人力资源合同管理文档模板

人力资源合同管理一、适用情境与范围二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草阶段明确合同类型与主体根据员工身份（全职、兼职、实习）及管理需求（如保密、竞业限制），确定合同类型（劳动合同/实习协议/保密协议等）。核对甲方（企业）信息：名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址需与营业执照一致。核对乙方（员工）信息：姓名、证件号码号、户籍地址、联系方式等，保证与员工提交的证件材料一致（姓名用“某某”代替，如“小明”）。拟定核心条款劳动合同必备条款：合同期限、工作内容与地点、工作时间、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件、合同变更/解除/终止条件等。可选补充条款：试用期约定（不超过法定期限）、培训服务期协议、竞业限制协议（需明确补偿标准）、保密条款（涉密岗位需细化）。薪资条款需明确基本工资、绩效奖金、津贴补贴等结构及发放方式（如“月薪制，每月15日通过银行转账发放上月工资”）。内部初稿审核HR部门审核条款完整性，保证与公司薪酬制度、考勤制度等内部规定一致。涉及法律风险的条款（如违约责任、竞业限制），需提交法务部门或外部律师审核，保证符合《劳动合同法》等法律法规要求。（二）合同协商与确认阶段条款沟通与修订HR就合同条款与员工进行沟通，重点说明工作内容、薪资结构、试用期考核、保密义务等关键内容，解答员工疑问。员工对条款有异议的，HR需与相关部门（如用人部门、财务部门）协调，必要时修订合同条款，达成一致后形成终稿。最终确认签字合同一式两份（或三份，含法务存档），双方各执一份。甲方由法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章；乙方员工需在“签字”处亲笔签名，并按捺手印（或按公司规定电子签名）。签字日期需填写实际签署日期，保证合同生效时间明确。（三）合同归档与存管阶段分类归档管理电子归档：将扫描件（PDF格式）至公司HR管理系统，按“合同类型-员工姓名-签订日期”命名（如“劳动合同-*小明-20240101”），保证系统可检索。纸质归档：合同原件按员工档案编号存放于档案柜，标注“合同”标签，由HR专人负责保管，防潮、防火、防遗失。台账动态更新建立《合同管理台账》，记录以下信息：合同编号、员工姓名、证件号码号、合同类型、签订日期、生效日期、到期日、岗位、薪资、备注（如续签、变更记录）。台账需实时更新，每月核对一次，保证与实际合同状态一致（如员工续签后及时更新到期日）。（四）合同履行与变更阶段履行跟踪HR定期（每季度）检查合同履行情况，重点关注员工岗位、薪资是否与合同一致，社保是否按时缴纳。员工岗位、工作地点、薪资等发生变更时，需签订《劳动合同变更协议》，明确变更内容及生效日期，双方签字盖章后归入原合同档案。异常处理员工提前30日提交书面离职申请的，HR需核对合同解除条款，办理工作交接、薪资结算、社保转移等手续，签订《解除劳动合同证明》（注明合同解除原因及日期）。合同到期前30日，HR需评估员工续签意向，提前沟通续签事宜，避免合同到期后未及时处理形成事实劳动关系。（五）合同到期与续签管理到期提醒系统自动或HR手动筛选“即将到期合同”（到期前60日），《续签意向征询表》，发送至员工及用人部门，确认是否续签。续签流程双方同意续签的，重新签订劳动合同（或签订《续签协议》），明确新合同期限（如1年、3年）；员工不同意续签的，办理离职手续，结清薪资。续签合同需重新履行审核、归档流程，台账更新为新合同信息。三、核心模板表格清单表1：劳动合同基本信息表合同编号员工姓名证件号码号合同类型签订日期生效日期到期日期甲方名称乙方签字甲方盖章LT2024001*小明110*固定期限劳动合同2024-01-012024-01-012026-12-31科技有限公司*小明（签名+手印）公章表2：劳动合同关键条款表条款类别具体内容工作内容岗位：软件工程师；职责：负责公司产品前端开发，完成上级交办任务工作地点北京市海淀区路号工作时间标准工时制，每日8小时，每周40小时，加班需提前申请劳动报酬基本工资8000元/月，绩效奖金2000元/月（按考核结果发放），每月15日发放上月工资社会保险甲方依法为乙方缴纳养老、医疗、失业、工伤、生育保险及住房公积金保密条款乙方在职期间及离职后2年内，需保守公司商业秘密（包括技术资料、客户信息等），违约需赔偿损失表3：合同变更记录表变更日期变更事项变更原因原条款新条款双方确认（签字）备注2024-07-01岗位调整公司业务发展需要岗位：软件工程师岗位：高级软件工程师甲方：某（HR）乙方：小明薪资同步调整为10000元/月表4：合同履行跟踪表合同编号员工姓名履行状态（正常/异常）最近考核结果续签提醒时间异常情况记录处理结果LT2024001*小明正常优秀2026-10-01无按计划开展续签沟通四、关键风险提示与规范要求条款合法性合规性合同条款不得违反《劳动合同法》等强制性规定，如“不得约定‘员工怀孕自动解除合同’’工伤自负’等无效条款”。试用期约定：合同期1年以上不满3年的，试用期不超过2个月；3年以上固定期限或无固定期限合同，试用期不超过6个月。信息准确性员工证件号码号、岗位、薪资等关键信息需与入职材料、薪酬审批单一致，避免因信息错误导致合同纠纷。法定代表人、注册地址等企业信息变更后，需及时更新合同模板并重新签订（或签订补充协议）。流程规范性合同签订需经“起草-审核-沟通-签字”完整流程，禁止“代签”“空白合同”等不规范操作。解除/终止合同时需书面通知员工并说明理由，避免口头沟通导致争议。档案安全管理合同档案（含纸质、电子）需指定专人保