等工具将检验合格的物料搬运至指定货位，确保物料摆放整齐、稳固，货位标识与物料信息一致；3.台账更新：收货专员及时将收货信息录入WMS系统及库存台账，准确记录物料名称、规格型号、数量、批次、供应商、到货日期、货位、检验结果等信息，完成收货单的填写，由收货专员、库管员、质量检验人员签字确认；4.单据交接：将签字确认后的收货单、采购订单、质量检验报告、运输单据等整理汇总，提交至仓储部门档案管理员归档，同时同步至财务部门用于账务处理。4.5特殊收货场景规范-生产退货收货：需提供经生产部门、质量部门审批的《生产退货单》，收货专员核对退货物料的名称、规格、数量、退货原因，质量部门重新检验后，根据检验结果分别入库（合格品区）或隔离（不合格品区），更新库存台账；-紧急收货：因生产急需等特殊情况需紧急收货的，可简化部分流程（如先入库后补检验），但需经仓库主管、生产部门负责人审批同意，收货专员做好详细记录，后续2个工作日内补齐相关检验及审批手续；-零星物料收货：对于数量少、规格杂的零星物料，需单独建立零星物料收货台账，逐笔记录收货信息，确保可追溯。5.送货作业流程5.1送货前置准备1.订单确认：送货专员提前1-2个工作日与销售部门/客户确认送货信息，包括产品名称、规格型号、数量、批次、送货时间、目的地、收货联系人及联系方式、验收标准、运输要求等；2.物流安排：物流部门根据送货信息选择合适的承运商，规划运输路线，确认运输车辆及司机信息，提前告知司机送货要求及注意事项；3.作业准备：送货专员根据送货订单，提前安排库管员做好货物拣选准备，准备好打包材料（纸箱、泡沫、缠绕膜等）、送货单据（送货单、产品合格证、检验报告等）。5.2货物拣选与复核1.拣选任务分配：送货专员将审核通过的《送货单》下发给对应库区的库管员，明确拣选任务及完成时限；2.精准拣选：库管员根据《送货单》及仓库货位台账，按“先进先出（FIFO）”“批次优先”原则，准确拣选对应数量的产品，拣选过程中检查产品包装是否完好、标识是否清晰，若发现问题立即反馈送货专员及质量部门处理；3.全面复核：送货专员对拣选完成的产品进行100%复核，核对产品名称、规格型号、数量、批次与《送货单》的一致性，检查产品质量及包装情况，确保符合送货要求；复核无误后，在《送货单》上签字确认。5.3打包与标识1.打包作业：根据产品特性及运输要求，选择合适的打包材料，规范完成打包，确保产品在运输过程中不会移位、损坏；对于易碎、防潮、防震产品，需采取专项防护措施（如加装泡沫、缠绕膜、防水袋等）；2.标识张贴：在打包完成的货物上张贴清晰的送货标识，标识内容包括：收货方名称、地址、联系方式、产品名称、规格型号、数量、批次、箱号、重量、警示标识（防潮/易碎/向上等）；3.单据随附：将《送货单》副本、产品合格证、质量检验报告等相关单据放入货物包装内或单独密封随附，确保收货方可顺利核对。5.4装载与交接1.装载准备：物流部门/承运商将运输车辆停靠至指定装载区域，送货专员与司机核对运输信息（目的地、收货方、运输时间等）；2.安全装载：库管员、叉车司机配合完成产品装载，遵循“重不压轻、大不压小、易碎品单独放置”的原则，合理摆放货物，确保装载稳固；装载过程中注意保护仓库设施及运输车辆；3.交接确认：送货专员与承运商司机共同核对装载货物的数量、规格与《送货单》一致性，核对无误后，双方在《送货单》《运输交接单》上签字确认，仓库留存《送货单》存根联，承运商带走副本及随附单据；若为公司自有车辆送货，由送货专员与收货方完成后续交接。5.5送货跟踪与台账更新1.送货跟踪：送货专员实时跟进货物运输进度，与承运商、客户保持沟通，及时反馈运输过程中的异常情况（如车辆故障、道路延误、货物损坏等），并协调解决；2.签收确认：货物送达后，督促承运商/送货人员获取客户的签字确认（《送货单》回执联），确保回执联信息清晰、签字完整；若客户对货物有异议，需及时拍照留存，反馈销售部门协调处理；3.台账更新：送货完成后，送货专员及时将《送货单》相关信息录入WMS系统，更新库存台账，准确扣减对应产品的库存数量；4.单据归档：将《送货单》存根联、回执联、《运输交接单》、质量检验报告等相关单据整理汇总，提交至仓储部门档案管理员归档。