企业文件档案管理标准化制度

企业文件档案管理标准化制度一、适用范围与对象本制度适用于企业内部各部门（含分支机构、子公司）在经营管理、业务活动、生产运营等过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、音视频资料、图纸、图表等。涵盖行政、人事、财务、业务、研发、法务等各职能领域档案，旨在实现文件档案全生命周期的规范化管理，保证档案的完整性、安全性、可用性及可追溯性。二、档案管理全流程操作细则（一）档案收集：保证“应归尽归、及时归档”第一步：明确收集范围各部门需根据业务特点，制定本部门《文件归档范围及保管期限表》（参考模板1），明确需归档的文件类型（如合同、会议纪要、项目方案、财务凭证、人事任免等）及最低保管期限（永久、30年、10年、5年等）。新业务开展前，需同步更新归档范围。第二步：落实责任主体各部门负责人为档案收集第一责任人，指定专（兼）职档案员负责本部门文件材料的日常收集、初步整理；档案管理部门（如综合管理部）负责统筹协调，定期向各部门下达归档提醒，监督归档进度。第三步：规范收集时间纸质文件：在业务办理完毕后10个工作日内完成初步整理，每月最后一个工作日前向档案管理部门移交；电子文件：在业务系统审批通过后24小时内至企业档案管理系统，同步元数据（如形成时间、责任人、文件编号等）；涉重大专项工作（如项目验收、审计检查）形成的文件，需在专项结束后的5个工作日内完成归档。（二）档案整理：实现“分类科学、排列有序”第一步：分类组卷按“年度-机构-问题”三级分类法对档案进行分类：年度：以自然年度为界，跨年度文件归入办结年度；机构：按部门名称（如行政部、财务部、研发中心）划分；问题：按文件内容（如合同类、制度类、项目类）细分。纸质文件按“件”或“卷”组卷：单份文件为“件”，同类文件可合并为“卷”，卷内文件不超过200页，厚度不超过2cm。第二步：编目装订纸质文件：去除金属夹，采用左侧装订（不可拆页文件使用档案夹），编写页码（正面右下角，反面左下角），填写《卷内文件目录》（参考模板2），注明文件题名、责任者、页次、日期等信息；电子文件：按分类建立文件夹，文件名规范为“部门-文件类型-年度-序号”（如“行政部-制度-2023-001”），填写电子档案元数据著录表，保证可检索。第三步：审核验收档案管理部门接收档案时，需检查文件完整性（无缺页、无破损）、分类准确性（符合归档范围）、编目规范性（信息完整无遗漏），验收合格后双方签字确认《档案交接清单》（参考模板3）；不合格档案退回原部门整改，3个工作日内完成重新移交。（三）档案保管：保障“安全存储、防止损毁”第一步：划分保管区域纸质档案：设置专用档案库房，配备密集架、温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45%-60%）、防火防盗设施（烟感报警器、防盗门、监控全覆盖），与办公区域分离；电子档案：存储于企业专用服务器，定期（每月）进行本地备份+异地备份（备份数据至少保存3年），服务器接入企业防火墙，设置访问权限（按部门、岗位分级）。第二步：定期检查维护档案管理员每季度对纸质档案库房进行巡查，记录温湿度、检查虫霉情况，发觉问题及时处理（如除湿、消毒）；电子档案每半年进行一次备份有效性测试，保证数据可读性；每年对存储介质（如硬盘、U盘）进行老化检测，及时更换过期设备。第三步：特殊档案管理涉密档案（如商业合同、核心技术资料）：单独存放，配备密码保险柜，借阅需经部门负责人及分管领导审批，全程登记《涉密档案借阅登记表》（参考模板4）；音视频、图纸等特殊载体档案：存放于防磁柜（音视频）、专用图柜（图纸），标注“特殊载体”标识，定期（每年）检查载体完整性。（四）档案利用：规范“借阅流程、高效服务”第一步：申请审批内部员工借阅档案：填写《档案借阅申请表》（参考模板5），注明借阅人信息、部门、用途、借阅档案名称及期限，经部门负责人审批后提交档案管理部门；外部单位借阅档案：需提供单位介绍信、法定代表人授权书及经办人证件号码复印件，经档案管理部门负责人及分管副总审批，原则上不借出原件，可提供加盖公章的复印件。