询价采购流程标准操作手册

询价采购流程标准操作手册一、手册目的与适用范围为规范企业询价采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提升采购效率与资金使用效益，明确各环节操作要求及责任边界，特制定本操作手册。本手册适用于企业内金额较小、规格标准相对统一的货物或服务类采购项目（具体适用金额范围可结合企业实际制度调整），其他类型采购可参考本流程核心原则执行。二、采购准备：需求与文件的规范管理（一）需求识别与审批采购需求由使用部门发起，需以书面形式明确采购标的的规格参数、数量规模、技术标准、交付周期、预算金额等核心要素，形成《采购需求报告》。报告需经部门负责人签字确认后，提交至采购管理部门。采购部门会同财务、法务等职能部门开展合规性审核：财务部门重点核查预算匹配性与资金来源合规性，法务部门关注需求是否符合法律法规及企业制度要求，技术部门（或相关业务部门）评估需求的必要性与合理性。审核通过后，报分管领导终审，确保需求从源头合规可控。（二）询价文件编制采购部门依据审批后的需求，编制《询价文件》，内容需涵盖：项目概况：清晰描述采购标的的应用场景、核心需求；技术与商务要求：明确产品规格、服务标准、交付地点、质保期限等；报价要求：规定报价单格式（需包含单价、总价、税费、运输/服务成本等明细）、报价有效期（建议不短于30日历天）、报价形式（书面密封/电子加密等）；响应文件组成：要求供应商提供营业执照、资质证书、报价单、技术方案（含服务流程）、售后服务承诺等材料；评审规则：明确价格、资质、技术方案、服务承诺等维度的权重（如价格占比60%、技术与服务占比40%），或采用“最低价法”（需注明排除明显低于成本报价的判定标准）；合同框架：提前约定付款方式、验收标准、违约责任等核心条款，减少后续争议。《询价文件》需经法务、财务联合审核，确保条款合法合规、表述无歧义后，方可进入发布环节。三、询价实施：供应商邀请与报价管理（一）供应商邀请采购部门通过供应商库筛选、行业资源推荐、公开渠道征集等方式，选取不少于3家具备相应资质、信誉良好、无重大违法记录的潜在供应商。邀请时需同步发送《询价文件》，并通过邮件、平台系统或书面送达，同时电话确认对方接收并理解文件要求，留存确认记录（如邮件回执、通话录音截图），确保供应商获取信息的一致性与时效性。（二）报价接收与登记供应商需在《询价文件》约定的截止时间前，提交密封（或加密）的响应文件。采购部门指定专人接收，现场检查文件的密封性（如需）、完整性、时效性，对符合要求的文件进行登记，填写《报价接收登记表》（记录供应商名称、接收时间、文件份数等），由接收人签字确认，确保过程可追溯。若供应商需补充材料，需在截止时间前以书面形式提交，逾期提交的补充材料不予受理。四、评审与定商：公平公正的决策逻辑（一）评审小组组建采购部门牵头成立评审小组，成员包括采购专员、技术专家、财务人员（人数为单数，一般3人及以上）。评审人员需签署《评审承诺书》，承诺独立、客观、公正开展评审，严禁私下接触供应商或泄露评审信息。（二）报价评审评审小组分两步开展工作：1.符合性审查：核查供应商资质（如营业执照、行业许可）、响应文件完整性（是否缺漏报价单、技术方案等核心材料）、是否符合《询价文件》的实质性要求（如质保期、交付周期是否达标）。不符合要求的，直接判定为无效响应。2.实质性评审：对通过符合性审查的供应商，结合《询价文件》的评审规则，从价格合理性、技术方案可行性、服务承诺匹配度等维度打分（或排序）。若需澄清，评审小组可要求供应商在24小时内以书面形式答疑，答疑内容作为响应文件的补充。评审结束后，小组需形成《评审报告》，内容包括评审过程、各供应商得分（或报价）排序、推荐的成交候选人（一般按得分/报价排序推荐1-3名），并由全体评审人员签字确认。（三）成交供应商确定采购部门将《评审报告》及推荐意见报分管领导审批。领导结合评审结果与项目实际需求（如供应商过往合作口碑、应急响应能力等），最终确定成交供应商。若企业有公示要求，需在内部OA系统或指定平台公示成交候选人信息（含供应商名称、报价、主要服务/产品内容），公示期不少于3个工作日。公示无异议后，正式向成交供应商发出《成交通知书》。五、合同履约：从签约到验收的闭环管理（一）合同签订采购部门依据《询价文件》《响应文件》及《成交通知书》，起草《采购合同》，合同条款需与前期文件完全一致，明确标的、数量、质量标准、价款、履行期限、验收方式、违约责任等核心内容。合同需经法务审核（合规性）、财务审核（付款逻辑）、分管领导审批后，由双方法定代表人（或授权代表）签字并加盖公章，确保合同法律效力。（二）履约与验收成交供应商按合同约定履行供货或服务义务，采购部门需跟踪履约进度，协调解决履约中的争议（如到货延期、服务标准偏差等）。货物/服务交付后，需求部门联合采购、技术等部门，对照合同约定的验收标准（如产品参数、服务报告、第三方检测报告等）开展验收，填写《验收报告》。验收合格的，办理入库（或服务确认）手续；验收不合格的，按合同约定追究供应商责任（如要求整改、扣除质保金、解除合同并索赔）。六、档案与监督：合规性的长效保障（一）档案管理采购部门指定专人负责采购档案的整理与归档，档案需包含《采购需求报告》《询价文件》《响应文件》《评审报告》《采购合同》《验收报告》等全流程材料，保存期限不少于3年（或按企业制度/法规要求执行）。档案需分类存放、电子与纸质同步留存，确保数据完整可追溯，便于内部审计或外部监管部门查验。（二）监督与审计内部审计部门定期对询价采购活动开展审计，重点检查流程合规性（如供应商邀请是否充分竞争、评审是否公正）、文件完整性（如是否缺漏审批记录、验收报告）。发现问题需下达《整改通知书》，督促责任部门限期整改。同时，采购活动接受全体员工监督，若发现违规行为（如围标串标、利益输送），可向纪检监察部门举报，经查实的依规严肃处理。七、操作注意事项1.报价唯一性：询价文件需明确要求供应商“一次性报出最终价格”，禁止后续议价，确保竞争公平性。2.竞争充分性：供应商邀请需覆盖不同区域、不同规模的潜在合作方，严禁“指定供应商”或“内定成交方”。3.评审保密性：评审过程需