单位行政经费报销及管理细则

单位行政经费报销及管理细则第一章总则为规范行政经费使用流程、提升资金使用效益，确保经费支出合法合规、厉行节约，依据《中华人民共和国会计法》《行政事业单位财务规则》及单位内部管理制度，结合实际运营需求，制定本细则。本细则适用于单位各部门及所属机构的行政经费报销与管理工作，涵盖办公费、差旅费、会议费、招待费、固定资产购置等日常运转及履职相关支出。行政经费管理遵循“预算控制、分级审批、专款专用、公开透明”原则，严禁无预算、超预算支出，杜绝铺张浪费。第二章报销范围及标准一、办公费办公费指保障日常办公的必要支出，具体包括：办公用品购置：文具、纸张、办公设备耗材等，需通过定点供应商或集中采购渠道。单次/批量采购金额超[X]元的，需履行询价或招标程序（具体金额结合单位采购制度执行）。印刷费：文件、资料、宣传册等印刷支出，需附印刷合同（或协议）、明细单及验收单，内容与业务需求相符。邮寄/快递费：仅限因公邮寄的文件、物品，需注明邮寄内容、收件人及事由，附邮寄单据。二、差旅费差旅费指公务出差产生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费，标准及要求如下：城市间交通费：按职级乘坐对应交通工具（如飞机经济舱、火车硬卧/二等座等），超标准乘坐需经分管领导审批，仅按标准报销，附购票凭证、出差审批单。住宿费：按职级执行差异化标准（如处级及以下人员每人每天不超过[X]元），凭合规发票报销，实际住宿天数以出差审批单为准，超标准部分自行承担。伙食补助费：按出差自然天数计发，每人每天[X]元，凭出差审批单报销（无需餐饮发票）。市内交通费：按出差自然天数计发（每人每天[X]元）或凭合规票据实报实销（二选一，由单位统一规定），需注明出行事由。出差前需填写《出差审批单》，经部门负责人批准；紧急公务临时出差的，需事后3个工作日内补填。三、会议费会议费指召开会议产生的场地租赁、资料印刷、伙食等支出，管理要求如下：会议审批：提前填写《会议审批单》，说明主题、时间、地点、参会人数及预算，经部门负责人、分管领导审批后执行。费用范围：仅限与会议直接相关的支出，严禁列支旅游、娱乐等无关费用，报销时附会议通知、签到表、费用明细单及合规发票。规模控制：严格控制会议次数、规模，提倡视频会议等节约形式。四、招待费招待费指公务接待产生的餐饮、礼品等支出，管理要求如下：接待审批：提前填写《接待申请单》，注明接待对象、事由、人数、预计费用，经部门负责人、分管领导审批后方可安排。费用标准：餐饮费人均不超过[X]元，陪餐人数原则上不超过接待对象人数的[X]（如1:1）；礼品赠送需符合规定，严禁赠送贵重物品或现金等价物。报销凭证：附接待申请单、菜单（含菜品、数量、金额）、合规发票，发票内容需与接待事由相符，禁止公款私请、无公函接待。五、固定资产购置固定资产指单价超[X]元或使用年限超1年的资产（如办公设备、家具等），购置流程及报销要求：申购审批：部门填写《固定资产申购单》，说明购置原因、规格型号、预算金额，经部门负责人、资产管理部门、分管领导审批后纳入采购计划。采购流程：金额超[X]元的，需履行招标程序（具体金额结合单位采购制度）；金额较低的，可通过定点采购或询价方式。验收入账：资产到货后，由申购部门、资产管理部门共同验收，填写《固定资产验收单》，并及时办理入账手续。报销时附申购单、采购合同、发票、验收单。六、其他费用水电费、物业费、网络通讯费等日常运维费用，按合同约定或相关规定报销，需附缴费凭证、合同（或协议）；培训费、咨询费等需附培训通知、协议及成果材料，确保费用与业务相关。第三章报销流程一、票据要求报销票据需为合法合规的原始凭证（如增值税发票、财政票据等），内容完整（含开票日期、单位名称、项目、金额、税号等），字迹清晰，不得涂改、挖补。票据需按“从上到下、从左到右”顺序粘贴在报销单据粘贴单上，同类票据集中粘贴，附票据清单说明事由。二、报销申请部门经办人整理票据，填写《费用报销单》，注明费用项目、金额、附件张数、用途及相关审批单号（如出差、会议、接待审批单），经部门负责人签字确认（确保费用真实、合规）。三、审批流程1.部门初审：部门负责人审核报销单及附件，确认费用真实性、必要性，签署初审意见。2.财务审核：财务部门审核票据合法性、报销标准合规性、预算执行情况，不符合要求的予以退回。3.领导审批：根据费用金额或事项类型，按审批权限报相应领导审批（审批权限见第四章）。四、支付方式银行转账：除小额零星支出外，原则上通过银行转账支付，收款方需与合同、发票开具方一致，特殊情况需说明理由。公务卡结算：鼓励使用公务卡结算，需在还款日前5个工作日提交申请，附刷卡凭证。现金支付：仅限[X]元以下的零星支出，需符合现金管理规定，报销时需注明收款人手写签收条。第四章审批权限一、常规费用审批单次/单张票据金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；金额在[X]元（含）至[X]元的，由分管领导审批；金额在[X]元（含）以上的，由单位主要领导（或总经理办公会）审批。二、特殊事项审批超预算/超标准支出：需提前提交《费用调整申请单》，说明原因及调整方案，经财务部门、分管领导、主要领导审批后方可执行。临时突发事项（如抢险、应急公务）：可先行垫付，事后5个工作日内补报审批手续，附情况说明。第五章管理与监督一、预算管理行政经费实行年度预算管理，各部门需按预算项目列支费用，无预算项目的支出原则上不予报销。预算执行过程中需调整的，履行预算调整审批程序（参照第四章特殊事项审批）。二、台账管理财务部门建立行政经费管理台账，按费用类别、部门、项目登记支出明细，定期分析预算执行情况并汇报。各部门需登记本部门费用使用台账，便于自查及配合财务核对。三、审计监督内部审计部门定期审计行政经费使用情况，抽查报销凭证、合同、审批手续，检查违规支出。接受上级主管部门、财政、审计等外部监督，对发现的问题及时整改。四、责任追究对虚报冒领、挪用公款、超标准报销等违规行为，责令责任人退回资金，视情节给予通报批评、扣减绩效、党纪