行政后勤服务标准化工作流程手册

行政后勤服务标准化工作流程手册前言为规范公司行政后勤服务管理，提升服务效率与质量，保障日常运营有序开展，特制定本手册。本手册涵盖办公用品管理、会议室预定与管理、固定资产日常维护、后勤服务申请等核心工作流程，明确各环节操作规范与责任分工，为行政后勤人员及各部门提供统一指引，保证服务标准化、规范化、高效化。一、办公用品管理流程适用范围适用于各部门日常办公所需物品（如纸张、笔、文件夹、办公耗材等）的申领、发放、库存盘点及采购管理。操作流程详解1.需求申请申请人根据部门实际需求，填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量、用途及申领部门。申领需遵循“按需申领、避免浪费”原则，非必需品或超量申领需在备注栏说明原因。2.部门审批申领单提交至部门负责人*进行审核，负责人需核对申领物品的必要性与合理性，签字确认后反馈至行政后勤部。对于月度常规消耗品（如A4纸、中性笔），部门可统一汇总申领，减少单次申请频次。3.库存核查行政后勤专员*收到申领单后，首先查询《办公用品库存台账》，确认库存是否充足。若库存充足，直接进入发放环节；若库存不足，启动采购流程：专员根据《月度采购计划》填写《物品采购申请单》，经行政后勤部经理*审批后，联系供应商进行采购（紧急采购可优先处理，保证3个工作日内到货）。4.发放登记物品发放时，行政后勤专员与申领人当面核对物品名称、数量、规格，确认无误后双方签字。发放后，行政后勤专员及时更新《办公用品库存台账》，记录出库时间、领用人、物品数量及剩余库存，保证账实相符。5.定期盘点每月最后一个工作日，行政后勤专员组织各部门联络员*进行月度库存盘点，核对台账与实际库存，编制《月度库存盘点表》。若发觉盘盈或盘亏，需分析原因（如发放错误、自然损耗等），并在盘点表中注明，盘亏金额较大时需提交书面说明至行政后勤部经理。相关表单模板表1：办公用品申领单申领部门申请人联系方式申领日期物品名称规格单位申领数量审批人签字发放人签字领用人签字表2：办公用品库存台账物品名称规格单位期初库存入库数量出库数量期末库存管理员更新日期执行要点提示申领物品需与部门职能匹配，禁止申领与工作无关的物品（如个人生活用品）。库存存放需分类标识（如“文具类”“耗材类”），定期检查物品保质期，避免过期浪费。采购需选择合格供应商，保留采购合同及质保凭证，保证物品质量。二、会议室预定与管理流程适用范围适用于公司内部各部门、团队及外部合作单位的会议、培训、接待等活动的会议室预定、使用及后续管理。操作流程详解1.线上预定申请人通过公司会议室预定系统（或指定行政后勤联系人*）提交《会议室使用申请单》，需注明会议名称、使用部门、申请人联系方式、会议时间（起止时间）、预计人数、会议内容、所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求（如茶歇、横幅）。预定需提前1个工作日提交，紧急会议（如临时工作部署）可电话沟通，但需在会后2个工作日内补填申请单。2.审核确认行政后勤专员*收到申请后，查询会议室使用日程表，确认会议室可用性。若会议室空闲，直接回复“预定成功”；若冲突，与申请人协商调整时间或推荐其他同容量会议室，确认后回复预定结果。大型会议（参会人数50人以上）或重要接待需提前3天预定，并提交《会议方案》至行政后勤部经理*审批。3.会前准备会议前1个工作日，行政后勤专员根据申请单准备设备：调试投影仪、麦克风等电子设备，保证正常运行；检查桌椅摆放是否符合会议需求（如圆桌式、课桌式），摆放会议所需物料（如席卡、议程表、饮用水）。特殊需求（如茶歇、鲜花）需提前与申请人确认细节，保证会议开始前30分钟准备完毕。4.使用监督会议期间，行政后勤专员不定期巡查，保证会议室使用规范（如设备正常、卫生整洁）。若申请人需额外设备或服务（如临时增加座位），需提前2小时提出，专员根据实际情况协调处理。5.会后整理会议结束后，申请人需清理现场（如带走个人物品、关闭设备电源、整理桌椅），并在《会议室使用登记表》上签字确认。行政后勤专员检查会议室设备完好性及卫生情况，关闭电源、锁好门窗，并在系统中更新会议室状态为“空闲”。相关表单模板表3：会议室使用申请单会议名称使用部门申请人联系方式预定日期会议时间预计人数会议地点会议内容所需设备特殊需求审批人签字确认结果申请人签字表4：会议室使用登记表日期会议室名称使用部门使用时段使用人设备使用情况卫生检查检查人执行要点提示会议室仅用于工作相关活动，禁止用于私人聚会或商业宣传。使用期间需爱护设备，严禁私自拆卸或外借会议室物品。预定成功后，如需取消需提前4小时告知，避免资源浪费。