行政文件审批及公文写作规范指南

行政文件审批及公文写作规范指南一、适用范围与典型应用场景本指南适用于各类企事业单位、机关部门日常行政管理工作中的文件审批流程及公文写作规范，涵盖请示、报告、通知、函、会议纪要等常用行政文种。典型应用场景包括但不限于：年度工作计划与总结审批、人事任免请示、跨部门协作函件、重要事项报告、规章制度发布、会议决议传达等。通过规范操作，保证行政文件流转高效、内容严谨、格式统一，提升行政管理效能。二、行政文件审批全流程详解（一）文件拟稿责任主体：由事项发起部门指定专人（如某某）作为拟稿人，负责文件内容的起草与初拟。内容要求：明确文件核心目的，清晰阐述事项背景、具体需求、解决方案及预期效果；数据需准确无误，引用政策或依据需标注具体文件名及文号（如“根据《公司管理办法》（发〔2023〕5号）第三条规定”）；语言简练、逻辑清晰，避免口语化表述及歧义。格式初拟：按照本指南“公文写作规范要素指引”调整基础格式，包括标题、主送机关、结构等，保证框架完整。（二）部门审核审核主体：拟稿人所在部门负责人（如某某）为第一审核人，重点对文件内容的部门职责匹配度、可行性及数据准确性进行把关。审核要点：是否符合部门工作实际，是否存在跨部门职责交叉或空白；方案是否具备可操作性，资源需求（人力、物力、财力）是否合理；文字表述是否规范，是否存在错别字、标点错误等基础问题。反馈处理：审核通过后，部门负责人在《行政文件审批单》上签字确认；需修改的，应明确修改意见并退回拟稿人调整，调整后重新提交审核。（三）会签（涉及多部门时）启动条件：文件内容涉及其他部门职责或需协同配合时（如跨部门项目申请、资源调配等），必须启动会签流程。会签流程：拟稿人根据文件内容确定会签部门（如涉及财务需会签财务部，涉及人事需会签人力资源部），通过OA系统或纸质《会签单》发起；各会签部门负责人（如财务部某某、人力资源部某某）在2个工作日内完成审核，重点就部门职责范围内的内容提出意见并签字；存在意见分歧时，由发起部门牵头协调，达成一致后方可进入下一步流程；若协调未果，需附上分歧说明报分管领导裁定。（四）领导签发签发权限：根据文件重要性及金额、影响范围等，划分不同层级签发权限：一般事项：部门分管领导（如某某）签发；重要事项（如涉及10万元以上资金、重大制度调整）：分管领导审核后，报主要领导（如某某）签发；特别重大事项（如公司战略调整、重大投资决策）：需经领导班子集体审议后，由主要领导签发。签发要求：领导需对文件内容的合规性、决策的合理性进行最终把关，在《审批单》“签发意见”栏明确签署“同意”“同意但需修改”或“不同意”的明确意见，并签字、注明日期。（五）用印登记用印申请：文件经领导签发后，拟稿人持签发完整的《审批单》及文件最终稿，到行政管理部门（如办公室）申请用印。用印审核：行政管理人员核对文件内容与签发意见是否一致，《审批单》手续是否齐全（拟稿人、审核人、签发人签字完整），核对无误后加盖公司公章（或专用章）。用印登记：在《用印登记簿》中详细记录文件名称、用印日期、用印份数、经办人（某某）、签发人等信息，保证可追溯。（六）分发归档分发范围：根据文件主送机关及抄送范围，通过OA系统、纸质件或内部邮件进行分发，保证接收单位准确无误（如“主送：各分公司，抄送：公司领导”）。归档要求：分发完成后，拟稿人将文件最终稿（含《审批单》、会签单原件）交至档案管理部门（如档案室），按照《档案管理规定》进行分类、编号、存档，电子版同步至公司文档管理系统。三、公文写作规范要素指引（一）标题构成：一般采用“发文机关+事由+文种”格式（如“公司关于开展2024年度安全生产检查的通知”），简洁明确，避免使用模糊或冗长表述（如“关于有关事项的请示”需修改为“关于设备采购的请示”）。位置：居中排布，字体二号小标宋简体，标题中除法规、书名号外，一般不用标点符号。（二）主送机关标注位置：标题下方顶格书写，后加冒号，字体三号仿宋GB2312。规范要求：主送机关为多个时，按级别、性质排序（如“各省、自治区、直辖市教育厅，新疆生产建设兵团教育局”），同类机关间用顿号分隔，不同类机关用逗号分隔，最后一个主送机关后标全角冒号。