做账实操-数电票金额大于报销金额的会计处理

会计实操文库7/7做账实操-发票金额大于报销金额的会计处理一、核心定义与适用场景1.业务定义发票金额大于报销金额，指企业员工报销时，取得的发票票面金额高于经内部审批同意的实际报销金额的情形。核心原则：按实际报销金额入账，发票作为原始凭证附件留存，超出部分无需账务处理。2.常见适用场景差旅费用报销：员工出差取得的住宿、交通发票金额高于公司差旅标准，按标准金额报销。采购费用报销：零星采购取得的发票金额高于实际支付金额（如商家多开票、折扣未在发票体现）。费用标准管控：企业对业务招待费、通讯费等设定报销上限，发票金额超上限时按上限报销。二、会计处理核心原则真实性原则：以内部审批单确认的实际报销金额作为账务处理依据，不受发票票面金额影响。凭证完整性原则：发票需完整附在记账凭证后，备注“发票金额XX元，实际报销XX元”，留存审批单、付款凭证等支撑资料。税务扣除原则：企业所得税税前扣除金额不得超过实际报销金额，超出部分对应的进项税额（一般纳税人）需按比例转出（若已抵扣）。三、分情形会计处理（附金额示例）通用前提员工报销时需提供

发票、费用报销单（经审批）、付款凭证（如银行转账记录、现金收据），三者作为记账依据。情形1：费用报销（无进项税额抵扣，如差旅费、招待费）案例：员工报销差旅费，取得住宿发票票面金额

1200元，但公司差旅标准核定可报销金额为

1000元，以银行存款支付。账务处理分录借：管理费用—差旅费1000贷：银行存款1000凭证附件与备注附件：住宿发票（1200元）、费用报销单（审批金额1000元）、银行转账回单。备注：在报销单和记账凭证上注明“发票金额1200元，实际报销1000元，超出部分自理”。情形2：采购报销（一般纳税人，涉及进项税额抵扣）核心逻辑：按实际报销金额计算可抵扣进项税额，超出部分对应的进项税额需转出（若发票已勾选抵扣）。子情形2.1：发票未抵扣，直接按报销金额入账案例：一般纳税人企业采购办公用品，取得增值税专用发票票面金额

1130元（含税，税率13%，不含税金额1000元，进项税额130元），经审批实际报销

904元（含税，不含税金额800元，进项税额104元），银行转账支付。账务处理分录借：管理费用—办公费800应交税费—应交增值税（进项税额）104贷：银行存款904操作要点：勾选认证发票时，仅抵扣104元；或全额勾选后，将超出部分进项税额

26元（130-104）做转出处理。子情形2.2：发票已全额抵扣，需转出超出部分进项税额沿用上述案例，假设发票已全额勾选抵扣进项税额130元，需转出超出部分26元。全额抵扣时分录借：管理费用—办公费1000应交税费—应交增值税（进项税额）130贷：应付账款—暂估1130实际报销并转出进项税额分录借：应付账款—暂估1130应交税费—应交增值税（进项税额转出）26贷：管理费用—办公费200（1000-800，冲减多计费用）银行存款904情形3：采购固定资产（发票金额大于付款金额）案例：企业采购设备，取得增值税专用发票票面金额

56500元（含税，税率13%，不含税50000元，进项税额6500元），经谈判实际支付

45200元（含税，不含税40000元，进项税额5200元），差额为商家给予的折扣（未在发票体现）。账务处理分录借：固定资产40000应交税费—应交增值税（进项税额）5200贷：银行存款45200关键说明：固定资产入账价值按实际支付金额确定，超出发票金额的部分无需处理；若进项税额已全额抵扣，需转出差额部分

1300元（6500-5200）。情形4：预付账款后报销（发票金额大于预付金额）案例：企业预付采购款

3000元，后取得发票金额

3500元，经审批仅报销

3000元（余款无需支付）。预付时分录借：预付账款—XX供应商3000贷：银行存款3000报销时分录借：管理费用—XX费用3000贷：预付账款—XX供应商3000说明：发票金额3500元附在凭证后，备注“实际报销3000元，余款500元无需支付”，无需额外账务处理。四、税务处理要点1.增值税处理一般纳税人：可抵扣进项税额=

实际报销不含税金额×适用税率，超出部分对应的进项税额需转出（若已抵扣）。小规模纳税人：无进项税额抵扣，直接按实际报销金额计入成本费用。2.企业所得税处理税前扣除限额：按实际报销金额扣除，发票金额超出部分不得税前扣除，无需做纳税调整（账务已按实际金额入账）。凭证要求：需留存费用报销单、审批文件、付款凭证等，证明报销金额的真实性，避免税务机关质疑。五、关键合规与管理要点内部审批规范：建立明确的费用报销标准，报销单需经部门负责人、财务负责人审批，注明“发票金额XX元，审批报销XX元”。发票备注管理：在发票背面或报销单上备注实际报销金额及原因（如“超差旅标准，按规定报销”），便于后续审计核查。