采购申请审批模板

采购申请审批模板适用情境操作流程详解一、需求发起与申请单填写发起人：由采购需求部门（如行政部、项目部、生产部等）指定人员（如*专员）作为发起人，登录企业采购管理系统或填写纸质《采购申请单》。填写内容：明确采购物品名称、规格型号、数量、预估单价及总预算，保证信息准确无误（如“笔记本电脑-ThinkPadX1Carbon/14英寸/16G内存/512G固态”而非“办公电脑一批”）；说明采购用途（如“用于2024年市场部展会宣传物料制作”）、需求紧急程度（一般/紧急）；如有指定供应商或参考报价，需一并提供附件（如供应商报价单、比价记录）。提交审核：发起人确认信息完整后，提交至部门负责人审批。二、部门负责人审核审核人：需求部门负责人（如*经理）对申请的必要性及合理性进行审核。审核要点：采购需求是否符合部门年度工作计划或项目进度安排；数量、规格是否与实际需求匹配，是否存在过度采购；预算是否在部门可控范围内，是否需调整优先级。审核结果：通过：签字确认后流转至采购部门；驳回：注明原因（如“预算超支，建议暂缓”），退回发起人修改。三、采购部门复核复核人：采购部门专员（如*主管）对申请的合规性及可行性进行复核。复核要点：采购物品是否属于企业统一采购目录（如固定资产、大宗物资需走招标流程）；供应商资质是否符合要求（如是否为合格供应商库内企业，紧急采购需说明原因）；预估价格是否合理，参考历史采购数据或市场行情进行比对。复核结果：通过：提交至财务部门审批；驳回/调整：建议更换供应商、降低规格或补充说明材料，反馈至需求部门。四、财务部门审批审批人：财务部门负责人（如*总监）或授权人员，重点审核预算与资金安排。审批要点：采购总预算是否纳入年度/月度预算，超预算部分是否履行预算调整流程；资金来源是否明确（如运营资金、项目专项资金）；支付方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、尾款结算条件）。审批结果：通过：签字确认后流转至最终审批人；驳回：注明财务合规问题（如“预算未批复，请补充流程”），退回采购部门。五、最终审批审批人：根据采购金额及企业授权制度，由分管领导（如*副总）、总经理或总经理办公会进行最终审批。金额≤5000元：部门负责人+采购部门+财务部门审批即可；5000元＜金额≤5万元：分管领导审批；金额＞5万元：总经理审批。审批要点：采购事项是否符合企业战略发展方向；大额采购是否经过充分论证（如新增设备需评估产能匹配度）。审批结果：批准：审批意见为“同意采购”，流转至采购部门执行；暂缓/否决：注明原因（如“市场波动大，建议延期”），终止流程并通知需求部门。六、采购执行与归档采购执行：采购部门收到最终审批通过的通知后，根据申请单要求联系供应商、签订合同、下单采购，并跟进到货时间。验收入库：物品到货后，需求部门与仓库管理员共同验收，核对数量、规格、质量，填写《验收单》。资料归档：采购申请单、审批记录、报价单、合同、验收单等资料由采购部门整理存档，保存期限不少于3年。申请单模板（示例）采购申请单申请单编号ZC-2024–X申请部门*部申请人*专员联系方式申请日期YYYY年MM月DD日采购类别□办公设备□耗材□项目物资□固定资产□其他______物品名称（填写具体名称，如“彩色激光打印机”）规格型号（如“HPLaserJetProM404n”）单位数量2预估单价（元）3500.00总预算金额（元）用途说明（如“用于市场部日常宣传材料打印，替换旧设备”）需求紧急程度□一般□紧急建议供应商（如“科技有限公司，联系方式：*-X”或“无”）附件清单□报价单□需求说明□比价记录审批意见部门负责人：签字：__________日期：__________采购部门：签字：__________日期：__________财务部门：签字：__________日期：__________最终审批：签字：__________日期：__________填写与使用要点信息准确性：物品名称、规格型号、数量等核心信息需与实际需求一致，避免因模糊描述导致采购错误（如“A4纸”需注明“70g/白色/500张/包”）。附件完整性：单次采购金额超3000元时，需附至少2家供应商的报价单或比价记录；固定资产采购需附设备参数说明及技术要求。审批顺序不可逆：必须按“需求部门→采购部门→财务部门→最终审批”顺序流转，不得跳级或逆向审批。紧急采购处理：如遇紧急需求（如设备故障影响生产），可先口头向部门负责人及分管领导报备，同步提交申请单，审批流程需在24小时内完成。预算控制：月度采购预算原则