（三）结构逻辑：采用“开头+主体+结尾”结构，开头说明发文依据或目的，主体阐述具体事项、措施，结尾提出执行要求或期望（如“请各单位于X月X日前反馈落实情况”）。语言要求：使用书面语，避免口语化（如“赶紧处理”改为“请及时办理”）；数字、计量单位等需规范（如年份用“2024年”，金额用“万元”）。字体段落：一般用三号仿宋GB2312，首行缩进2字符，行距28磅，一级标题用三号黑体（如“一、”），二级标题用三号楷体GB2312（如“（一）”）。（四）附件标注规范：结束后另起一行空2字符标注“附件：”，后加冒号，附件名称后不加标点（如“附件：1.《项目预算表》”）；若有多个附件，用阿拉伯数字标注序号（如“附件：1.方案2.名单”）。内容要求：附件应与内容紧密相关，格式规范，需在中注明“详见附件”等提示。（五）发文机关署名与成文日期发文机关：应使用机关全称或规范化简称（如“公司”或“公司办公室”），字体三号仿宋GB2312，居中排印，以领导签发日期为准。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年3月15日”），字体三号仿宋GB2312，居右排布，后标全角冒号。（六）页码与版记页码：页码用四号半角阿拉伯数字编排在页脚居中位置，如“-1-”，页码数字左右各放一条一字线。版记：公文一般需标注抄送机关（如“抄送：公司各部门”）、印发机关（如“公司办公室”）和印发日期（如“2024年3月15日印发”），字体三号仿宋GB2312，分左右两排，左排抄送机关，右排印发机关及日期。四、常用模板与表格工具（一）行政文件审批单项目内容文件名称（例：《公司2024年度差旅费管理办法》）密级□普通□秘密□机密（根据文件重要性勾选）拟稿部门（例：行政部）拟稿人某某联系方式（内部短号，如8888）文件主送机关（例：各分公司、各部门）会签部门/意见1.财务部：某某（签字）年月日2.人力资源部：某某（签字）年月日审核部门/意见（部门负责人签字）某某年月日签发领导/意见（分管领导/主要领导签字）某某年月日用印份数（例：10份）分发范围（例：各分公司、存档2份）备注（例：需附《差旅费标准明细表》）（二）公文格式模板（以“通知”为例）公司关于开展2024年度安全生产检查的通知各分公司、各部门：为贯彻落实国家安全生产法规要求，排查安全隐患，保证公司生产经营安全，根据《公司安全生产管理制度》（发〔2023〕8号）规定，现将开展2024年度安全生产检查有关事项通知一、检查时间2024年4月1日至4月30日。二、检查内容（一）安全生产责任制落实情况；（二）消防设施设备运行状况；（三）特种设备定期检测及维护记录；（四）员工安全培训教育档案。三、工作要求（一）各单位需成立专项检查小组，于4月5日前将检查方案报安全部备案；（二）对检查发觉的问题，需建立整改台账，明确责任人及完成时限，并于5月10日前提交整改报告。特此通知。公司（公章）2024年3月20日五、常见问题与操作提示（一）格式规范类标题冗长或缺失要素：避免使用“关于……的请示报告”（“请示”和“报告”为不同文种，不可混用），标题需包含发文机关、事由、文种三要素。主送机关混乱：不可将“主送”与“抄送”混淆，主送机关为需执行文件内容的单位，抄送机关为需知晓内容的单位。附件标注缺失：提及附件但未在文末标注，或附件名称与实际内容不符，需保证附件标注与一致。（二）内容严谨类数据未核实：文件中涉及的金额、数量、日期等数据需反复核对，避免因数据错误导致决策失误。表述模糊：避免使用“尽快”“大概”等模糊词汇，需明确具体时间、数量、标准（如“请于3月31日前完成”改为“请于2024年3月31日17:00前完成”）。依据缺失：提出要求或方案时，需注明政策或制度依据，保证文件内容合法合规。（三）流程合规类越级签发：未经分管领导审核直接报主要领导签发，或绕过会签环节涉及多部门事项，需严格按照签发权限及流程操作。用印手续不全：未持完整签发的《审批单》申请用印，或用印后未及时登记，需保证用印前手续齐全，用印后及时记录。归档延迟：文件分发后未及时交至档案管理部门，导致电子版与纸质版不同步，需在文件印发后3个工作日内完成归档。（四）语言表达类口语化表述：避免使用“这个”“那个”等口语词汇，公文需使用规范书面语（如“该方案”代替“这个