5.6特殊送货场景规范-样品送货：需提供经销售部门/研发部门审批的《样品送货单》，注明样品用途、是否收回等信息；样品需经质量检验合格，按要求打包标识；送货后单独建立《样品送货台账》，跟进样品回收情况（若需回收）；-返工产品送货：需提供经生产部门、质量部门审批的《返工产品送货单》，注明返工要求、验收标准等信息；送货专员与收货方（如客户、外协加工单位）详细核对产品信息，确保交接清晰；-紧急送货：因客户急需等特殊情况需紧急送货的，可简化部分打包流程，但需经仓库主管、销售部门负责人审批同意；送货专员优先安排作业，确保在规定时间内送达，后续补齐相关单据手续。6.收发货作业时间要求作业类型作业响应时间完成时限备注常规采购收货车辆到达后30分钟内当天完成卸货、清点、检验（简单检验）及入库；复杂检验可顺延1个工作日需提前协调质量部门检验生产退货收货收到退货申请后1小时内4小时内完成接收、清点、检验及入库/隔离需明确退货原因常规销售送货接收合格送货单后2小时内当天完成拣选、复核、打包及装载交接配合物流运输时间节点样品送货接收合格送货单后1小时内当天完成打包与交接发货紧急样品可优先处理紧急收/送货即时响应按指定紧急时限完成需经相关负责人审批7.风险防控与注意事项-单据合规性：严禁无单收货、无单送货，所有收发货作业必须以经审批合格的单据为依据；-信息准确性：收发货过程中严格核对物料/产品的名称、规格型号、数量、批次等信息，确保单据与实物一致，避免错收、错发；-质量把控：收货时严格执行质量检验流程，不合格物料严禁入库；送货前严格复核产品质量，不合格产品严禁出库；-货物防护：收发货全过程注意保护物料/产品，避免碰撞、挤压、受潮、污染等；特殊物料（易碎品、危化品、精密仪器）需采取专项防护措施；-安全作业：操作人员规范使用叉车、托盘等工具，佩戴必要的劳动防护用品，遵守仓库安全作业规定，避免安全事故；-异常处理：收发货过程中发现单据错误、库存不符、货物损坏、质量问题等异常情况，立即暂停作业，及时反馈相关部门协调解决，做好记录，不得擅自处理；-信息保密：涉及客户信息、供应商信息、产品技术参数等敏感信息的单据及资料，需严格保密，严禁泄露；-应急准备：针对突发情况（如恶劣天气、运输故障、货物紧急召回、疫情管控等），提前制定应急方案，确保收发货作业有序应对。8.单据管理与归档1.单据分类：收发货相关单据按作业类型（采购收货、生产退货、销售送货、样品送货等）、时间顺序分类整理；2.归档要求：作业完成后3个工作日内，将收发货单据及相关支撑资料（采购订单、销售订单、质量检验报告、运输交接单、签收回执等）归档至仓储部门档案管理处；纸质单据装订成册，标注归档编号、时间、作业类型等信息；电子单据同步备份至公司指定存储系统；3.保管期限：收发货单据及相关资料保管期限不低于3年，涉及重大业务、法律纠纷的资料需永久保管；4.借阅管理：内部借阅需履行审批手续，填写《档案借阅单》；外部单位借阅需提供正式函件及相关证明，经公司管理层批准后，在指定地点查阅，严禁私自复制、篡改或带出。9.监督检查与考核9.1监督检查机制-日常检查：仓库主管每日对收发货作业流程执行情况进行抽查，重点检查单据审核质量、货物核对准确性、交接规范性；-专项检查：公司运营部门每月开展收发货作业专项检查，核查作业合规性、风险防控落实情况、单据归档完整性；-客户/供应商回访：销售部门、采购部门定期回访客户、供应商，收集对收发货及时性、货物完整性、服务态度等方面的反馈，作为作业优化的依据。9.2考核标准-作业及时性：未按规定时限完成收发货作业的，每延迟1次扣减相关责任人当月绩效[X]分；因延迟导致客户投诉、生产停滞、供应商纠纷的，加重处罚；-作业准确性：出现错收、错发、漏收、漏发货物的，每发生1次扣减相关责任人当月绩效[X]分；造成经济损失的，由相关责任人按比例承担；-合规性：违反无单收发货、信息保密等规定的，取消相关责任人当月绩效，情节严重的追究法律责任；-单据管理：收发货单据归档不完整、不及时的，每发现1处问题扣减相关责任人当月绩效[X]分；-客户/供应商满意度：因收发货作业问题导致客户/供应商投诉的