法律合规性自查工具及指引

法律合规性自查工具及指引一、适用场景与启动时机法律合规性自查是企业识别、防范和化解法律风险的重要手段，适用于以下典型场景：常规周期性审查：企业每年或每半年开展全面合规体检，保证运营持续符合法律法规要求；新业务/新项目上线前：在推出新产品、进入新市场或开展新合作前，专项评估业务模式、合作条款的合规性；监管政策更新后：当法律法规、行业监管规则发生调整时，及时对照自查现有业务是否需整改；重大决策前：如并购重组、股权变更、大额投资等，对交易结构、协议条款进行合规校验；内部风险排查：在发觉潜在合规线索（如合同纠纷、数据泄露投诉等）时，针对性开展深度自查。二、自查操作流程与步骤详解（一）准备阶段：明确自查目标与范围成立自查工作小组：由法务部门牵头，联合业务、财务、人力资源、数据安全等相关部门人员组成小组，明确组长（建议由法务负责人或分管领导*担任），保证跨部门协同。确定自查范围与重点：根据自查场景，聚焦核心领域（如合同管理、数据合规、劳动用工、知识产权、广告宣传等），避免范围过大或遗漏关键风险点。例如新业务上线前自查需重点关注业务模式合法性、用户协议合规性、数据收集使用规范性等。收集合规依据：梳理与自查范围相关的法律法规、监管规定、行业准则及企业内部制度，形成《合规依据清单》（示例见附件1），保证自查标准明确。（二）实施阶段：逐项开展合规检查资料收集与梳理：各部门按自查范围提供相关文件，如合同文本、规章制度、用户协议、数据台账、财务凭证、员工劳动合同等，统一汇总至工作小组。对照检查与记录：工作小组对照《合规依据清单》，逐项检查资料内容，记录“合规”“基本合规”“不合规”三种情况，对“不合规”或“基本合规”项，详细描述问题描述（如“劳动合同未明确试用期工资标准”“用户协议未包含隐私政策”）。风险等级评估：根据问题可能造成的法律后果（如行政处罚、民事赔偿、刑事风险、声誉损害）及发生概率，将风险划分为高、中、低三级：高风险：可能触发重大行政处罚（如罚款、吊销执照）、刑事责任或导致企业严重声誉损失的问题（如未经许可收集个人信息、侵犯核心专利）；中风险：可能面临一般行政处罚、民事纠纷或影响业务正常开展的问题（如合同条款约定不明、竞业限制协议未补偿）；低风险：存在轻微合规瑕疵，但影响较小的问题（如文件格式不规范、制度更新滞后）。（三）整改阶段：制定并落实整改措施制定整改方案：针对“不合规”及“高风险”的“基本合规”项，由责任部门（如业务部门、人力资源部门）制定整改方案，明确整改措施（如修订合同条款、补充制度文件、开展员工培训）、责任人和完成时限（一般高风险问题不超过30天，中风险不超过60天）。跟踪整改进度：工作小组每周跟踪整改落实情况，对未按期完成的问题，督促责任部门说明原因并调整时限，保证整改闭环。复核整改效果：整改完成后，工作小组对整改结果进行复核，确认问题已解决且未产生新风险后，形成《整改完成确认表》（示例见附件2）。（四）输出阶段：形成自查报告与长效机制编制自查报告：汇总自查过程、结果、整改情况及风险评估，形成《法律合规性自查报告》，内容包括：自查背景与范围、自查方法、发觉的主要问题及风险等级、整改措施与进展、下一步工作计划等。报告审批与存档：自查报告经工作小组组长审核后，提交企业分管领导或管理层审批，最终由法务部门存档（保存期限不少于3年）。建立长效机制：根据自查中发觉的共性问题（如合同审批流程漏洞、数据安全意识薄弱），推动相关部门修订制度、优化流程，定期开展合规培训，将合规要求融入业务全流程。三、合规自查表模板（含分领域示例）（一）通用自查表框架合规领域检查项目检查内容合规依据（示例）自查情况（合规/基本合规/不合规）问题描述（如不合规/基本合规）整改措施责任部门完成时限风险等级合同管理合同条款合法性合同主体是否适格、权利义务是否明确、违约责任是否约定、是否存在无效条款《民法典》第143-153条、第506条数据合规用户信息收集与使用是否明确告知收集目的与范围、是否取得用户同意、是否超范围收集、数据存储是否安全《个人信息保护法》第13-15条、第20条数据安全部劳动用工劳动合同签订是否在入职1个月内签订书面合同、是否包含必备条款（岗位、薪资、期限等）《劳动合同法》第10条、第17条人力资源部（二）分领域自查表示例（以“数据合规”为例）数据合规专项自查表检查项目检查内容合规依据（示例）自查情况问题描述整改措施责任部门完成时限风险等级隐私政策公示是否在App/官网显著位置公示隐私政策，是否包含收集信息类型、用途、共享方等《个人信息保护法》第17条不合规隐私政策未明确第三方共享范围3个工作日内修订隐私政策，补充第三方共享清单数据安全部2024–中风险用户授权机制收集敏感信息（如证件号码号、通讯录）时，是否单独取得用户明确同意《个人信息保护法》第29条基本合规授权弹窗未设置“单独同意”选项技术部门调整弹窗逻辑，新增敏感信息单独同意模块技术部2024–高风险数据跨境传输向境外提供个人信息时，是否通过安全评估、认证或签订标准合同《数据出境安全评估办法》第4条合规-----四、关键注意事项与风险提示保证合规依据的时效性：法律法规及监管政策动态更新，自查前需确认所依据的最新版本（如关注全国人大、国务院、行业监管部门的官方发布渠道），避免使用已废止的规定。问题记录需客观具体：问题描述应基于事实，避免模糊表述（如“合同存在风险”应明确为“合同未约定争议解决管辖法院，可能导致维权困难”），为后续整改提供明确方向。高风险问题优先整改：对评估为“高风险”的问题，须立即启动整改，必要时暂停相关业务（如未经许可的数据收集活动），防止风险扩大。注重跨部门协同：合规不仅是法务部门的责任，业务部门需全程参与自查与整改，保证整改措施符合实际业务需求，避免“为合规而合规”。保护商业秘密与个人信息：自查过程中接触的合同、用户数据等敏感信息，需严格遵守保密规定，不得泄露或用于非工作用途。动态更新自查清单：结合企业业务发展和监管变化，定期修订《合规依据清单》和《自查项目清单》，保证自查内容始终覆盖核心风险点。附件1：合规依据清单（示例）法律：《_________民法典》《_________个人信息保护法》《_________劳动合同法》等；行政法规：《数据安全法》《广告法》等；部门规章：《网络数据安全管理条例（征求意见稿）》《互联网信息服务管理办法》等；行业准则：《金融行业个人信息保护规范》《医疗健康数据安全管理指南》等；企业内部制度：《合同管理办法》《数据安全管理制度》《员工手册》等。附件2：整改