项目合同管理模板标准化执行

项目合同管理模板标准化执行指南一、适用范围与核心价值本指南适用于企业内部各类项目（如研发项目、采购项目、外包项目、合作项目等）的全生命周期合同管理，旨在通过标准化流程统一合同管理规范，降低合同风险，提升管理效率，保证项目各方权责清晰、执行有序。核心价值体现在：规范合同起草与审批流程，避免条款遗漏或歧义；强化合同履行监控，及时发觉并解决履约偏差；实现合同信息集中管理，便于追溯与复盘；通过标准化模板减少重复劳动，提升团队协作效率。二、标准化执行流程（一）需求识别与合同起草操作主体：项目负责人、业务部门、法务部门（协同）关键动作：明确合同需求：项目负责人根据项目目标（如交付物、时间节点、预算范围），梳理合作方（供应商、客户、内部部门等）的核心需求，明确合同标的（服务、产品、成果等）、数量、质量标准、履约期限、付款方式等核心要素。选择模板并起草：根据合同类型（如采购合同、服务合同、保密协议等），从企业标准模板库中选取对应模板，结合需求填充具体内容。模板应包含必备条款：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人）、合同标的、权利义务条款、价格与支付条款、违约责任条款、争议解决条款、保密条款、合同生效与终止条件等。内部审核：起草完成后，项目负责人组织业务部门审核内容完整性（是否覆盖项目核心需求），法务部门审核条款合规性（是否符合法律法规、企业制度），财务部门审核付款条款与预算匹配度。输出物：《合同（草案）》《需求确认记录》（二）合同评审与审批操作主体：项目负责人、法务专员、财务负责人、分管领导（按权限）关键动作：发起评审流程：通过企业OA系统或合同管理平台，将《合同（草案）》及相关附件（如需求说明书、技术规格书）提交至评审会，明确评审部门（法务、财务、业务）及评审时间要求（一般不超过3个工作日）。多维度评审：法务评审：重点审核合同主体资格（是否具备履约能力）、条款合法性（如是否存在无效格式条款）、权责对等性（违约责任是否明确）、争议解决方式（约定管辖法院或仲裁机构是否合规）。财务评审：审核合同金额是否符合项目预算、付款条件（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理、发票类型（如增值税专用发票）及税务处理是否合规。业务评审：审核合同内容是否与项目需求一致，履约期限是否满足项目计划，验收标准是否可量化（如“通过甲方验收”需明确验收流程和标准）。意见反馈与修改：评审部门在系统中填写《合同评审记录表》，明确修改意见（如“需补充不可抗力条款”“付款节点需与项目里程碑挂钩”）。项目负责人根据意见组织修改，直至所有评审部门通过。最终审批：修改后的合同草案由分管领导（或按权限更高层级）审批，审批通过后《合同审批意见表》，进入签订环节。输出物：《合同评审记录表》《合同审批意见表》（三）合同签订与分发操作主体：项目负责人、法务专员、行政部（档案管理）关键动作：文本最终确认：法务专员根据审批意见确认最终合同文本，保证与审批版本一致，标注签订日期（合同生效日期以双方签字盖章为准）。规范签订流程：对方签订：与合作方沟通签订方式（纸质签署或电子签署），纸质签署需保证双方签字（或盖章）清晰、完整，骑缝章齐全（多页合同）；电子签署需通过合法第三方平台（如e签宝、法大大），具备法律效力的电子合同。我方签订：由法定代表人或其授权代表签字（需提供《授权委托书》），加盖企业公章或合同专用章（公章需备案，合同专用章需在公安机关刻制备案）。合同分发与备案：签订完成后，行政部（或合同管理部门）复印3份正本（我方留存1份，对方1份，财务1份）及若干副本，通过OA系统将电子版分发至项目负责人、财务部、法务部，并在《合同登记台账》中记录合同编号、签订日期、对方主体、金额、履行期限等关键信息。输出物：《授权委托书》（如需）、《合同登记台账》（四）合同履行与跟踪操作主体：项目负责人、项目团队、财务部关键动作：履行计划制定：项目负责人根据合同条款，制定《合同履行计划》，明确各阶段交付物、时间节点、验收标准及责任人（如“2024年3月31日前完成需求文档交付，由*工负责”）。进度监控：项目团队按计划推进，每周填写《合同履行跟踪表》，记录实际进度、存在问题及解决措施（如“需求文档延迟2天提交，原因：客户需求变更，已协调客户确认新需求，预计3月30日交付”）。验收与付款：验收：交付物完成后，按合同约定的验收流程（如初验、终验）组织验收，由客户或合作方签署《验收确认单》，明确验收结果（合格/不合格）。付款：财务部根据验收结果及合同付款条款，提交付款申请（附《验收确认单》《合同履行记录表》），按审批流程支付款项，记录付款时间、金额、方式。风险预警：若出现履约延迟（如对方未按时交付）、质量问题（如验收不合格）或对方违约（如未提供发票），项目负责人需在1个工作日内启动风险预警，向分管领导汇报并制定应对方案（如发催告函、协商变更条款、终止合同）。输出物：《合同履行计划》《合同履行跟踪表》《验收确认单》《付款申请单》（五）合同变更与终止操作主体：项目负责人、法务专员、分管领导关键动作：变更申请：因项目需求变化、政策调整等客观原因需变更合同时由项目负责人填写《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容（如金额调整、期限延长、条款增删）及影响评估（如对预算、项目进度的影响）。