行政人事公文档案管理专业模板

行政人事公文档案管理专业模板一、常见应用场景行政人事公文档案管理是企业规范化运营的基础，贯穿员工全生命周期及日常行政管理环节，主要应用于以下场景：员工入职管理：收集、整理员工入职材料（如证件号码、学历证明、体检报告等），建立员工个人档案，保证入职信息完整合规。合同协议管理：对劳动合同、保密协议、培训协议等进行分类归档，便于追溯合同期限、续签、变更等关键信息。培训与考核管理：整理员工培训记录、考核结果、技能证书等档案，支持人才发展评估与晋升决策。奖惩与晋升管理：记录员工奖惩通报、晋升审批材料等，形成员工职业发展轨迹的权威依据。离职与后续管理：归档离职申请、工作交接清单、离职证明等材料，同时处理离职员工档案的转递或保管事宜。行政公文管理：对通知、报告、会议纪要等行政文件进行分类存档，保证公司决策与沟通记录的可追溯性。二、标准化操作流程（一）档案收集与接收明确收集范围：根据档案类型清单（如人事类、行政类、合同类），确定需收集的材料清单（例如：员工入职需提供证件号码复印件、学历学位证书、离职证明等；行政公文需提供正式发文稿、审批单、最终版本文件）。指定收集责任人：人事岗负责员工相关档案，行政岗负责行政公文，各业务部门配合提供本部门形成的档案材料。接收与核对：接收档案时，检查材料是否齐全、内容是否清晰（如复印件需注明“与原件核对一致”并由*经理签字确认）、手续是否完备（如合同需双方签字盖章），填写《档案材料接收登记表》，双方签字确认。（二）分类与整理制定分类标准：采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级结构，例如：一级分类：人事档案、行政档案、合同档案；二级分类（人事档案）：员工入职、劳动合同、培训考核、奖惩晋升、离职管理；三级分类（员工入职）：基本信息材料、证件材料、体检材料。排序与装订：每类档案按时间顺序或逻辑关系排序（如员工档案按入职时间排序，合同按签订日期排序），去除金属夹，使用无酸档案夹装订，保证不易散落、字迹清晰。编制案卷每个案卷标题需简明扼要，包含核心信息（如“2023年度员工入职档案-”“2024年劳动合同续签审批-”）。（三）编号与登记制定编号规则：档案编号采用“分类代码+年份+流水号”格式，例如：人事档案分类代码：RL；员工入职二级分类代码：RZ；编号示例：RL-RZ-2023-001（表示2023年人事-入职-001号档案）。填写档案目录：将编号、档案名称、形成日期、页数、存放位置、保管期限等信息录入《档案总目录表》，保证每份档案对应唯一编号，便于检索。（四）归档与存储选择存储介质：纸质档案：使用专用档案柜存放，柜体标注分类标签（如“人事档案-员工入职”），按编号顺序排列；电子档案：存储于公司指定的加密服务器或云盘，文件夹结构分类与纸质档案一致，定期备份（每月1次），备份介质需异地存放。环境控制：档案库房保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、除湿机、防盗门），定期检查（每季度1次）环境参数。（五）借阅与利用规范借阅流程：借阅人需填写《档案借阅申请表》，注明档案编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日），经部门负责人审批后，由档案管理员办理借阅手续。借阅管理要求：纸质档案原则上不得带出档案室，确需带出的须经分管领导*总审批，并由档案管理员全程跟踪；电子档案借阅需通过公司内部系统申请，权限由档案管理员设置，禁止或外传涉密信息；借阅归还时，档案管理员需检查档案完整性，确认无误后收回并登记归还日期。（六）保管与维护定期检查：每半年对纸质档案进行一次清点，检查是否有虫蛀、霉变、字迹褪色等问题，发觉问题及时处理（如除湿、修复）；电子档案每季度进行一次备份与病毒查杀。动态更新：员工档案发生变更（如晋升、培训）时，及时补充材料并更新目录；行政公文废止或修订后，将旧版文件标注“作废”并单独存放，新版文件归档时注明替代关系。（七）鉴定与销毁鉴定标准：根据《档案保管期限表》（如员工档案保管至离职后10年，行政公文保管期限分为10年、30年、永久），对到期档案进行鉴定，确认是否仍有保存价值。销毁流程：对无保存价值的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》，经部门负责人、分管领导审批后，由2人以上共同监销，纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁（需记录销毁时间、方式、监销人），电子档案彻底删除并销毁备份，销毁后《档案销毁清册》存档备查。三、实用表格模板（一）档案总目录表档案编号档案名称形成部门/人归档日期页数存放位置（柜-层）保管期限密级备注RL-RZ-2023-001入职档案人事部2023-03-1512人事柜-1层-0310年普通含证件号码复印件XZ-GW-2023-0052024年度行政工作计划行政部2023-12-208行政柜-2层-0110年普通（二）档案借阅申请与登记表借阅日期档案编号档案名称借阅人所属部门借阅事由审批人（部门负责人）借阅期限归还日期经办人备注2024-05-10RL-KH-2022-008劳动合同财务部办理社保增员*经理3个工作日2024-05-13档案管理员已复印（三）档案销毁审批表档案编号档案名称保管期限形成日期销毁原因鉴定人部门负责人意见分管领导意见监销人销毁日期销毁方式RL-LZ-2013-005赵六离职档案10年2013-08-10保管期限已满*专员同意同意、2024-06-01粉碎（四）档案分类编码规则表一级分类分类代码二级分类分类代码三级分类编号规则示例人事档案RL员工入职RZ基本信息材料RL-RZ-年份-流水号（如RL-RZ-2024-001）行政档案XZ会议纪要HJ年度会议XZ-HJ-年份-流水号（如XZ-HJ-2024-005）合同档案HT劳动合同LD首次签订HT-LD-年份-流水号（如HT-LD-2024-002）四、关键管理要点严格保密管理：涉及员工隐私（如薪资、家庭信息）的档案需标注“保密”字样，借阅需经分管领导审批，档案管理员不得泄露档案内容。保证档案完整：档案材料收集时需核对清单，归档后定期检查，避免缺失或损毁，重要档案（如劳动合同）需留存原件。规范操作流程：严格执行收集、整理、归档、借阅、销毁等环节的审批手续，保证每一步操作有记录、可追溯。保障存储安全：档案库房