采购管理流程与审批标准化模板

采购管理流程与审批标准化模板一、适用范围与典型应用场景二、标准化操作流程详解（一）需求发起与申请操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）。具体动作：需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等关键信息；对技术参数有特殊要求的采购，需附《技术规格说明书》或相关图纸；部门负责人对需求的合理性及预算必要性进行初审，签字确认后提交至采购部门。所需材料：《采购申请表》《技术规格说明书》（如需）、部门负责人签字版申请表。关键说明：需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸500张，70g，白色”）。（二）需求审核与预算确认操作主体：采购部门、财务部门。具体动作：采购部门收到《采购申请表》后，1个工作日内完成需求合规性审核，重点核查需求是否符合公司采购政策、是否在预算范围内、是否存在更优替代方案；财务部门同步审核预算余额，确认该笔采购预算是否充足，若预算不足，需求部门需提交《预算调整申请》；审核通过后，采购部门根据采购金额及类型确定审批权限（见下表），将材料流转至对应审批人。采购金额（元）审批层级以下（含）5000需求部门负责人+采购部门经理5001-20000（含）需求部门负责人+采购部门经理+分管副总20001-50000（含）需求部门负责人+采购部门经理+分管副总+总经理50000以上需求部门负责人+采购部门经理+分管副总+总经理+董事会关键说明：紧急采购（如生产突发故障需立即更换的备件）可启动“绿色通道”，但需在《采购申请表》中标注“紧急”原因，事后补齐审批流程。（三）供应商寻源与评估操作主体：采购部门。具体动作：根据采购需求，通过公司《合格供应商名录》筛选候选供应商，名录内供应商无法满足需求时，启动新供应商寻源；对金额超过10000元的采购，需至少邀请3家供应商提供报价，采用“比价/议价/招标”方式确定候选供应商；采购部门组织对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证）、产能、质量体系、价格、服务能力等进行评估，填写《供应商评估表》，形成评估报告。所需材料：《供应商报价单》《供应商资质证明文件》《供应商评估表》。关键说明：单一来源采购（如专利产品、定制化服务）需在《采购申请表》中说明理由，并经总经理审批后方可执行。（四）采购订单与下达操作主体：采购部门、供应商。具体动作：采购部门根据评估结果及审批意见，与最终供应商签订《采购订单》，明确物料/服务信息、价格、交付时间、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等条款；《采购订单》需经采购部门经理、分管副总签字盖章后，正式发送给供应商，并同步抄送需求部门、财务部门、仓库部门。所需材料：《采购订单》（一式三份，供应商、采购部、财务部各执一份）。关键说明：《采购订单》内容需与合同条款一致，避免口头约定，保证双方权责清晰。（五）物料交付与验收操作主体：供应商、需求部门、仓库部门、质检部门（如需）。具体动作：供应商按《采购订单》约定时间交付物料，附《送货清单》及合格证明文件；仓库部门核对实物与《采购订单》《送货清单》是否一致（数量、规格型号），确认无误后办理入库手续，填写《入库单》；需求部门联合质检部门（对有质量要求的物料）进行验收，重点检查物料质量、功能是否符合需求标准，填写《验收单》并签字确认；验收不合格的，需在《验收单》中注明不合格原因，及时通知采购部门与供应商协商退换货或索赔事宜。所需材料：《送货清单》《入库单》《验收单》《不合格品处理报告》（如需）。关键说明：验收需在物料交付后2个工作日内完成，紧急物料可适当缩短时间，但验收标准不得降低。（六）付款结算与档案归档操作主体：财务部门、采购部门。具体动作：采购部门收集《采购订单》《入库单》《验收单》《供应商发票》（或结算凭证）等材料，提交财务部门；财务部门核对单据的完整性、一致性和合规性，确认无误后，按合同约定付款方式（如预付款、货到付款、分期付款）办理付款手续；采购部门将本次采购全流程文件（申请表、审批表、评估表、订单、入库单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年。所需材料：全套采购流程单据、发票（或结算凭证）。关键说明：付款前需确认供应商收款账户信息无误，避免支付至非指定账户。三、核心流程配套表单模板（一）采购申请表申请部门申请人申请日期物料/服务名称规格型号数量预估单价（元）预算金额（元）期望交付时间用途说明技术参数（可附页）部门负责人签字日期采购部门审核意见经理签字：日期：财务部门预算审核经理签字：日期：最终审批意见（根据权限填写）（二）供应商评估表采购项目名称供应商名称评估日期评估维度评分标准（10分制）得分资质合规性营业执照、行业许可证齐全有效价格合理性同类产品市场价格对比，性价比优势质量保障能力质量体系认证、历史供货合格率交付及时性过去12次交付准时率服务响应速度售后服务响应时间、问题解决效率综合评分（各项得分加权求和）评估结论□推荐采用□备选□淘汰评估人签字采购部门经理：日期：（三）采购订单订单编号签订日期供应商名称采购部门需求部门交付地址物料/服务名称规格型号单位交付时间质量标准验收方式付款条件违约责任备注采购部门（签字盖章）：供应商（签字盖章）：分管副总审批：日期：（四）收货验收单验收单编号验收日期供应商名称采购订单编号物料名称规格型号应收数量实收数量验收结果□合格□不合格（不合格原因说明：）质检部门意见签字：日期：需求部门意见签字：日期：仓库部门意见签字：日期：四、使用关键要点与风险提示审批权限匹配：严格按照采购金额及类型划分审批层级，严禁越权审批或简化流程，保证采购决策的合规性。信息准确完整：采购申请、订单、验收等环节的信息需保持一致，避免因规格型号、数量等描述错误导致纠纷或损失。供应商合规管理：优先选择《合格供应商名录》内供应商，新供应商引入需严格审核资质，定期评估供应商表现，动态调整名录。验收严格把关：验收需由需求部门、仓库、质检（如需）共同参