三、固定资产日常维护流程适用范围适用于公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具、空调、投影仪等）的日常检查、简单维护、问题上报及专业保养管理。操作流程详解1.日常巡检行政后勤专员*每周一至周五对各部门固定资产进行巡查，重点检查设备运行状态（如电脑能否正常开机、打印机是否有卡纸、空调制冷制热效果、办公家具是否损坏等）。巡检时使用《固定资产巡检记录表》，记录设备名称、位置、运行状态及异常情况，如发觉问题，需拍照留存并标注具体问题点。2.问题记录发觉设备异常后，行政后勤专员立即填写《固定资产问题登记表》，注明设备编号、设备名称、所在部门、问题描述（如“1号会议室投影仪无法显示”“财务部打印机频繁卡纸”）、发觉时间及紧急程度（一般/紧急）。紧急问题（如电路故障、漏水）需立即通知使用部门暂停使用，并采取临时防护措施（如切断电源、放置警示标识）。3.分类处理简单问题：如打印机缺墨、文件卡纸、电源线松动等，行政后勤专员自行处理，处理后在《固定资产问题登记表》上记录处理方式、处理时间及结果，并请使用部门签字确认。复杂问题：如电脑硬件故障、空调制冷剂不足、投影仪主板损坏等，专员联系专业维修服务商，提供设备故障详情及历史维修记录，跟进维修进度，保证48小时内修复（紧急情况需24小时内修复）。4.维护反馈设备维修完成后，行政后勤专员与使用部门共同验收，确认设备恢复正常运行，双方在《固定资产问题登记表》上签字确认。维修服务商需提供《维修报告》，注明故障原因、维修内容及更换零件（如有），行政后勤专员将报告存档至固定资产档案。5.定期保养每季度末，行政后勤专员组织对大型设备（如空调、投影仪、饮水机）进行专业保养，包括清洁滤网、检查线路、添加制冷剂等，编制《固定资产季度保养记录表》，记录保养设备、保养内容、保养人员及使用部门评价。每年年底，对固定资产进行全面盘点，核对资产编号、名称、数量与台账是否一致，编制《年度资产盘点报告》，保证账实相符。相关表单模板表5：固定资产巡检记录表巡检日期巡检人设备名称设备编号所在位置运行状态异常情况处理结果表6：固定资产问题登记表设备编号设备名称所在部门问题描述发觉时间紧急程度处理方式处理人处理时间使用部门确认执行要点提示巡检需覆盖所有办公区域，保证无遗漏，重点设备（如服务器、大型会议设备）需增加巡检频次。严禁私自拆卸、改装固定资产，如需调整设备位置或功能，需提交书面申请至行政后勤部审批。维修服务商需从公司合格供应商名录中选择，保证维修质量与售后保障。四、后勤服务（维修/保洁）申请流程适用范围适用于办公区域设施设备故障维修（如水电、门窗、灯具等）、日常保洁（地面清洁、垃圾清运）、环境消杀（办公区、会议室消毒）等后勤服务的申请与处理。操作流程详解1.服务申请申请人通过公司后勤服务系统（或联系行政后勤专员*）提交《后勤服务申请单》，注明服务类型（维修/保洁/消杀）、服务地点（具体部门及位置）、问题描述（如“前台左侧电源插座无电”“茶水间地面有污渍需清洁”）、紧急程度（一般/紧急）、申请人及联系方式，期望完成时间（紧急事项需注明“需立即处理”）。2.任务派发行政后勤专员*收到申请后，根据服务类型与紧急程度分配任务：紧急事项（如水管破裂、电路故障、大面积漏水）：1小时内响应，联系维修人员或保洁人员30分钟内到达现场；一般事项（如灯具更换、常规保洁）：24小时内响应，按约定时间完成服务。派发任务后，专员在《后勤服务派工记录表》中记录申请单编号、服务类型、派发时间、服务人员及预计到达时间。3.服务执行服务人员到达现场后，与申请人确认服务需求，明确服务范围（如维修需处理故障点，保洁需清洁的具体区域）。服务过程中，需遵守公司安全规范（如维修时切断电源、保洁时使用环保清洁剂），避免影响正常办公。服务完成后，申请人现场确认服务效果，如需整改，服务人员需及时处理直至达标。4.结果反馈申请人填写《服务满意度评价表》，对服务的及时性、专业性、服务态度及效果进行评价（评价等级：满意/基本满意/不满意），并签字确认。行政后勤专员收集评价表，对“不满意”评价进行跟进，知晓原因并协调解决，保证问题闭环。每月汇总《服务满意度评价表》，分析服务薄弱环节，优化服务流程。相关表单模板表7：后勤服务申请单申请部门申请人联系方式申请日期服务类型服务地点问题描述紧急程度期望完成时间备注派发人派发时间服务人员到达时间完成时间表8：服务满意度评价表服务日期服务类型服务地点评价项目评价等级及时性（响应速度、完成时效）满意/基本满意/不满意专业性（技术能力、操作规范）满意/基本满意/不满意服务态度（沟通配合、礼貌程度）满意/基本满意/不满意效果（问题解决度、清洁质量等）满意/基本满意/不满意申请人签字执行要点提示申请时需清晰描述问题，提供准确地点，便于服务人员快速定位。紧急事项需电话