第二-步：借阅与归还纸质档案借阅期限：一般档案不超过7个工作日，特殊档案不超过3个工作日，到期需续借的需提前2个工作日申请；借阅档案时，档案管理员需核对档案信息，借阅人当面检查档案完整性，签字确认《档案借阅登记表》；归还时，管理员检查档案有无涂改、损毁，确认无误后归还。第三步：利用反馈借阅人需妥善保管档案，不得拆散、涂改、勾画、抽取、撤换、增删文件；档案管理部门每季度统计档案借阅情况，分析高频利用档案类型，优化档案分类及存储策略，提高利用效率。（五）档案鉴定与销毁：保证“动态调整、合规处置”第一步：到期鉴定档案保管期限届满前3个月，由档案管理部门牵头，组织业务部门、法务部组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估，区分“继续保存”和“予以销毁”两类。第二步：审批与登记需销毁的档案：填写《档案销毁审批表》（参考模板6），经鉴定小组签字、分管副总审批后，方可销毁；继续保存的档案：重新划定保管期限，更新档案管理系统信息。第三步：销毁与监销纸质档案：采用碎纸机销毁或指定机构回收，销毁时需有2人以上监销，监销人签字确认《档案销毁清单》（参考模板7），销毁清单永久保存；电子档案：使用专业软件彻底删除（低级格式化），并删除备份介质中的数据，保证无法恢复。三、常用档案管理表单模板模板1：文件归档范围及保管期限表（示例）部门文件类型归档范围示例保管期限行政部制度文件企业章程、内部管理制度、会议纪要永久财务部财务凭证会计凭证、账簿、报表、税务申报资料30年研发中心项目文件研发计划、技术方案、专利申请材料永久人事部人事档案员工履历、劳动合同、任免文件、培训记录员工离职后10年模板2：卷内文件目录（示例）序号文件题名责任者（部门/人）文件字号日期页次备注12023年度行政工作计划行政部行发〔2023〕1号2023-01-051-32关于调整考勤制度的通知行政部行发〔2023〕15号2023-03-104-632023年4月行政例会纪要行政部行会〔2023〕4号2023-04-157-8模板3：档案交接清单（示例）移交部门移交人接收人交接日期档案类型数量（卷/件）档案编号（起止）备注研发中心*工*丽2023-05-10项目文件25XMQ2023001-0025验收合格财务部*强*丽2023-05-15财务凭证150CZ20230401-0150附明细表模板4：涉密档案借阅登记表（示例）借阅日期借阅人部门用途档案名称及编号审批人借阅期限归还日期经手人备注2023-06-01*明研发中心项目评审XMQ2023008（核心技术方案）*总3天2023-06-04*明模板5：档案借阅申请表（示例）借阅人部门联系方式借阅日期归还计划日期*红市场部2023-06-102023-06-15借阅档案名称：《2023年Q2市场推广方案》（字号：市发〔2023〕20号）部门负责人意见：同意，*经理，2023-06-10档案管理部门意见：已备案，*丽，2023-06-10模板6：档案销毁审批表（示例）档案名称数量（卷/件）保管期限起止档案编号鉴定小组意见部门负责人签字分管副总签字2022年行政发文存本5010年行发〔2022〕001-050已到期，无保存价值，建议销毁*经理*总模板7：档案销毁清单（示例）销毁日期销毁方式监销人档案名称及编号销毁原因备注2023-06-20碎纸机销毁丽、强行发〔2022〕001-050保管期限届满清单一式两份，存档1份四、执行要点与风险规避（一）责任分工清晰化企业高层：负责审批档案管理制度及重大事项（如涉密档案销毁、重要档案移交）；档案管理部门：制定标准、监督执行、培训指导（每半年组织1次档案管理培训）；各部门：落实本部门文件的形成、收集、整理、归档，保证“谁形成、谁负责”。（二）流程标准化与工具支撑推广使用档案管理系统（如OA系统档案模块），实现电子文件在线归档、借阅、审批，减少人工操作误差；制定《档案管理操作手册》，细化各环节操作步骤（如扫描分辨率设定为300DPI，电子文件格式为PDF/A），保证不同人员操作一致。（三）风险规避要点归档遗漏风险：将档案归档纳入部门绩效考核，未按时归档的部门扣减相应分数；信息安全风险：电子档案设置三级权限（查阅、编辑、管理），操作日志留存不少于3年，定期（每季度）进行安全漏洞扫描；损毁丢失风险：档案库房配备“双人双锁”制度，非档案管理人员无权进入库房，借阅档案时禁止携带水杯