IT项目管理方案 - 档案管理软件项目书

档案管理软件项目书

案例：

A设计院一直采用人工进行档案管理工作，档案管理人员经常报怨劳动强度大，效率低

下，为节省人力和财力，节省借阅人员的等待时间，A设计院决定引入计算机管理，拿出专

项经费，委托软件开发公司开发一套功能齐全的档案管理软件。

于是在2010年3月，在院长的指示下，由档案室牵头，项目管理专家参与，起草了一

份《A设计院档案管理软件开发项目需求建议书》（即招标书），并在报纸上公布。在需求建

议书中，给出了以下主要信息：A设计院向软件开发承约商征求档案管理软件开发；承约商

必须最迟在2010年4月30日前向A设计院提交《A设计院档案管理软件开发项目申请书》

（即投标书）；东方建筑设计院将在5月15FI前选中一家承约商；该项目完成的期限为6

个月，从7月1H到12月31H,所有的交付物必须不迟于12月31H提供给A设计院：

合同必须以一个商定的价格，向满足建议书要求的承约商付款。

多家软件开发公司在报纸上看到项目需求建议书后，纷纷编制申请书，并寄发给A设

计院。最后，Y软件开发公司经过激烈竞争，以35万元的价格承接了此项目。Y软件开发公

司老板决定由张三出任此项目的项目经理。

张三是第一次担任项FI经理，因此项目组内产生不少问题，有的程序员直接越过张三向

上级请示问题，并且程序员使用软件界面不统一，内部矛盾不断:应张三是老板直接指定的，

项目支出的每笔费用，财务部都推脱没有权限签字，让张三找老板；因张三频繁找老板，导

致老板开始质疑张三的能力。

在解决完内部矛盾后，项目组在项目实施过程中，系统需求似乎永远无法确定，用户无

法说清楚自己的需求，怎么做都不满意，让软件开发人员无法适从。

项目在12月31日前必须交互，但是现在项目的进度滞后了。

现在成本出现问题了，

一、项目整体管理；

1、项目启动和可行性分析

项FI启动时期要做好前期工作，不能盲FI启动、仓促进行，还要做好分析工作，这是整

个项目实施的基础。

（1）项目准备和启动过程

项目建议书是项目立项的申请报告（案例中该项目是招标来的），所以可以直接立项。

项目启动，启动准备工作包括：建立项目管理制度、整理启动会议资料等。制定项目章程,

依据包括：项目工作说明书、合同、项目可行性论证、企业环境因素、组织过程资产等。

（2）可行性研究

可行性研究是对拟选的技术方案、项目需求进行先期的调查和研究，分析投资收益比，

研究项H的可行性，提出初步的系统忖标和项目计戈iJ,必要时提出对用户业务流程等进行重

组等改进建议。

2、项目管理计划

项目整体管理的目的一是要做好计划的计划，二是项目全过程管理。

（1）项目计划

计划是事先确定的目标和实现目标所需要的原则、方法、步骤、手段等完整方案的管理

活动。为了协调、整合项目管理知识域和组织内部的信息，有必要制定一个完善的项目管理

计划。项目计划包括项目管理计划的内容，计划编制流程，项目计划的作用，编制项目计划

的注意事项。

（2）制定项目管理计划

项目管理计划的制定是根据项目目标，在项目确定范围内，依据确定的需求和质量标准，并

在项目成本预算许可的范用内，制定出一个全面的管理计划。

3、IT项目目标管理

项目FI标是指项目必须达到的预期成果。

（1）IT项目目标体系

IT项目目标包含两类：一类是IT项目的功能性目标，另一类是IT项目的控制性目标。

（2）IT项目目标控制

IT项目目标控制包括：IT项目质量目标控制、IT项目费用目标控制、IT项目进度目标控制和

IT项目安全目标控制

4、项目计划执行

(1)指导与管理项目执行

项目计划执行是执行项目计划的主要过程，这个阶段产生的产品通常要花费大部分的资源,

因为产品是在这个过程中华生的。

5、项目收尾与验收

项目收尾工作是项目全过程的最后阶段，无论是成功、失败或被迫终止的项目，收尾的

工作都是必要的。项FI验收是检查项目是否符合设计要求的重要环节，也是保证产品质量的

最后关口。

张三的遭遇是很多项目经理都会经历的，要加强项目团队得到沟通，如每周一开例会,

明确团队的分工，张三页要在团队里树立自己的威信。

二、项目范围管理、控制；

1、项目范围管理概述

项目范围管理是对项目包括什么不包括什么的定义与控制过程。过程包括要收集需求、

范围定义、创建工作分解结构、范围核实和范围变更控制。作用包括提高费用、时间和资源

估算的准确性，确定进行测量和控制的基准，有助于分工。

2、项目范围规划与范围定义

项H范围规划的编制包括：环境因素、组织过程资产、项H章程、项目初步范围说明书

和项目范围管理计划。项目范围定义就是根据范围管理计划，采取一定的方法，逐步得到精

确的项目范围过程。由于项目范围变得更见清晰，需求管理也要明确，需求管理包括：定义

需求、需求确认、建立需求状态、需求评审、需求承诺'需求跟踪、需求变更控制

3、项目范围核实与控制

分析项目范围变更的原因分析，对变更范围变化的控制，项目变更控制的作用

小结

这是由「项目一开始没有很清晰的界定整个项目范围

三、项目时间管理

按时、保质完成项目是对项目的基本要求，进度问题在项目实施中是造成项目冲突的主

要原因。防止项FI延迟的唯一办法是做好项目的时间管理，它涉及的主要过程包括：活动定

义、活动排序、活动资源估算、活动历时估计、项目进度安排、项目进度控制等。

小结

张三缺乏项目管理的经验，在制定计划是没有弹性，也没有相应的补救措施

四、项目成本管理；

IT项FI的特点是前期开发成本和后期维护费用都很高，而且项目开发的成本与否直接影

响到项目后期维护成本的高低。软件产品的生成不是•个重复的制造过程，而是“一次性”

的开发过程。IT项目成本的特点是人工成本高，直接成衣低，维护成本高且较难确定，成本

变动频繁，风险成