采购订单审批流程模板采购申请及审批流程模板

采购申请及审批流程通用模板一、应用场景与适用范围二、分步骤操作说明第一步：采购申请发起操作内容：申请人根据实际需求（如生产缺料、办公消耗、设备更新等），填写《采购申请审批表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、采购用途、期望到货日期及供应商建议（如有）。责任人：需求部门申请人*关键要点：需求描述需清晰具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸100包、签字笔50支”）；预估金额需符合企业成本核算标准，超出部门预算的需提前说明资金来源；附件需齐全（如技术参数图纸、市场询价单、比价记录等，价值较高或关键物资必附）。第二步：部门负责人初审操作内容：需求部门负责人*对申请的合理性、必要性进行审核，重点确认：采购需求是否符合部门工作计划或年度预算；规格型号、数量是否与实际需求匹配；是否存在内部调配、替代方案（如其他部门闲置设备可用）。输出结果：审核通过：签字确认后流转至财务部门；审核不通过：注明退回理由，反馈申请人修改后重新发起。第三步：财务部门预算与合规复核操作内容：财务审核人*对申请进行双重复核：预算合规性：核查采购项目是否在年度/季度预算范围内，超预算部分需提交额外说明及审批依据；成本合理性：对比历史采购价格、市场均价（或要求申请人提供3家以上供应商报价单），判断预估单价是否合理；付款条款：审核proposed付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、账期等）。输出结果：复核通过：签字确认后流转至对应审批层级；复核不通过：注明问题（如“超预算未说明”“报价高于市场均价20%”），退回申请人或部门负责人补充材料。第四步：分级审批决策操作内容：根据采购金额及物资重要性，由不同层级领导审批（以下为示例，企业可自定义额度标准）：小额采购（≤5000元）：采购经理*审批，重点确认需求紧急性、供应商匹配度；中等金额采购（5000-50000元）：分管副总*审批，重点审核成本效益及对公司运营的影响；大额采购（＞50000元）：总经理/总裁*审批，需附财务部门成本分析报告及采购方案对比说明。关键要点：审批人需在2个工作日内完成审批，紧急需求可启动“加急审批流程”（需注明紧急原因，由最高层级领导直接审批）；涉及固定资产、关键设备采购，需联合技术部门*出具参数可行性意见。第五步：采购订单与下达操作内容：审批通过后，采购部门经办人*根据申请表及供应商信息，在ERP系统中《采购订单》，明确：供应商信息（名称、联系人、地址）；物资规格、数量、单价、总金额、交货期；付款方式、质量验收标准、违约责任条款。订单后需加盖采购专用章，通过书面或系统方式正式下达给供应商，并同步抄送需求部门及财务部门。第六步：执行与进度跟踪操作内容：订单跟踪：采购经办人*主动与供应商对接，确认生产/备货进度，保证按期交货；若需延期，供应商需提前3日书面说明，采购部门评估影响后通知需求部门。到货验收：需求部门、仓库管理员、采购经办人*共同到场验收：核对物资名称、规格、数量是否与订单一致；检查质量合格证明（如质检报告、保修卡）；技术参数复杂的项目，需技术部门*协助验收并出具《验收合格报告》。异常处理：验收不合格的，采购部门需在24小时内联系供应商退换货，并留存沟通记录；涉及损失的，按合同条款追责。第七步：资料归档与付款结算操作内容：资料归档：采购经办人*收集完整资料（采购申请表、审批记录、采购订单、验收报告、供应商发票等），按“一单一档”原则整理存档，保存期限不少于3年。付款结算：财务部门*收到供应商合规发票及验收报告后，核对订单信息与发票一致性，按审批流程安排付款（如月结、货到付款等），并同步更新预算执行记录。三、模板表格表1：采购申请审批表申请信息内容申请编号（系统自动，格式：CG-YYYYMMDD-X）申请部门申请人*联系方式申请日期年月日采购需求详情物资/服务名称规格型号/技术参数（附技术图纸或参数表可另附页）单位数量预估单价（元）预估总价（元）采购用途（如：生产备用、办公消耗、设备维修等）期望到货日期年月日供应商建议（如有）名称：；联系人：；电话：*（仅用于内部沟通，不对外公开）附件清单（如：市场询价单3份、技术参数图纸1张）审批流程部门负责人审核意见□同意□不同意，理由：财务部门复核意见□预算通过，价格合理□预算通过，价格需调整□预算不通过，理由：审批领导意见（根据金额对应层级签字）签字：__________日期：年月日采购部门订单确认□已订单（订单号：__________）□无需采购（内部调配）到货验收情况□合格□不合格，处理结果：四、流程执行关键提示预算控制优先：未纳入年度预算的采购项目，需提前提交预算调整申请，经审批后方可发起流程，避免超支风险。审批时限要求：各环节审批人需在1-3个工作日内完成审核（紧急流程除外），逾期未反馈视为默认通过，但需在系统中备注说明。信息真实准确：申请人需对提交信息的真实性负责，虚报、瞒报需求将纳入部门绩效考核；财务部门定期抽查采购物资与需求一致性。加急流程规范：因生产突发故障、重大项目紧急需求等特殊情况需加急采购的，需由需求部门负责人提交《加急申请说明》，经总经理签字后跳过常规流程，但事后需补全审批手续。供应商管理：采购部门需建立