变更审批与签订：变更申请经法务审核（条款合法性）、财务审核（金额匹配性）、分管领导审批后，与合作方签订《合同变更协议》（作为原合同补充附件），明确变更生效日期及原合同其他条款继续有效。终止处理：出现合同终止情形（如双方协商一致、一方违约导致合同无法履行、不可抗力等）时，项目负责人填写《合同终止申请表》，说明终止原因、已履行情况及未履行部分处理方案（如结算、赔偿）。经审批后，与合作方签订《合同终止协议》，明确终止日期、双方权利义务（如款项结算、资料归还）。输出物：《合同变更申请表》《合同变更协议》《合同终止申请表》《合同终止协议》（六）合同归档与复盘操作主体：行政部（档案管理）、项目负责人关键动作：归档整理：合同履行完毕或终止后30日内，行政部收集合同正本、审批文件、变更/终止协议、验收记录、付款凭证等所有相关材料，按“一合同一档”原则整理，标注档案编号（如“HT-2024-001”），存入企业档案管理系统（纸质档案需放入档案盒，标注合同名称、编号、日期）。复盘分析：项目负责人组织项目团队、法务、财务召开合同复盘会，分析合同管理中的亮点（如条款严谨性、履约监控及时性）及不足（如评审流程延迟、变更响应慢），形成《合同管理复盘报告》，提出改进措施（如优化模板条款、缩短审批时限）。输出物：《合同归档目录》《合同管理复盘报告》三、关键模板示例（一）合同基本信息登记表合同编号HT-2024-X合同名称*项目软件开发服务合同甲方（委托方）*科技有限公司乙方（服务方）*信息技术有限公司合同金额（元）500,000履行期限2024年3月1日-2024年8月31日签订日期2024年2月20日合同类型服务合同主要标的*项目软件开发（含需求分析、系统设计、编码测试、上线运维）验收标准按《*项目需求说明书》执行，通过甲方终验归档编号DA-2024-HT-001（二）合同评审记录表评审环节评审部门评审意见修改结果内容完整性业务部需补充“项目变更的响应时间条款”已在合同第5.3条补充：“乙方应在收到甲方变更需求后2个工作日内评估影响并回复”合规性法务部第4.2条“甲方任意解除合同”条款显失公平，建议修改为“因甲方原因导致项目终止，乙方已完成的工作量按80%支付费用”已修改为第4.2条：“甲方因自身原因需提前终止合同，应提前15日书面通知乙方，按乙方已履行部分工作量对应的80%支付费用”预算匹配财务部付款节点“验收后支付70%”与预算一致，但需补充“乙方需提供等额增值税专用发票”已在付款条款中补充：“乙方应在每期付款前向甲方提供合法有效的增值税专用发票”评审结论法务部□通过□需再次评审（勾选）通过（三）合同履行跟踪表合同编号HT-2024-X履行阶段需求分析（2024.3.1-3.31）计划交付物《需求规格说明书》实际交付物《需求规格说明书》（V1.2版）计划时间2024年3月31日实际时间2024年3月30日责任人*工（项目经理）进度说明提前1天完成，经客户初步确认无异议存在问题客户对“用户权限管理”模块需求提出调整解决措施已与客户沟通，于3月28日确认需求变更，同步更新文档验收结果□待验收□合格□不合格（勾选）合格（客户签字：*，日期：2024.3.30）（四）合同变更申请表变更合同编号HT-2024-X变更日期2024年5月10日变更原因客户新增“数据可视化报表”模块需求，原合同范围未包含变更内容合同金额增加80,000元（原500,000元变更为580,000元）；履行期限延长15天（原截止日期2024年8月31日变更为2024年9月15日）影响评估预算增加在可控范围内，需增加1名开发人员，延期不影响项目整体上线计划附件《客户需求变更确认函》《变更后项目计划》审批意见法务部：条款合规；财务部：预算匹配；分管领导：同意（五）合同归档目录序号档案名称份数页数归档日期存放位置1《*项目软件开发服务合同》（正本）1152024年9月20日档案室-合同柜-012《合同审批意见表》132024年2月18日档案室-合同柜-013《合同变更协议》122024年5月15日档案室-合同柜-014《验收确认单》112024年9月10日档案室-合同柜-015《合同管理复盘报告》152024年9月25日档案室-合同柜-01四、执行要点与风险规避（一）条款严谨性，避免歧义合同条款需明确、具体，避免模糊表述（如“尽快”“合理范围内”）。例如交付时间应明确具体日期（而非“X月内”），验收标准需量化（如“系统响应时间≤2秒”），违约责任需明确计算方式（如“逾期付款按每日万分之五支付违约金”）。（二）审批流程完整，杜绝“体外循环”合同签订必须经过需求识别、起草、评审（法务、财务、业务）、审批全流程，严禁“先签订后审批”或“pass评审直接签订”。通过OA系统留痕，保证每个环节的责任人、意见、时间可追溯。（三）履行监控动态化，及时预警风险项目负责人需定期跟踪合同履行进度（每周至少1次），对延迟、质量问题等风险建立“发觉-上报-处理”闭环机制。例如若合作方延迟交付超过3天，需立即发《催告函》并