采购订单与供应商管理双重审核表

一、应用背景与适用范围在企业采购管理中，采购订单的合规性与供应商的履约能力直接影响成本控制、供应链稳定性及经营风险。双重审核机制通过整合采购订单的业务审核与供应商管理的资质审核，形成“事前预防-事中控制-事后追溯”的闭环管理，适用于以下场景：大额或关键物料的采购订单（如年度框架协议采购、设备购置等）；新供应商首次合作或供应商资质更新后的订单；涉及高风险品类（如特种设备、危险化学品等）的采购；跨部门协同采购（如生产部、行政部联合发起的订单）。二、审核流程操作指南1.采购订单发起与材料准备操作人：采购申请部门（如生产部、行政部）动作：填写《采购申请单》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预算金额、用途、交货期等核心信息；收集供应商报价单、技术参数对比表（如有多家供应商）、历史合作记录（如有）；提交至采购部门，同步附《供应商资质预审表》（含营业执照、行业许可证、相关认证证书等扫描件）。输出：《采购申请单》《供应商资质预审表》《供应商报价及技术对比表》。2.采购部门初审（订单业务审核）操作人：采购部门负责人或指定审核员（如*采购经理）审核要点：订单合规性：是否符合公司采购制度、预算额度是否在审批范围内、采购流程是否规范（如是否经过比价、招标）；需求合理性：采购数量与实际需求是否匹配、规格型号是否符合生产/使用标准；供应商匹配度：报价是否符合市场价格、供应商历史交货及时率与质量合格率（参考供应商管理台账）；合同条款：付款方式、交货地点、违约责任等条款是否与公司标准合同模板一致。动作：初审通过后，在《采购订单与供应商管理双重审核表》中填写“采购部门审核意见”，签字确认并流转至供应商管理部门；若不通过，注明原因退回申请部门修改。时限：1个工作日内完成。3.供应商管理部门复审（供应商资质与履约能力审核）操作人：供应商管理部门负责人或指定审核员（如*供应商主管）审核要点：资质有效性：营业执照、行业许可证等是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购品类；履约能力：供应商财务状况（如近1年审计报告）、生产能力（如产能证明、设备清单）、质量体系认证（如ISO9001）；风险评估：是否存在法律纠纷、行政处罚记录，或被列入经营异常名录、严重违法失信名单；历史合作：过往合作中是否存在质量问题、延迟交货、售后服务不到位等问题。动作：复审通过后，填写“供应商管理部门审核意见”，签字确认并流转至财务/法务部门；若存在风险（如资质即将过期），需标注“重点关注”并要求采购部门跟进整改。时限：1个工作日内完成。4.财务/法务部门复核（财务与法律条款审核）操作人：财务部门负责人（如财务总监）或法务专员（如法务专员）审核要点：财务合规性：付款方式是否符合公司财务制度，预付款比例是否合理，发票类型（如增值税专用发票）是否明确；成本控制：总报价是否超出预算，是否存在重复采购或浪费风险；法律风险：合同条款是否规避公司法律风险（如知识产权归属、不可抗力约定、争议解决方式）。动作：复核通过后，签字确认并流转至公司管理层审批；若发觉问题，退回采购部门或供应商管理部门协商调整。时限：1个工作日内完成。5.管理层审批与订单生效操作人：分管采购/运营的副总经理或总经理（如*总经理）审核要点：采购事项是否符合公司战略规划；双重审核意见是否完整，风险是否可控；重大采购（如金额超过万元）是否经管理层集体决策。动作：审批通过后，在审核表中签署“最终审批意见”，采购部门据此正式《采购订单》，加盖公司公章并送达供应商；审批不通过，注明原因终止流程。时限：1个工作日内完成（重大采购可延长至2个工作日）。6.审核表归档与后续跟踪操作人：采购部门文员或档案管理员动作：将完整的《采购订单与供应商管理双重审核表》、采购订单、供应商资质文件等整理归档，保存期限不少于3年；采购订单执行过程中，供应商管理部门跟踪供应商履约情况（如交货期、质量），记录至《供应商履约评价表》，作为后续供应商分级管理的依据。三、双重审核表模板采购订单与供应商管理双重审核表一、采购订单基本信息订单编号PO-2024-X申请部门生产部申请人*联系方式（内部分机）供应商名称科技有限公司供应商编号SUP-2024-001采购物品/服务A型号生产设备规格型号ABC-2024-V2.0采购数量5台单价（元）80,000.00总金额（元）400,000.00预算科目设备购置费交货日期2024–交货地点公司一号仓库付款方式验收后30天付款发票类型增值税专用发票采购需求说明用于新建生产线，需提供3年质保二、供应商管理审核信息资质审核营业执照统一社会信用代码：，有效期：2024–行业许可证《特种设备制造许可证》（编号：TSX），有效期：2025–质量体系认证ISO9001:2015认证（证书编号：X），有效期：2026–历史合作评价近1年交货及时率98%，质量合格率99%，无投诉记录风险评估无行政处罚记录，无法律纠纷，财务状况良好（2023年营收5000万元，净利润10%）履约能力说明产能：月产20台，设备完好率95%，售后响应时间≤24小时三、审核流程记录审核环节审核人审核意见采购部门初审*（采购经理）需求合理，报价符合市场，合同条款标准，同意提交复审供应商管理部门复审*（供应商主管）资质有效，履约能力良好，无风险记录，同意复核财务部门复核*赵六（财务总监）付款方式合规，预算可控，发票类型明确，同意审批管理层最终审批*总经理采购事项符合战略，审核流程完整，同意生效四、备注1.供应商需在订单生效后3日内提交《排产计划》；2.设备验收需由生产部、设备部、供应商管理部门共同参与；3.质保期内出现质量问题，供应商需24小时内响应。四、使用要点与风险提示材料完整性：发起审核前需保证《采购申请单》、供应商资质文件、报价单等材料齐全，避免因材料缺失导致审核延误。审核时效性：各环节审核人需在规定时限内完成，紧急采购可启动“加急审核流程”，但需经管理层审批确认。信息一致性：采购订单信息（如供应商名称、金额、规格）需与《供应商资质预审表》完全一致，避免“订单与资质不符”的风险。责任追溯：审核表需由各环节审核人亲笔签字，电子版需加盖电子签章，保证流程可追溯